关于城建档案工作中的问题和管理分析

应尔萍

摘要：本文介绍了城建档案的作用，分析了城建档案工作中存在的问题，并提出了加强管理的措施，供大家参考。

关键词：城建档案城市规划勘测地质

0 引言

城建档案以城市为单位，包括在城市规划、建设、管理等活动中形成的具有保存价值的文件、图纸、表册、声像资料等，涉及规划、勘测、地质、水文、气象、建筑、设计、道桥、园林、人防、水利、公共基础设施等三十多个专业。城建档案馆是城市规划建设的重要资源库。随着我国改革开放的深入，城市建设以惊人的速度向前发展，为城建档案的收集、接收、处理和利用提出了更高的要求。传统的以手工管理为主的管理手段已经落伍，现代化管理手段在档案检索、库房温湿度调控、防火监控等方面的广泛应用，为城建档案管理扩展了空间，电子计算机技术和信息网络使城建档案的现代化管理成为现实。多年来，笔者一直从事城建档案的管理和提供利用，在工作过程中遇到一些问题，现提出与同行共同商榷。

1 城建档案的作用

城建档案工作的独特作用城建档案是一座城市的命脉集存地，是城市宝贵的历史文化遗产，在政治、经济、文化等领域都有独特的价值。其具体作用除行政管理方面外，还分别表现在如下几个方面：

1.1 社会服务作用 城建档案馆蕴藏着丰富、真实的城建档案信息，在社会生活中具有多方面的参考、凭证、情报价值，为编制城市规划和领导决策提供参考，为确定用地范围提供凭证，为工程设计、改建、扩建、维修提供依据，为参评奖项、申报资质、编史修志提供历史史实，为城市建设管理(查处违章、拆迁补偿)提供保障，为新建项目的设计提供相关资料和技术借鉴。

1.2 学术研究作用 城建档案馆保存的档案包括建设工程、城市规划、城市勘测。城市建设管理、城市建设科研等18个大类，蕴含着丰富的信息，在学术研究方面有多方面的价值。首先，城建档案能够为城建学术研究提供依据，城建档案是研究和推进城市经济社会发展、文化进步的重要史证特别是城建技术科研档案，可以为城建科技研究创新提供可靠、系统的专业信息，其次城建档案工作推动建档案理论研究发展，为城建档案理论研究工作积累大量的实践经验，并提供发现问题、研究问题的重要依据

1.3 信息的作用 城建档案馆是城建档案的保管基地和利用中心随着城建档案信息化、数字化的发展，城建信息将随着信息技术的发展扩展到社会生活的各个领域。城建档案馆将成为城建信息的传辅中心和城市信息网络的重要节点。

2 城建档案工作中存在的问题

2.1 城建档案分类不清 不同的人对同一建筑物的分类归属有不同的理解，尤其是当今城市所建的商业综合楼较多，底下几层是商业用房，上层是住宅或办公楼。虽然都属于“民用建筑”大类，但有的人到“住宅”小类，有的人到“办公楼”小类，有的人到“商业”小类等等。那么手工检索的时候就会遇到一定的麻烦，而且这类档案在档案馆藏中占有相当大的比重。

2.2 征地档案缺乏历史的连续性 我们都知道土地所有证和房屋产权证的重要性，它们就像每个人的身份证一样，是每宗地的身份证明，而征地档案是办理土地确权的直接凭证。由于历史的原因，早期的征地档案记载非常简单，有的宗地虽然多次易主却没有变更手续，只存有第一位所有者的征地批复。经常有这种情况，原本存有该宗地的征地档案，却因为前来查阅者说不清其历史名称而查不到。随着时间的推移，这种现象会越来越多，不仅影响了查询者的工作，也严重损害了城建档案馆的声誉，起不到档案馆应有的作用。

