不断修缮 建立完善的企业编码管理体系

徐建洪

某公司ERP项目实施快一年了,天天都有部门在抱怨数据错误,每次例会上业务部门都在指责IT部门。项目组成员一致认为造成这种局面的主要原因是: 编码规则不科学及没有编码控制体系,导致编码上遇到重重困难; 编码的工作职责不明确,编码人员不精通业务却负责编码,导致ERP基础数据不准确;除ERP系统之外没有企业编码管理方案,导致编码错误比较多;ERP系统的基础数据与实际业务数据不同步,没有有效的控制流程与制度。

实际上,像这位CIO一样遇到ERP编码规则问题导致整个项目陷入到失败的漩涡,在国内企业信息化建设中比比皆是。编码问题在实施过程中不会直接反映出来,却隐含着公司执行力不够、部门配合力不够、编码人员专业水平不够等问题。企业的编码体系对于系统实施起着至关重要的作用,科学合理的编码规则会对项目的成功实施起到重要的作用。编码体系如此重要,那么编码体系应该怎么制定呢?

在现代企业管理中,编码体系是一个非常重要的角色,在企业的研发、生产、采购、储存、销售等各个环节中,都需要采用规定的一个或者多个字符代码来表示一定的事与物,以便记录、传递、存储和处理。这一系列的字符代码的集合就是编码。

企业建立科学、规范的编码体系要明确编码的目的:

唯一标识对公司的事务进行唯一的标识,形成内部唯一的、统一的流转代码;

特征体现编码往往带有物料的特性,从编码上可以看出物料的某些特征;

可处理性编码是为了方便IT系统对物料的处理;

可传递性 科学的编码体系是为系统间进行信息交换和数据传递提供有效保证。

企业在进行编码体系的建设过程一定要遵守的几个原则:

统一性原则 一个企业组织内必须建立一套编码规则,以方便组织内不同部门间的数据传递与交换;

唯一性原则即一个物料只能有一个编码,一个编码只能对应一种物料;

严谨性原则 所有编码职责必须落实到专门的业务部门,并要由专人负责,以保证编码的正确性;

延续性原则 某编码一旦被使用,就不可以将此编码分配其它物品或事务使用;

简便性原则 编码规则必须简单易懂,复杂的编码体系要付出更高的管理成本;

清晰性原则 编码规则中的字符与数字在使用中必须能够清晰辩识,不要使用容易引起混淆的字符;

行业性原则 编码必须根据行业特性来制定,切不可出现不符合行业规则的编码方案;

可扩展性原则留出足够的扩展空间,这样未来新增的物料能够继续使用该编码体系。

企业信息化建设是一个不断持续的过程,而编码体系也是在企业信息化建设过程中不断完善与提升的管理体系。企业可能无法一次性将非常完善的编码体系建立起来,因此,建设者要不断听取用户的意见和建议,不断修缮。