有效会计信息系统的基本特征

牵立成　常启军

[摘要]作为信息系统的会计，其有效性取决于会计信息系统的信息源与信息处理器。从会计信息系统的最新发展来看，当前有效的会计信息系统的构建应该以事项会计理论为指导，融合价值链管理理念，通过设计多维的会计数据库模型，为会计信息系统提供丰富的数据源，在实时的会计控制系统下，达到会计数据的实时采集和处理目标，最终向会计信息使用者提供“决策有用”的个性化会计信息。

[关键词]会计信息系统；事项会计；价值链会计

一、会计本质上是一个信息系统

会计信息系统(Accountlng Information System，AIS)是会计和信息系统理论相结合的产物。它是管理信息系统的一个子系统，是专门用于企事业单位处理会计业务，收集、处理、存储和加工各种会计数据，输出会计信息，并将其反馈给各有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助，为投资人、债权人、政府部门提供会计信息的系统。会计是一个信息系统的提法最早出现于1966年美国会计学会出版的《基本会计理论》(ASOBAT)。ASOBAT提出，“就本质而言，会计是一个信息系统，确切地说，它是一般信息论在(解决)经济运行效率方面的具体应用”。1970年，美国会计原则委员会第四号公告也把会计当作一项为进行会计决策而提供信息的“服务活动”，从此，信息系统论成为认识现代会计本质的主流观点。

会计作为一个信息系统，必须不断适应环境的变化。管理水平的提高和科学技术的进步使会计信息系统由简单到复杂，由落后到先进，由手工到机械，又由机械到计算机。AIS的发展历程是不断发展、不断完善的过程。无论AIS基于何种技术发展，其主要部件都包含会计信息源、会计信息处理器、会计信息用户、一级会计信息管理者四个层面(庄明来，2007)。其中，会计信息源是会计信息的产地，它负责提供会计数据加工处理的“原材料”；会计信息处理器是应会计信息用户的需要，对会计数据进行加工所设计的生成器；会计信息源与会计信息生成器担负着会计信息收集、处理、存储、加工和输出的任务，它们共同决定了会计信息用户可以得到的会计信息内容和质量，进而决定了会计信息系统的有效性。

二、有效会计信息系统的基本特征

对于AIS的有效性，目前尚无统一的定义。国内外学者对AIS有效性的定义主要着眼于以下几个方面：信息的范围和数量、信息的及时性、信息报告的频率和速度、信息的汇总程度、信息的集成、组织的协调与控制(Chenhall，1986；Nicolaous，2000)；AIS是否能够充分发挥管理、控制和决策功能(杨周南，2006)；会计信息的质量特征(Chenhall，1996)；用户的满意度(Kim，1988)等。笔者认为，AIS的有效性取决于AIS的信息源与信息处理器的质量。根据AIS的发展与环境共生、互动的观点，不同时代AIS的信息源与信息处理器各不相同。从AIS的最新发展来看，当前有效的AlS的构建应该以事项会计理论为指导，融合价值链管理理念，通过设计多维的会计数据库模型，为AIS提供丰富的数据源，在实时的会计控制系统下，达到会计数据的实时采集和处理目标，最终向会计信息使用者提供“决策有用”的个性化会计信息。

(一)以事项会计理论为基础

传统AIS是基于价值理论基础上的，其核心是分类系统，即将会计反映的对象具体化为要素，最终体现在用于分类的会计科目表上，人们使用会计科目和复式记账法把会计主体的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总，使用财务报表将汇总的数据提交给用户。随着社会经济环境的日益复杂化，企业内外信息用户的信息需求呈现多样化的发展趋势，传统AlS提供的信息凸显不足。特别是20世纪80年代以来，会计职业界受到来自各方面信息使用者的批评，批评的焦点集中在AlS未能给信息使用者提供有价值的信息，会计信息严重不完整，会计信息正在失去相关性。在这种背景下，借助现代信息技术来改造传统会计信息系统的呼声越发强烈。

针对基于价值理论基础上的AIS的缺陷，Sorter(1969)提出了事项会计理论。事项会计认为财务会计目标在于提供与各种可能的决策模型相关的经济事项信息。与决策相关的事件的信息应尽量以其原始的形式保存。会计人员的任务只是提供有关事项的信息，而让信息使用者自己根据其决策需要加工产生所需要的适用的事项信息，并将其运用在决策模型中。事项会计采用多种计量属性反映事项各方面的特征，多维地揭示经济事项的价值和非价值方面的信息，因而事项信息具有全面性、完整性及冗余量少的特点可以提供“原汁原味”的事项信息，让信息使用者运用决策模型进行决策，因而满足了信息使用者的需要。

