档案管理更应注重基础建设

孙伟杰

档案管理的基础工作是发展档案管理创新的前提,为了确保档案管理水平的发展就必须提高档案管理的基础工作水平。只有档案管理的基础工作水平得到了提高,才能为档案管理的服务创新提供充分的条件。

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

众所周知,计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具,首要特征就是要求输入的各项原始数据信息必须是准确和科学的,否则输入的数据与信息是“垃圾”,输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列基础工作。

那么档案管理基础工作究竟在哪些方面存在不足呢?哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?总体来讲,目前我单位大多是内容庞杂,案卷数量繁多,时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录,以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码,如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重,如有按时间组的,也有按职能部门管辖权限组的,还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一,有的一二页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷。总之,从以上情况来看,目前还未具备实现计算机管理的充分条件,需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知,要想提高档案管理的水平,就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷,去粗取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案由于多年来未做全面的清查,加之移交单位划分保管期限不准,不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工、填寫,以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化档案、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们完整性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误,并且还应经常组织大家统一认识统一标准,尽量做到前后标引一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化管理。

4.规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准,因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中,要规范机构简称,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种,必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整,则要补齐,如果题名冗长,则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备的不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急,循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.分门别类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4.用“关键词”替代“主题词”,简化查找时间,提高效率。“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利避其弊,我认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词,进行标志待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。

近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。

四、不断提高档案管理人员整体素质,意义深远而重大

只有档案管理人员的整体素质不断提高和强化,才能逐步适应和实现档案管理现代化。而对档案管理人员,经常进行专业对路的技能培训,严格考核,并实行公开招聘,公平竞争,优胜劣汰,则是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证,也是逐步实现档案管理现代化的重要途径。

档案管理水平如何以及档案服务质量优劣,直接取决于档案的主人档案管理人员。因此,档案管理人员的整体素质如何,是做好档案管理工作和保证档案服务质量的决定因素。

档案管理水平和档案服务质量的提高,档案事业的健康发展,以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理,特别是现代化管理,都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。这种档案专业复合型人才,精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识;精明强干;以少胜多;能一兼数职;办事效率高;能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术;有较强的应变能力和恶劣工作条件与艰苦生活环境适应能力。

那么,档案管理人员的素质应当如何提高?笔者以为,可供参考的有效方法是:在档案系统中,对现有档案管理人员,按其所具有的专业技能层次,分期举办各种档次对路的专业技能培训,请高校中的档案学专家、教授、学者或本系统中有丰富实践经验的专业人才授课,传授档案专业知识;定期实行严格的专业理论与实践测验。经考核,合格者持证上岗,不合格者,自然淘汰,这也是提高档案专业人员整体素质和工作质量的有效方法。□

(编辑/穆杨)