浅析物资电子采购

刘 鑫 吴先飞

随着经济全球化步伐的加快,面对地域辽阔、区域差异甚大、经营环境复杂、竞争日益激烈的中国市场,供应商建立的庞大营销网络体系在传统的管理模式下日渐僵化,费用攀升,效率下降。传统的采购模式弊端不断显现,如供需双方不能进行有效的信息沟通,采购很容易发展成为一种盲目行为,无法对供应商的产品质量、交货期进行事前控制。与之相比,电子采购为采购提供了一个全天候、超时空的采购环境,即365×24小时的采购环境。该方式降低了采购费用,简化了采购过程,大大降低供应链库存,使采购交易双方易于形成战略伙伴关系。从某种角度来说,电子采购是采购方的战略管理创新。

一、电子采购的主要方式

电子采购是在Internet上创建专业供应商网络。基于Web的方式,它能够使采购方通过网络,寻找管理合格的供货商和物品,随时了解市场行情和库存情况,编制销售计划,在线采购所需的物品,并对采购订单和采购的物品进行在途管理、台账管理和库存管理,实现采购的自动统计分析。其方式主要有以下几种。

1.网上竞价采购

网上竞价采购又称为逆拍卖,是以互联网信息技术为平台,把招标方式和拍卖技术有机地结合起来。网上竞价采购为采购方和供应商提供了一个交互的平台,即供应商通过竞标压低价格而获得采购方的采购合同,是B2B电子商务发展中的一大热点。网上竞价采购的整个运行过程在网络环境下展开,改变了以往采购过程中信息不充分、不透明带来的种种问题。相比传统的竞争报价方式,网上竞价采购在保证实时竞争现场的同时,又能保证参与各供应商间的背对背,从而有条件创造出一个充分竞争的环境,保证采购方的利益。

2.利用网络寻找货源和供应商

据统计,从1998年3月我国第一笔互联网网上交易成功,到2004年完成4975亿元交易额,我国的电子商务进入了务实发展阶段。目前,我国登记在册的大部分企业建立了宣传网站、提供广告发布、电子目录、电子查询等服务,为采购方的采购提供了很大的选择空间。

3.电子招标采购方式

电子招标采购方式,就是以信息技术为平台,使传统的招标过程电子化管理和运作。电子招标采购使供应商之间的竞争更加公开、公正、公平,大量地节省了工作时间和精力,提高了工作效率。利用电子招标平台在线的可导出数据表单,可随需自动生成各种统计表格以供查阅,帮助采购方从全方位、多角度加强对招标业务的宏观监控和科学管理,为采购方的管理提供科学的依据。

二、电子采购的优势

相比于一般的电子商务和一般性的采购,电子采购在本质上有了更多的概念延伸,它不仅仅完成采购行为,而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理,有效地整合了企业的资源,帮助供求双方降低了成本,提高了企业的核心竞争力。在这一全新的商业模式下,随着买主和卖主通过电子网络而联结,商业交易开始变得具有无缝性,其自身的优势是十分显著的。

总体而言,电子采购有以下优势:第一,提高了采购效率,缩短了采购周期。采购方企业通过电子采购交易平台进行竞价采购,可以根据采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式,大大地缩短了采购周期。第二,节约了大量的采购成本。据美国全国采购管理协会调查显示,使用电子采购系统可以为采购方节省大量成本,采购商品的价格平均降幅为10%左右,最高时可达到40%多。第三,优化采购流程。采购流程的电子化,不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法,而是要依据更科学的方法重新设计采购流程。这个过程中,摒弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素。第四,减少过量的安全库存,提高库存资金周转率。第五,信息共享。通过电子采购可以随时了解当时采购、竞标的详细信息,查询以往交易活动的记录,这些记录包括中标、交货、履约等情况,帮助买方全面了解供应商,帮助卖方更清楚地把握市场需求及企业本身在交易活动中的成败得失,积累经验。这使供求双方之间的信息更加透明。第六,电子采购能帮助采购方改善客户服务和客户满意度,促进供应链绩效,以及改善与供应商关系。第七,电子采购不仅使采购方大大获益,而且让供应商获益。对于供应商,电子采购可以更及时地掌握市场需求,降低销售成本,增进与采购商之间的关系,获得更多的贸易机会。

国内外众多企业实施电子采购的成功经验证明,电子采购在降低成本、提高商业效率方面,比在线零售、企业资源计划(ERP)更具潜力。电子采购促进了采供双方的良性合作,创造了一个共享、共赢的市场环境。

(作者单位:青岛警备区第二干休所)