显然，事项会计理论事实上就是以满足会计信息使用者需要为目标，对传统会计信息源与信息处理器进行改造，从而最大限度地提升AIS的有效性。

(二)采用多维数据库模型

提升AIS有效性的关键在于对会计信息源进行重构。没有一个设计科学的数据源，AIS的数据处理、报告输出、系统控制都会是“无源之水，无本之木”。以事项会计为指导的AIS的核心就是将事项作为会计分类的最小单元，在日常核算中，仅仅把各项交易活动相关的事项进行存储和传递，而无需经过会计人员的定价、汇总，从而保证了事项信息的多维性。对多维的事项信息进行存储，需要建立多维数据库模型，并有效消除数据间的隔阂、重复、矛盾等现象。

McCarthy提出的REAL信息建模法——REAL方法能够从资源维度(Resource)、事件维度(Event)、参与者维度(Agent)、地点维度(Location)以及它们之间的相互关系来反映经济业务的全貌，因此REAL信息建模法是构建多维数据库模型的有效方法。它把企业的一切经营事件(财务的与非财务的)的相关内容按原本的实际语义而非人为加工的借贷方式进行组织，以图示的方法表示企业业务过程的信息，以矩阵工作表补充说明每一事件的业务目标、事件触发器、业务风险，而且能够有效避免数据间的隔阂重复和矛盾等问题。由于所有这些相关实体的决策有用的属性值都得到了存储，根据用户的不同需要设计相应的用户视图就可以提供各种管理和决策所需的信息，如各种管理报表、会计报表。用户还可以从原始数据即时汇总出自己特定决策所临时需要的各种个性化信息。

(三)融入价值链管理理念

信息化环境下的Als如果还是基于几百年前的帕乔利体系，则只能实现手工会计处理的简单的自动化，“信息孤岛”、“信息单一”问题仍将存在，AlS的有效性将难以得到提升。为了实现会计信息“决策有用”的目标，必须将流程再造的思想引入会计领域，再造会计流程，将价值链管理的理念引入AIS领域，扩展AIS的功能，利用信息技术的新发展重构AIS。价值链管理理论认为，企业内部

及其外部价值的活动并不是独立活动的集合，而是相互依存的有机系统，各个部门之间的流程应是相互协调的。从企业外部来看。要构建以核心企业为主体的价值链，通过信息流协调上游企业、下游企业和核心企业的商务管理，实现整个价值链的增值。从企业内部来看，要优化业务和财务部门之间的流程，构建财务业务流程；通过信息流协调业务与财务的协同运作，实现企业内部价值链的增值(张瑞君等，2004)。

融入价值链管理理念再造会计流程后的AIS，其目标具有双重性：一方面，提高所有各联盟企业内部会计管理、控制和决策的能力；另一方面，从价值链企业联盟的整体价值管理活动出发。提升整个价值链会计工作监管、分析、决策的能力。因此，AIS的构建应从价值链企业联盟整体和长远战略及策略发展的需求出发，实现企业间信息和过程的集成。在联盟企业有关业务发生时，提取相应的会计、财务、业务、市场、客户和竞争对手等综合信息以支持价值链企业联盟综合管理、监控和高层决策管理的需求，从而提升价值链企业联盟整体会计管理工作的水平和价值(杨周南，2005)。

为了达到上述目标，首先应实施所有业务流程包括会计和财务管理流程的优化或重组。其原则是以流程为导向，将会计管理流程与其他业务处理流程进行整合，通过基于业务活动的“业务过程”、“业务事件”来建立新的会计业务流程。新会计业务流程的特点是由封闭到开放、由滞后到实时。同时，为了支持价值链会计管理。则应根据价值链会计的管理需求，定义相关的会计控制规则和相关的信息规则，再将这些控制规则和信息规则集成到业务流程中去，实现价值链业务流程、价值链会计管理控制和信息流程的集成，以支持价值链会计管理信息化。

