试论网络环境下医院人事档案的管理

胡均兰　吴　舟

摘要：由于互联网的广泛应用，现代化人事档案管理是必然趋势，是规范化管理人事档案的需要，能为领导提供较全面的档案信息。实现网络环境下的人事档案管理，应建立一套标准化、规范化的人事信息系统应用软件，系统建设以应用为主线 提高整体水平，把信息安全放在重要位置，实现档案信息的长久保存， 档案利用网络化。

关键词：网络环境；医院档案管理；人事档案管理；现代化管理

中图分类号：G275文献标识码：A文章编号：1009-2374（2009）05-0075-02

由于信息技术的迅猛发展，互联网的广泛应用，带来了文档管理、存储和利用方式的革命，档案管理正面临着现代科学技术的挑战和难得的历史发展机遇。信息资源在管理模式上正在实现向网络动态的改变，在网络环境下进行医院人事档案管理能使档案管理标准化和规范化，并提高劳动效率和工作质量。

一、现代化人事档案管理是必然趋势

成熟的信息及电子技术已经普及到各行各业，我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，用现代化、科学化的手段做好人事档案管理工作，更好地为医院的建设、发展服务，这是新时期人事档案管理工作的需要，也是国家信息化工作的必然趋势。

二、规范化管理人事档案的需要

在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，这部分信息一直以来都是用手工管理的，这就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学。要改变这种情况，就需要建立一套完备的信息管理系统，用现代化方法管理人事档案信息，从而提高信息的规范化程度和利用效率。

三、能为领导提供较全面的档案信息

建立人事档案数据库，人事档案管理系统提供了人事管理过程中人员需要的多方面信息，我们可以快速获取库内人员的基本情况、简历、德能勤绩等方面的信息，还可以对这些信息进行分析，很快为领导和有关人员提供相关信息，改变了纸质档案的局限性，并提高劳动效率和工作质量。

四、实现网络环境下的人事档案管理

（一）应建立一套标准化、规范化的人事信息系统应用软件

先建成系统的基本框架，包括各种资料数据库的建立和数据的录入、应用软件的开发、高速网络系统的建设等，几个环节可以同时进行。信息资源的采集是重点，也是基础，人事档案信息的采集与报送工作应当制度化及规范化，准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命，把其当成人事档案管理工作中的一项经常性的工作来抓。进一步完善、改进和提高整个系统功能，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。进一步加大投入，使整个系统日益完善，最终满足人事管理工作的全面需要。

（二）系统建设以应用为主线，提高整体水平

在系统建设上，应该全员参与，分清职能，明确信息的收集、维护和使用等各项工作的分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制，在系统的建设和应用过程中，要重视信息资源的收集、开发和利用，不能只顾购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线，充分利用现有信息资源，拓宽应用范围，提供更深层次的信息服务，使信息系统真正成为人事档案工作中必不可少的重要组成部分。

（三）把信息安全放在重要位置

在应用计算机进行编目、著录、检索、统计等工作中，尤其是档案信息资源共享中，那些价值大、保密性强的权威性信息，容易遭到“电脑黑客”的攻击，时刻存在着安全保密问题。这就要求人事档案管理人员要有高度的政治素质，并熟知计算机知识，档案信息系统应通过注册检查、加密技术、身份验证、防火墙、权限检查、系统日志、数据备份等方式，加强数据及系统安全性，并设置系统恢复功能。不允许随便使用外来磁盘、光盘等，使用时应严格进行病毒检测，在确认无病毒后方可使用。在现有的《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等以外，迫切需要政府健全和完善档案在建立、补充、管理、传递及档案信息网络化过程中一系列的法规制度。

（四）实现档案信息的长久保存

广大用户档案信息资源和网络化服务，数字化的档案信息资源长期保存日益受到重视，是一个新的复杂的问题。维护数字档案信息长期真实可读，又要防止数字档案信息被非法变更与破坏。因此，作为被保存的数字档案信息采用最稳定的技术与通用的标准归档。必须采取积极的维护和保存措施，否则等到媒体开始老化或技术已被淘汰再去恢复将为时已晚，造成的损失也是不可估量的。电子计算机软硬件技术的不断更新换代，使电子文件自身结构、格式方面必须不断地适应新的“生存环境”。电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。对于长期保存不需要修改变动的档案可以刻录在一次性写入的只读光盘上以保证其不被修改。

（五）档案利用网络化

提供利用，为各项工作做主动服务和优质服务是加强档案信息化建设，推进现代化管理的最终目的。用文档电子影像数字化信息代替纸张等传统介质，为查阅利用带来了极大的便利，文档数字化逐步得到档案馆等各行业用户的一致认可。当前，大部分医院都设立了自己的医院网络，而且同教育科研网和国际互联网进行了连接，这无疑给医院档案提供了一个对外服务的窗口，也为信息资源共享提供了有利契机。利用计算机和网络技术，能通过局域网建立院级档案管理自动化信息系统，要求网络健全、界面清晰，支持WINDOWS NT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多种组网方式，为查档人员随时提供信息查询和传递，拓展利用功能，进一步提高档案利用水平使档案的利用率明显提高。通过与医院办公自动化系统联网，提供部分应用信息的在线检索和阅档服务。

五、结语

在网络环境下进行人事档案管理是档案工作适应社会发展的必然趋势，是适应社会信息化发展的必然产物，也是全面提升档案工作为社会服务能力的重要手段。

参考文献

[1]陈作明．科学技术档案管理学[M]．档案出版社，1988，（9）．

[2]邓绍兴，陈智为．档案管理学[M]．首都师范大学出版社．