浅谈会计电算化存在的问题及解决措施

兰卓飞

摘 要:在21世纪网络科技高度发展的社会背景下,以适应社会主义市场经济改革与发展的思路及目标为依据,本文针对我国会计电算化出现的有关问题进行深入探讨和分析,使会计电算化健康快速的发展,提出解决系列问题的措施和方案。

关键词:会计 电算化 存在问题 解决措施

中图分类号:F232文献标识码:A

随着时代的发展,科技的进步,我国的会计电算化进程逐渐得到推广和普及,传统的手工会计模式也逐渐被电算化所取代,这成为会计行业在社会发展中的一股不可逆转的潮流。由于会计电算化受到了越来越多的机关、企业、单位等组织机构的广泛应用,所以,不管是会计数据存储介质和形式、会计数据的生成和传递方式,还是人员审计范围、操作技术和职权范围等都发生了根本的变化。面对时代给予会计行业的这一机遇与挑战,我们要认真分析企业单位里会计电算化进程中出现的问题和特点,才能提出行之有效的解决措施和方案,提高计算机在会计信息系统的运用效率,使得会计电算化健康的发展。

一、 会计电算化的重要性和优越性

(一)会计电算化的重要性。

当代社会的高速发展,也使得会计行业越来越需要及时、全面、系统、科学的会计信息,而电算化会计的发展恰好弥补了这一空缺,让计算机走进会计领域的运用,不仅节省了人力成本时间,提高了工作效率和企业利润,更重要的是在信息提供的基础环节上发挥了巨大的功能,显现出其优越性,使得财务分析更加精准快捷,及时全面,会计电算化进入了集成财务、生产制造、供应链、人力资源、经营决策的企业信息化时代,会计信息系统不再是一个孤立的系统,而是由计算机作为链条和纽带,把会计信息更准确的输入、更深层次的加工、更实时的处理以及满足了更多样的需求,为企业带来了更多的增值服务,在日益激烈的社会竞争中,立于不败之地。

(二)会计电算化的优越性。

1、首先,会计信息集成化和准确性的提高。

相对于传统的手工会计来说,电算化会计具有运算速度快、性能强、信息全面等特点,大大减少了因手工方式信息处理过程中的许多复杂环节和程序,不仅减少时间和提高了准确性,而且还能承担起存货计价、成本计算和计提折旧等繁杂的核算工作。同时,使用财务软件以后,会计原始数据只需要录入一次即可,避免了人工多次录入的误差。而且数据录入还可以分享到各个相关的子系统,在后续的计量和核算中,每个环节和每个部门产生的数据作为共享数据,这就保证了数据的一致性。同时,在会计核算过程中,财务软件自身附带的稽核功能和人员进入限制功能,保障了会计信息的准确性。财务软件随时保证会计账目借贷双方的余额相等,并且根据期末数据进行自动结账,避免了人工抄录下的差错,因此,电算化会计的技术性相对于手工会计而言,会促使会计处理工作的复杂程度大大降低,节约人力资源,优化产业结构。

2、其次,会计信息的及时性和便捷性。

在会计电算化的条件下,对于信息的处理可以更加的及时和便捷,因为会计信息化集成所有数据于一个数据库,会计核算人员可以实现实时获取信息、实时处理信息、实时报告信息的新流程。供应商、职工、客户、项目、部门都可以非常方便快捷的进行资料查询,帮助各部门了解信息资源和企业动态。比如,在供应商采购一批原材料时,账务人员就可以根据原始凭证登记入账,财务软件就会根据相应的供应商名称计入明细账,包括了采购数量、金额、商业折扣等信息,再加上软件中登记的相关基本信息、经营状况、信用政策等内容,非常方便管理人员进行查询。避免了传统手工会计过程中,因信息分散而要设立的许多账簿,使得管理信息和查询信息的人员工作滞后。在电算化会计中,通过庞大的计算机信息储存库,资料搜索和提取就会更加的及时快速。省去许多手工系统下的查找、抄录工作,比如产品成本按部门明细表、个人借款明细表、项目成本费用明细表、往来账款的账龄分析表、催款单余额表等等。数据库技术在财务软件中的应用使得财务数据的查找工作非常方便快捷,数据的加工处理依靠软件中的财务分析系统也更加迅速。

二、 会计电算化的现状与问题

(一) 会计电算化的现状。

1989年12月,我国财政部颁布了第一个会计电算化的法规性文件《会计核算软件管理的几项规定(试行)》。从此我国的会计电算化事业开始沿着规范化的道路前进,经过20多年的发展,我国的会计电算化软件正由简单的以事后核算为主的会计核算系统向综合的管理信息系统转变。会计软件由简单的数值计算发展到全面数值核算进而到具有人工智能的会计信息系统阶段,已经取得了较大的进步。目前我国财政部评审的会计软件有40余种,再加上各省财政部门认可并使用的软件,总计高达200多种,开发研制出一系列实用、高效、商品化程度较高的会计软件。但是目前我国的会计软件水平与国际会计电算化水平相比较,总体水平还是偏低,会计软件功能不够发达,核算效率不够高,各项信息系统的管理功能还未完善,在目前我国各大企业单位中,会计手段还是处于传统的手工帐与会计电算化处理手段两种核算形式相并存的局面,没有真正的摆脱手工记账模式,而且在企业中一些会计人员的业务水平不够高,常常会出现拒绝使用电算化会计的模式,使得相当一部分会计管理功能则处于闲置状态,极大地浪费了系统资源。