(四)数据的实时采集和处理

电子商务的应用与发展改变了企业AlS的环境和结构，大量的经济交易事项在基于信息技术和互联网的平台上进行，记录经济交易事项的原始凭证实现了电子化，会计数据输入的时间、地点都已经不受限制，通过标准的数据接口(如XBRL.GB/T19581－2004)，利用自动采集网络通讯、情报检索、远程查询交换等方法，可以实时地采集到企业内、外部(客户、供应商、政府部门、企业员工、企业内部其它部门、企业下属分支机构等)的大量数据，这既节省了原始数据收集的时间和成本，还提高了原始数据的准确性。

基于事项会计理论并融入价值链管理理念的AIS，应采用业务与信息集成处理的实时信息处理模式。业务与信息的集成处理是指系统在处理业务的时候，同时进行信息的采集、处理和存储。其关键就是根据不同的业务事件设置业务处理规则，以实现记账凭证的实时、自动生成。网络环境下的AIS还可以将实时处理得出的账簿、报表发布到企业的主页或送迭相关管理决策部门，这就保证了财务信息动态反映企业的财务状况和经营成果，日清月结也就变成了“随清月结”，会计信息的及时性和相关性得到保证，也使会计人员能够直接关注实际业务过程，有助于通过事前预防来控制业务处理风险。此外，对于长期困扰集团企业的财务管理问题，通过网络介质，AIS可以使每个分支机构变成一个报账单位，而所有从原始凭证到记账凭证、从记账凭证到账簿报表的生成工作完全可以集中在集团总部进行，实现了数据处理的集中化，也降低了数据处理成本。

(五)实时的会计控制系统

随着信息技术的发展和广泛应用，现代企业对会计控制的需求越来越高，要求AIS中的会计控制系统应能从事后控制转变为事中控制，从适时控制转变为实时控制，将财务控制转变为对企业经营活动过程的控制(包括资金运动和业务流程控制)，由单项要素控制发展为供应链、价值链的控制。

从横向来看，实时的会计控制系统应能对企业经营活动的全过程(包括采购、仓储、生产、销售、财务等过程)进行实时控制。在企业内部，能有效对经营活动全过程形成的物流、资金流进行实时控制，协同各部门有序运作。对于企业外部，能通过信息流办调价值链上下游企业与核心企业之间的商务关系。从纵向来看，实时的会计控制系统应能在跨越时空的条件下对企业集团之间的资金运动进行实时控制。它能将分布在不同地区、城市乃至不同国家的企业集团成员通过信息流连接在一起，实时获取整个企业集团资金的动态信息，了解和掌握整体资金情况；对成员之间的资金结算、外部银行的资金结算等业务进行实时控制，把握资金流向；调控企业集团资金流量与流速，盘活集团沉淀资金将其集中用于企业优势领域，防止资金流失和体外循环，提高资金的使用效率(阎达五等，2003)。

在实时的会计控制系统内，组织机构的每一笔经济业务都会得到实时的反映，每一项控制都会实时地产生结果，每一份报告都会实时地生成。一个实时的会计控制系统，首先要求该组织机构运作的所有环节都与会计控制系统紧密联系；其次，要求该组织机构运作的所有过程变化都必须实时、迅速地反映到会计控制系统内；最后，要求财务会计处理结构必须尽快反馈给会计信息的各种需求者。

(六)个性化的会计信息生产

AlS作为企业管理信息系统的核心子系统，它要为会计信息使用者提供可靠与相关的财务信息。随着信息技术应用的快速发展，随着信息使用者需求的多元化，AlS不仅要提供货币的、财务的和定量的信息，而且也要提供非财务、非货币和非定量的信息。AIS需要面对各种类型的信息使用者，不同使用者的个人期望值、偏好、决策模型和心理特征等都有所不同，其信息需求具有很强的个性化特征。

如上所述，有效的AlS采用的是多维数据库模型，其中存储了会计事项的详细信息，这就为会计信息使用者的决策模型提供了必需的输入值。有效的AlS可以在此基础上为信息使用者开辟多个信息频道，分别提供不同事项、不同维度的信息(如人们日益关注的非货币信息、前瞻性信息、人力资源信息、企业的背景信息以及企业面对的机会和风险等等)。同时，信息使用者也可以选择自己感兴趣的原始数据，按照自己的偏好自行加工处理，从而降低使用者的信息使用成本。实现会计信息的个性化生产。