2.3 案卷名称与实地名称不符 馆藏档案名称与实地不一致。主要分为两种情况：一种表现为商业用房。商业用房因其性质的特殊性有时十几年甚至几十年都沿用同一名称，而有的商业用房每隔几年甚至一年内变换好几次名称。建设单位通常在开工立项前已经确定一项工程的名称，以后的工程准备阶段、施工阶段直至工程竣工都使用这一名称，竣工验收完毕后报送城建档案馆，城建档案馆接收后及时上账入库。理论上讲这一工作流程完全正确。但是由于我们工作的脱节，有相当一部分工程名称和地名管理部门最后命名不一致，造成档案名称与实地不符，为以后的提供利用留下隐患。

3 加强档案管理的对策

3.1 建立和完善城建档案法规 为了推动我市城建档案管理工作的健康发展，应进一步宣传贯彻《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》等法律法规。同时，制定符合我市实际情况的地方法规， 以保障我市城建档案管理工作走上法制化轨道。

3.2 加大城建档案法规的执法力度 法规的贯彻执行，是建立和健全法制的目的，如果法规得不到很好地贯彻执行，那再好的法规也是一纸空文。只有依法治档，才能为档案事业发展创造必要的条件。才能从根本上解决长期以来困扰城建档案机构设置、人员编制、经费等问题，确保档案管理执法落到实处，保障档案工作依法开展。

3.3 提高档案管理人员的素质 加大投入 促进城建档案管理技术现代化。提高档案管理人员的素质，表现在：一是提高自己的法律意识和法制观念，依法管档，依法治档；二是提高自身的业素质，使档案的管理、利用更加规范化、制度化，使管理水平不断上新台阶；三是学习和掌握现代化的管理手段，跟上时代发展的步伐。同时，各级财政都要加大投入力度，尽快改善目前城建档案管理手段落后的局面，使档案工作实现计算机系统管理，实现对馆藏档案信息资源多角度、多层次的检索，快速应用，快创效益从而整体提高城建档案的管理水平。

3.4 推进城建档案馆的社会化服务体系的建立和完善 使城建档案在城市建设中发挥重要作用。城建档案馆的社会化服务体系，既是档案在市场经济条件下传统保管、利用功能的延伸和拓展，又是适应经济时代的要求将城建档案的应用和技术服务推向社会的途径。城建档案应用的社会化服务，是社会发展的需要，也是档案馆自身发展的要求。利用馆藏空间向公众提供档案寄存、保管、档案业务咨询、杀虫、复印等应用服务，变封闭型保管为开放型服务，在变革中创新和发展，使城建档案信息资源得到最大程度的开发，在社会化服务中发挥城建档案的功能。

3.5 改进归案方法，搞好综合服务 工程建设项目建设单位是城建档案归档的对象。又是城建档案服务的对象．城建档案部门要切实做好如下两个环节的服务工作：一是加强业务指导。主动协助建设单位做好档案收集与管理工作：二是充分利用城建档案的信息优势，做好咨询服务。在业务指导方面，城建档案部门应认真履行自身职责，改善工作方法，实行定组、定时、定人的业务指导工作责任制，要求责任人介入整个工程建设的始终，进行全过程、全方位的跟踪指导服务。在具体工作中，要突出重点环节．主动参加工程竣工验收，把工作做到现场，把问题解决在档案接受进馆之前，对于竣工多年尚未移交档案的工程项目，要主动上门催收。在提供信息服务方面，必须立足服从、服务于城市建设的中心．主动了解城市建设城建档案的需求，有针对性的开展专题服务、跟踪服务，尽力满足各方面广泛利用的需要。

3.6 实行信息化管理 随着电子信息技术突飞猛进的发展。档案工作也应步入信息化、网络化管理轨道。多种管理通过电脑进行各种现场记录在电脑上完成，技术人员只需署名确认即可。

4 结束语

档案信息资源是城建档案信息资源库的重要组成部分， 做好档案信息资源的收费、用、将会为带来前所未有的经济效益和社会效益打下坚实基础。