大型装备企业销售货款信息化管理的实施

许可立

销售货款管理作为公司管理的重点之一，管理水平的高低直接影响公司防止坏账风险和资金统筹运作的能力。由于大型装备制造企业的产品具有订单式生产，生产周期长，成本高，资金占用大的特点，合同中通常都是约定按生产进度分次付款，加强销售货款的管理显得尤其重要。

传统会计记账的应收账款是在产品销售并开具发票后按合同全额计入应收账款，但实际工作中却需要由项目负责人根据项目进度按合同约定分多回收货款。

因为大型装备制造企业订单稳定，企业通常对排产品都有详细的生产作业计划，完全可以根据这些作业计划确定每个项目的各笔款项的收款时间，并测算未来一段时间有哪些项目的货款可以回笼，为安排预算期的资金收支计划和筹资预案做好准备。

东方锅炉(集团)股份有限公司是国内主要的大型电站锅炉制造基地，通过自主创新，开发了以网络数据库软件作为平台，把销售货款管理与产品项目计划管理融合为一种全新的产品项目管理方式。这一成果的实施，彻底改变了企业销售货款的原始管理方式，实现了销售货款管理与产品项目计划管理相互联动一一根据产品项目计划实施情况分析销售货款收款情况，根据销售货款收款情况及时与客户协调产品项目实施计划。

四年多的实践证明，该成果具有很强的实用性，为防范产品项目坏账风险及编制未来年度资金预算提供了解决方案，值得大型装备制造企业参考。

一、目前国内企业普遍存在的问题

1.缺少公司销售货款资源台账

公司的财会部门通常是针对用户进行销售货款管理，收款责任部门则是针对每个产品项目进行收款管理。理论上财务和收款部门在收款总额上一致，并且保持经常对账。但是实际上由于收款职能往往由几个部门分别承担，例如营销部门收预付款，项目部门收进度款和完工款，法律部门负责起诉催收有争议的尾款，各部门对催收的数据统计工作口径不统一，往往没有一个部门能对财务收到的款项进行完整的解释。很难说清楚各用户究竟欠公司多少钱，究竟欠公司哪些钱，欠款时间等信息。

2.缺少销售货款收款预算的测算依据

虽然公司对每个产品项目执行都编制生产计划进行管理，但对未投产项目的销售货款一般都没有进行必要的计划和责任管理，这就造成了在编制年度销售货款回笼预算和月度货款回笼计划时都只是靠相关人员的主观判断来估计，无法提供详细的应收货款资源明细并落实考核。

3.存在不必要的坏账风险

由于没有系统地对各个项目货款进行计划管理，公司可能出现不必要的坏账风险。有的产品在没有收到完工款的情况下就贸然发货，使得货款难以收回；有的项目交货后由于缺乏管理或责任人调离，应收的款项超过法律诉讼期而无人过问，造成坏账损失，时间长了甚至连对方是谁、在哪、我们提供的是什么产品也不清楚。

4.未对全公司销售货款集中管理

各子公司的可收货款一直由子公司自己管理，母公司不能随时掌握他们的销售货款质量和资金周转情况，不了解他们的产品执行进度，缺乏对子公司的指导和监督。

5.缺乏对公司货款资源的全面掌握

由于公司部门业务的职能划分，公司很难对全部货款资源进行系统掌握，缺乏动态的全面了解和分析。

二、系统主要内容

1.采用编码管理，设计并规范公司销售货款编码编码制度。

采用编码管理的目的是为了统一公司销售货款的分类，并对每一笔销售货款用编码实现标准化和唯一标识，为实现信息化管理做好准备。

根据销售货款编码制度，项目管理员从新接到一个产品项目时，就必须根据合同约定制定项目投产和出产计划，并根据投产计划与合同中付款条件的约定对该项目的各笔付款设计编码并确定金额、应收款时间、责任部门及责任人，录入员在接到项目管理员书面提供的标准表格后及时录入系统，纳入销售货款资源管理；项目管理员根据公司生产经营需要进行调整项目投产(生产)计划的同时，必须及时调整该项目销售货款的收款时间或金额，录入员接到项目管理员书面提供的标准表格后及时录入系统。

2.利用网络数据库软件技术，设计搭建数据交互平台。

销售货款管理系统的开发和实施，核心載体是开发一套网络数据库管理软件，在此软件系统设计时，把全新的销售货款分类、收集、计划管理方法用标准的数据表格式和结构进行规范，把全新的货款管理操作流程用程序的标准录入格式和校验程序给予唯一确定。有了成功开发的这套程序，以及围绕此项工作设计下发的产品货款编码制度、数据流转操作细则和相关附表，各收款部门就有了标准的操作流程和标准介质。

三、实现的主要功能

1.利用数据库和网络技术实现公司销售货款台账的统一管理

2.查询预算期可收货款资源，据以编制预算期货款回笼预算，结合预算期用款预算编制筹资预算。

3.项目管理员根据项目生产计划调整及时对项目收款计划进行调整，保证项目收款计划的及时和准确。

4.项目管理员在执行和分析项目生产计划的同时对项目收款情况进行对比分析，及时催收到期货款。

5.产品最终发运前须确认已收款情况，减少坏账风险。

6.对已到期欠款定期分析，制定专项方案，经常检查，减少坏账风险。

7.查询和分析项目收款历史记录，分析客户信誉。

8.进行收款计划执行情况的统计分析，纳入产品项目管理考核。

9.公司领导和综合管理部门随时查询和监督。

四、项目开发和实施的意义

这一项目的开发与实施对正在探索管理创新思路的人们提供了真实实用的借鉴模式：科学的数据资料收集和维护，加上先进的软件查询和报表设计，彻底改变了公司销售货款管理的技术手段和管理水平，轻松实现公司进一步强化公司管理的全部要求；把销售货款管理与产品项目计划管理融合为一种全新的产品项目管理模式。也彻底解决了销售货款管理工作的基础和功能。

依靠储存在网络服务器中的收款工作的相关数据作为开展收款工作的唯一依据，彻底抛弃了以前一人一个小笔记本，一人一套工作方法，人走资料就丢的管理方式，数据不再因为个人工作方法的差异和人员变动情况而受影响：按照操作细则科学而严格的规定，也为所有收款责任部门和责任人员提供了标准的工作方法、格式和时间要求，培养了项目管理员一个好的工作习惯；由于网络数据库管理软件实现了信息共享，公司领导和相关部门可以随时方便地查询到所需要的数据资料，对各收款责任部门工作的情况进行检查和考核，通过公开和监督的功能加强相关部门和人员的责任压力和提供考评依据；通过各收款责任部门维护的数据资料以及软件设计的查询功能，轻松查询预算期内可收货的资源明细和汇总，作为预算期收款预算和考核的科学依据；通过软件设计的查询功能，定期查询快到法律诉讼时效的老欠款，并及时安排催收计划，避免超法律诉讼时效而造成坏账损失。