企业加强内部会计控制提高管理水平的对策

刘宝红

在经济全球化的今天,由美国次贷危机引发的金融危机,世界发达国家、发展中国家众多知名企业都未能幸免。作为美国第二大贸易伙伴,我国因这场金融危机经济的发展严重受挫。2008年10月15日,全球最大玩具企业之一合俊集团旗下位于东莞的两家工厂宣布倒闭,表明金融危机对中国实体经济开始冲击。面对当前严峻的经济金融形势,我国政府正在充分调动各种资源,培育新的经济增长点,将挑战转化为推动经济迈上新台阶的动力。作为企业个体,更应该审时度势,分析本行业受金融危机的影响,有针对性地加强本企业内部会计控制,以提升企业的竞争能力。笔者通过分析企业内部会计控制的作用,提出我国企业应加强内部会计控制措施,提高企业的管理水平,从容应对金融危机,以使企业立于不败之地。

一、企业内部会计控制的作用

(一)内部控制是现代企业管理的重要组成部分

从管理结构上可以将内部控制分为内部会计控制和内部管理控制两个方面。内部会计控制是企业内部控制制度的核心层次,而内部管理控制是企业内部控制的框架层次。这两个方面相互依托,纵横交织,相互制约,形成有效运行企业内部管理的控制网络。企业发展的速度与质量表象上看是由于企业管理水平的不断提高所致,但究其原因,企业发展的根基是由于企业具有较好的会计控制水平。因为会计控制是指与会计工作和会计信息直接相关的控制。内部会计控制是通过会计工作和利用会计所及时产生的会计信息,对企业生产、经营和管理各环节所进行的指挥、调节等活动,以使企业实现其经营目标。如果内部会计控制“失控”,企业搜集到的基础信息不够及时、不够完整,在“地基不牢”的信息基础上对企业进行管理,必然导致错误的决策,所以,内部会计控制对企业管理水平起到保障作用。

(二)科学严密的内部会计控制制度是会计信息真实准确的基础

内部会计控制应当约束单位内部涉及会计工作的所有人员,任何个人都不得拥有超越内部会计控制的权力。建立科学严密的内部会计控制制度是会计信息真实、准确的基础。加强内部会计控制,一要抓好关键人,如各被授权部门负责人和财会部门负责人;二要把握住关键环节,如审批项目、资金调度、交接工作、电脑操作密码等;三要控制住关键岗位,如现金、银行出纳、收支事项及凭证的核准、实物验收和保管等。在企业管理实践中,应该严格执行制度,企业内任何人不能凌驾于制度之上。只有严格执行制度,才能使企业发现制度的不足,不断完善,达到规范管理,提升管理水平。

二、加强企业内部会计控制的措施

企业是内部控制的组织实施单位,也是最直接的受益者。内部会计控制虽然强调对资产安全性等问题的关注,使用的方法也多以会计手段为主,但其根本目的是为了提高企业的管理水平,改善企业的经营效率。

(一)建立会计岗位内部牵制制度

会计内部牵制就是指把会计工作中不相容的职务分开,所谓不相容的职务就是指如果放在一起由同一个人来执行就可能发生错误或舞弊的两个或两个以上的职务。不相容职务主要包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。内部牵制制度包括适当授权、不相容职责分离、凭证和记录、岗位轮换等环节组成,包括上、下级之间的相互制约、相关部门之间的相互制约。如会计信息收集、归类过程中,除了制单外,还须有复核和会计主管审批环节;出纳不监管稽核、会计档案保管;收入和支出账目的登记工作、银行调节余额表的编制;现金流转业务中,现金收支的审批、收入和支出、印鉴的保管、记账等业务应分工管理、互相牵制。在内部牵制中,还应实行岗位轮换制,根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制每个岗位员工的履职时间。关键岗位轮换频率应适当高些,次要岗位轮换频率可适当低些。岗位轮换可暴露出企业内部控制存在的问题,揭示出企业内部控制制度的缺陷和管理上的缺陷。

(二)执行并不断完善内部控制制度

企业应根据国家内部控制制度,结合实际情况,制定适合自身发展的内部控制制度。内部会计控制的内容主要包括货币资金、实物资产、对外投资、工程项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本费用、担保等经济业务的会计控制,企业应该制定并不断完善内部控制制度。

1.建立货币资金的管理制度。应当对货币资金收支和保管业务建立严格的授权批准制度,办理货币资金业务的不相容岗位应当分离,相关机构和人员应当相互制约,确保货币资金的安全。

2.建立实物资产管理制度。应当建立实物资产管理的岗位责任制度,对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处置等关键环节进行控制,防止各种实物资产被盗、毁损和流失,确保各项资产的完整和安全。

3.建立规范的对外投资政策。企业应当建立规范的对外投资决策机制和程序,通过实行重大投资决策集体审议联签等责任制度,加强投资项目立项、评估、决策、实施、投资处置等环节的会计控制,严格控制投资风险;应当建立规范的工程项目决策程序,明确相关机构和人员的职责权限,建立工程项目投资决策的责任制度,加强工程项目的预算、招投标、质量管理等环节的会计控制,防范决策失误及工程发包、承包、施工、验收等过程中的舞弊行为。

4.合理设置采购与付款业务的机构和岗位。建立和完善采购与付款的会计控制程序,加强请购、审批、合同订立、采购,、验收、付款等环节的会计控制,堵塞采购环节的漏洞,减少采购风险。

5.加强对筹资活动的会计控制。合理确定筹资规模和筹资结构、选择筹资方式,降低资金成本,防范和控制财务风险,确保筹措资金的合理、有效使用。

6.加强对销售环节的管理。在制定商品或劳务等的定价原则、信用标准和条件、收款方式等销售政策时,充分发挥会计机构和人员的作用,加强合同订立、商品发出和账款回收的会计控制,避免或减少坏账损失。

7.建立成本费用控制系统。做好成本费用管理的基础工作,制定成本费用标准,分解成本费用指标,控制成本费用差异,考核成本费用指标的完成情况,落实奖罚措施,降低成本费用,提高经济效益。

8.应当加强对担保业务的会计控制。严格控制担保行为,建立担保决策程序和责任制度,明确担保原则、担保标准和条件、担保责任等相关内容,加强对担保合同订立的管理,及时了解和掌握被担保人的经营和财务状况,防范潜在风险,避免或减少可能发生的损失。

(三)切实加强电子信息技术控制

由于会计产生的信息量大,要求及时处理会计信息,为企业决策奠定基础,需要在会计工作中运用计算机。但很多企业由于对计算机内部控制不重视、缺乏计算机方面的专业技术人才等原因,导致计算机方面的内部控制比较薄弱。应该加强对电子信息技术控制,企业应运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施;同时要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。

(四)加强内部审计制度

内部审计是我国当前审计监督体系之中三大审计之一,是企业内部控制系统中一个重要的组成部分。其主要任务是监督本企业生产经营活动是否按照企业既定的方针政策执行,是否按国家颁布的会计准则进行账务处理、会计报表是否准确反映企业的财务状况和经营成果、企业的生产经营活动有无违反国家财经法规等。内部审计在履行审计职能、监督经济活动、加强经济管理、提高经济效益等方面发挥着重要作用。它通过对企业内部经济活动的监督,发现并纠正存在的问题,督促企业各级管理人员及各位员工遵纪守法,严格执行制度规定,帮助企业堵塞漏洞;通过对企业内部经济活动的评价,改善经营管理,为管理当局提供专业服务,为决策出谋划策,降低企业风险,从而提高企业经济效益。