浅谈油田档案管理计算机系统的应用

(陕西延长石油油田公司陕西延安716000)

摘要随着计算机网络的广泛应用，办公自动化得到了快速发展和完善。油田企业传统的手工档案管理已经日趋显现其弊端。建设数字档案馆是油田档案工作发展的必由之路。根据企业油田油井档案的实际工作需要而设计的计算机档案管理系统，其数据库系统以Oracle 数据库为基础构架，属于C/S 结构，为网络版，也可单机使用。

关键词档案管理；企业档案；油田档案；计算机网络

一、油田档案计算机管理目标及内容

档案是国家机关、团体及企事业单位在从事生产活动过程中，形成的具有一定价值的材料或实物。为了提高档案管理工作效率、提高档案查找的准确率，采用一套规划严谨、科学、规范的计算机软件系统来进行管理已经成为我国的一些档案管理部门的必要措施。

随着计算机网络进一步的发展，数字信息将渗透到我们生活的各个领域，在企业建设数字档案馆是档案工作发展的必由之路，也是今后发展的目标。

油田档案管理系统的目标是实现档案收集的数字化、档案保管的数字化、档案利用的数字化，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，利用计算机网络技术实现档案资源的共享。

油田数字档案工作系统的主要内容包括：

数字档案的收集。数字档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于油田内部局域网建设已达成熟阶段，所以数字文件归档将是一种很便捷的方式。只需各部门资料处理人员将形成的电子文件通过局域网再转发一份到档案馆即可。

数字档案的保管。档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。同时，防止信息丢失、被非法更改等，尤其是在网络环境中，更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。

数字档案的利用。油田内部管理局域网的成熟运用，通过油田内部局域网开展电子检索服务。在各采油厂、各部门之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档。

实现档案数据的统计、检索、借阅等功能，提高了档案整理、编目和保管水平，提高了工作效率，完全符合现代档案管理信息化的需要。

二、油田档案管理系统设计的背景及作用

在手工管理档案时主要存在的缺点是：检索工具少，无法提供高效、快速的利用；档案在查阅过程中，丢失、损坏现象严重；无法多人同时利用档案，重复利用率低。

现有的很多企业档案工作事实上是计算机管理模式，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。这样做使档案工作计算机辅助管理发展失去了外在的动力。

油田档案管理系统是以档案工作的基本理论为指导，结合计算机管理的特点开发而成的，其作用如下：

一是具有强大的查询检索功能，方便快捷。

二是使用档案管理系统后，原始档案的使用率下降，使得档案保存时间大大延长，而且通过使用真空压缩技术降低档案的占用空间、仓储、管理费用。

三是取代了档案管理人员大量繁重的手工操作，使档案管理更加科学化、规范化、人性化。

四是对于数字档案馆的建设具有推动作用，同时提高档案的现实利用价值。

将保存的所有油田档案进行逐一排查、记录，并集中将档案号、井号以及其它信息分厂、分区逐级录入数据库，采用基本信息数据库(VFP)管理档案，查档速度比人工管理方便、快捷。

为实现油田档案电子化，我们根据企业油田油井档案的实际工作需要，设计了计算机档案管理系统。该数据库系统以Oracle 数据库为基础构架，属于C/S 结构，为网络版，也可单机使用。

三、油田档案计算机管理系统的设计与实现

1、档案计算机管理系统软件的设计

建立计算机档案管理系统，该系统软件的设计主要有以下几个功能模块：

(1)程序登陆模块：进行软件使用者身份、权限等各种安全保护。

(2)普通查询模块：油田档案资料各类条件组合查询信息；对资料所属采油厂、区块、单井档案号进行精确、模糊定位以及图片查询。

(3)系统维护模块：对使用人员进行密码、级别等信息设定。

(4)数据库模块：单位、技术、类别、文化、图片、项目删除信息维护；数据库转换(Oracle- Vfp)功能，将数据转换格式存入到磁盘。

(5)基本信息模块：将油田油井各类档案基本信息、图片进行输入、修改、删除、保存。

(6)图片信息模块：经过多条件组合查询，锁定具体井号信息；所属采油厂、档案号模糊查询定位。并将测井、古井各类图件信息图片进行处理。

(7)分类信息模块：原始记录、详细信息、类别查询、档案转递等分类信息批量显示。

(8)统计信息模块：对油井各类条件组合查询信息进行统计以及报表输出；对采油厂编号、油井井号、档案号进行模糊定位以及图片查询。

(9)帮助模块：针对软件的使用以及功能进行简单说明。

2、油田油井档案计算机管理工作程序及应用

(1)档案人员接收档案后将基本信息通过程序输入数据库中保存。

(2)将档案涉及到的具有重要参考价值的可视化信息扫描成图片，对应基本信息保存到计算机中。

(3)将档案材料的物理位置输入数据库。

(4)采油厂、公司各部门需要统计、查阅、调出档案时，根据程序的多种组合查询条件检索到相应资料，并且打印出来。若需要原始材料，则定位到具体物理位置提取相关档案进行查阅。

通过应用油田档案系统，将公司各采油厂(部)各类油井的各种信息逐一录入数据库中，油井重要材料通过扫描成可视化图片保存在计算机中，前端应用程序系统直接从网上数据库提取数据进行处理，实现油井档案从基本信息的处理、图片信息的处理，充分利用油井资料，对提高勘探开发效益将起到积极的推动作用。

四、建立和完善油田档案计算机管理系统的目的及意义

通过应用油田档案计算机管理系统，充分利用各类档案资料创造最大的价值，已成为油田档案管理的重要工作内容。

1、建立油田档案计算机管理系统，通过快速反馈准确的数据信息，使企业领导和技术决策部门及时掌握相关方面的各厂，各区块，各类油井工程、地质资料，使油井资料效能得到有效发挥。

2、油田档案管理电子化的应用，实现了快速、多途径的全文检索，减轻了档案员的劳动强度，同时使档案人员从繁重、缓慢的手工检索中解脱出来，更多地关注油田档案信息资源的建设、开发与服务。

3、建立油田档案计算机管理系统有利于保持文件的历史原貌。很多原始的很难长时间保存的文稿、图片，随着时间的推移会变黄、老化，通过电子化存入计算机中，可以永久性保留。

4、建立油田档案计算机管理系统有利于提高档案管理的工作质量，全方位提高档案工作的质量和效益，使油田档案管理更加科学、高效。

5、建立油田档案计算机管理系统，不但解决了手工管理的不利因素，还提高了信息采集的迅速性和准确性。为不同单位及相关领导在油田各类资料的使用上提供及时、可靠的依据。

五、结论

1、随着计算机网络的广泛应用，建立油田档案计算机管理系统是实现数字化油田的重要方面，也是提高企业管理效率的重要内容，对单位改善管理和降低成本，提高内部管理的效率和效能至关重要。

2、通过油田档案计算机管理系统，能充分利用现有基础资料，加强基础信息的分析对比，有利于提高档案管理的工作质量，减少文件管理不善等问题，使油田档案管理更加科学、高效。

参考文献

[1]张婷婷，办公自动化条件下文书档案管理问题讨论．

[2]孙淑扬，丁志民，建立高校档案工作计算机管理体系模式几点看法．

[3]陈拂晓，电子政务之反思档案管理．

[4]徐英美，浅谈建立和完善企业认识档案计算机管理系统．

作者简介

张晓萍，女，陕西延川人，现供职于陕西延长石油集团油田公司勘探部．