浅析信息时代档案管理模式新趋势

张艳春

信息时代为学校档案的快速发展提供了难得的契机,作为对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录的学校档案,要珍惜这一契机,利用这一契机,自主创新,自主研发,不断创新高校档案管理的新模式,适应时代的发展要求,为学校各项事业的可持续发展发挥自身不可替代的作用。

一、改进高校档案管理模式的必要性

首先,信息时代现代信息技术的迅猛发展,加快了社会数字化、电子化、网络化的进程,越来越多的电子文档应运而生,高校的馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化,档案管理正在逐步实现信息化,档案从实体管理向信息管理转变,管理范围更加扩大,管理方法也更加智能化。改革高校档案管理模式是信息时代对高校档案管理的客观需要,是档案事业发展的动力。随着高校自身改革的不断深化,档案管理也出现了许多前所未有的新模式、新问题、新动向和新内容,档案信息利用主体越来越多,对档案的管理要求也越来越高,面对这些变化,要更好地体现档案所具有的价值,就必须大胆改革创新。

其次,改革高校档案管理模式不仅是高校档案管理服务手段的发展需要,同时也是服务方式的现实需要。传统高校档案管理服务手段是以手工检索为主,难以跟上信息化社会的发展步伐,档案的信息化著录和检索是时代赋予我们的发展要求,而这些又直接关系着档案管理服务模式的创新。而传统高校档案管理服务方式往往是单一式和被动式的,已远远不能满足信息化的现实需求。信息时代变革高校档案管理服务方式就必须改革创新高校档案管理模式。

二、实现改革高校档案管理模式的具体设想

第一,以人为本,提高档案工作者的自身素质。档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神的强弱。首先,档案工作人员要在思想意识上更新服务理念,也就是,档案工作人员要跟上社会发展的步伐,树立竞争参与意识,以创业取代守业,以经营取代“看摊”,把握时代脉搏,为学校教学、科研工作保驾护航。其次,要不断提高档案工作者的业务技能。培养和造就一支高素质的创新型档案工作队伍,就是要努力培养适合档案馆数字化和现代化需要的复合型人才,使他们既掌握信息理论与信息知识,又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术及档案专业技能。这是档案干部队伍建设的时代之需,当务之急。

第二,创新工作方式,健全工作规范。新形势下,校园网、局域网、互联网已经成为信息交换最便捷、快速的途径,人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息,以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已不再适用数字化档案管理,必须创新工作方式,建设工作规范和标准,加快纸质档案数字化的进程。这个过程要分几步走,首先在引进先进的档案管理软件的基础上,将所藏档案进行全面数字化处理,这里包括的档案内容是整个学校建立档案归档制度始就形成的珍贵资料,尤其是对那些年代久远的已经受损,或者是容易受损的利用率较高的档案资料进行数字化加工,实现档案信息资源数字化数据库,这是档案信息化建设的重要基础工作,也是一项会出现各种问题和遇到各种困难的比较艰巨的工作。与此同时,要构建网络实体,建立档案部门内部局域网,并接入外部网或者互联网,制定相关的、适应网络运行特点的规章制度,以便在网络环境下的档案管理,具有可操作性和跨平台运行能力,对电子文件管理规范,有章可循,这是档案信息化得以进行的基本条件,做到档案信息服务利用网络化,档案信息管理法制化。其次,我们还要坚持文档一体化、纸质档案和电子档案双轨制原则,档案信息化建设必须以文档一体化为前提,文档一体化也是实现数字化校园对档案管理提出的必然要求,学校在规划和组织实施办公自动化时,要将档案管理现代化纳入其中,统筹考虑,统筹安排,使档案管理与高校办公自动化同步发展。

第三、创新服务手段,提供便捷服务。随着科学技术的不断发展和进步,人们对档案信息的单一需求必然将被档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替,这就要求档案工作者要转变观念,转变档案管理服务的重心,档案工作人员不再是单纯的档案保管员,档案室也不再是单纯的收藏机构,档案部门就是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。而这一切的基础条件就要加强档案资源建设,提高档案藏量,也才能更广泛地服务广大师生。大幅度地提高档案室藏量,就要多项措施并举,多种途径征集,建立起以教学、科研档案为主体,兼顾其他类别档案的内容结构体系,以网站为基础,积极开展网上服务。进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,建立电子档案(文件)数据库管理中心,该中心集中管理网站内各单位归档的电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密性电子文件查询、利用服务,实现电子文件资源共享,极大地提高了办公效率。做好这项工作的关键,就是要做好电子文件的自动上传收集。网络版形成的电子文件的收集工作,与传统的纸质档案的收集有很大的不同,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,所以,可以在第一时间收集到电子文件的归档,然后即可开展在线查询和利用服务。学校的档案服务还可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通信,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和咨询服务,从而更好地发挥档案的作用。

信息时代各项事业的发展为学校档案事业的进一步发展提供了可为空间,也加快了学校档案管理信息化、数字化的进程,高校档案必将以其独特的历史性、直观性和原始性,在学校各项事业的发展中独具魅力。