(二)会计电算化存在的问题。

1、数据处理的集中性削减了传统的内部控制制度。

传统手工记账的信息系统中,因为会计人员之间有着直接的联系,鉴于笔迹和岗位实名制度的不同,就会形成相互的监督和制约,使得会计人员在工作中自然而然就要遵循会计工作的监控制度,有效的防止了一些违法犯罪行为的发生、而当电子计算机走进会计行业的时候,在会计电算化信息系统中,人与人的关系就转换成了人与计算机之间的关系,所有的数据处理都是由会计软件在计算机中自动处理,任何会计人员甚至有的外部人员都可在计算机上浏览会计信息,如果有贪赃枉法的人员,甚至可以在计算机上修改、破坏会计信息资料和系统数据,给数据系统的安全带来了一定的威胁。同时,在相互竞争的企业当中,如果被盗取了相关重要的资源信息,就会使得整个数据库受到破坏,通过计算机使犯罪更加隐蔽,后果更严重,使企业蒙受重大的经济损失。

2、会计电算化系统的保密性差、安全性能低。

会计电算化以后,按照规定,每个会计管理人员都有自己的身份代号或者权限设置,并且各自的口令都应是保密的,但是有的单位对操作员的权限管理比较松懈,一个操作员可以以不同的身份进入系统并进行不同的操作,使得岗位责任制名存实亡,企业信息管理的保密性差。而且,在计算机大量保持单位财务资料和文件的同时,很大程度上关系单位的发展和存亡,有一些或者就是该企业或单位的绝对秘密文件,会计工作的正常运行也完全依赖于计算机系统的稳定和安全,一旦出现断电、病毒发作、错误操作、火灾、水灾、盗窃等意外事故,就会造成系统瘫痪、数据丢失,使企业蒙受巨大的经济损失。

3、 缺乏会计电算化专业人才。

会计电算化是一个集会计和计算机专业于一身的新型专业,电算化会计人员不但要有扎实的会计财务知识,同时还要精通运用计算机进行精密的会计信息录入和保存,目前我国许多在职会计人员都是需要经过计算机等级培训才重新上岗的,但是实践经验比较差,计算机知识也不全面,在一些单位中,有经验的会计人员不懂计算机,而年轻的会计人员虽然了解计算机的操作步骤,但是会计工作经验不足,都需要锻炼和熟悉,才能将会计知识和计算机知识灵活地运用到企业单位的财务管理工作中。

三、 我国会计界面对挑战采取的措施

面对会计电算化时代的挑战,我国审计界应高瞻远瞩,组织力量对未来审计适应电算化环境进行相关的研究,提出相应对策。

(一)不断完善会计电算化信息系统内部控制。

内部控制制度的建立对于会计电算化信息系统尤为重要,内部控制可以确保单位内部各个子系统的财产安全和完整,保证数据的准确性和维护国家相关政策方针的实施、落实和执行,保护企业的经济利益和法律权利。内部监控必须要遵循权责明确,相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则,建立系统的人工与机器相结合的控制机制。首先是要制定好操作人员分工责任制,即对会计电算化权限的严格控制,系统操作员以外的操作人员只享有操作权限,各工作岗位的职责范围应明确规定不相容职务相分离,操作人员之间要相互独立又要互相制约,使得监控体系发挥严密监控、相互监督,促进提高经济效益的作用,防止舞弊现象的出现,确保会计系统运行的安全和可靠。良好的会计管理系统离不开完善的电算化会计信息系统的内部控制,我们还应注意多方面的问题:应在各部门配合下由财会部门具体负责电算化会计信息系统内部控制制度的制定;要遵守《会计法》、《企业会计准则》、《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计档案管理办法》等国家的有关规章制度。

(二)加强对在职会计人员的电算化知识培训。

由于会计电算化系统要比手工系统更为复杂,操作技术也更为高,所以使得审计内容和范围也更为广泛和复杂。审计人员除了要具有丰富的会计、审计等方面的知识和技能外,还必须掌握一定的计算机知识和应用技术。所以企业单位要有计划、有步骤地对现有专职审计人员在计算机、会计电算化系统的控制及计算机审计的技术方法等方面加以培训,使他们能胜任计算机审计工作。在一些小企业中还没有开展会计电算化教育,延误了企业的发展,所以只有重点培训一批真正具有中级会计电算化知识的人才,并在培训结束之后,每年将会计电算化作为重点知识进行后续教育培训,才能真正的帮助企业获得更多的经济利益。

(三)加强对在职会计电算化人员职业道德培训。

良好的职业道德是会计职业基本素质之一加强会计职业道德建设,才能从根本上提高会计电算化人员的职业技能水平,要培养会计诚信环境,改善奖惩激励机制。胡锦涛同志曾经说过:“没有好的思想品德,也就不能把学到的知识和技能真正的奉献给祖国和人民,为社会服务。”所以职业道德对于一个会计电算化人员来说是非常重要的,在我单位中,经常开展对“三个代表”重要思想和科学发展观等学习是必要的,这不仅能教育我们财会人员从思想上拥护中国共产党,还能加强我们的诚信和责任意识,遇到必须遵守《会计法》所规定的各项制度,这是强制的、无条件的,同时得自觉履行会计职业道德原则。会计电算化人员要培养高尚的品德,不仅需要努力认真地学习专业文化知识,提高对现代会计的认识,而且要自觉反省自己,以正确的会计职业道德观念战胜错误的会计职业道德观念。一个好的会计职业道德行为反复地进行就能形成在会计管理工作中习惯性的行为方式,也就形成了良好的会计职业道德品质。

四、结语

随着计算机知识的发展,现代会计电算化软件已经朝着网络化发展,比如公安,烟草,石化使用的用友NC系统,就是将财务数据库放在远程的服务器上,总账,报表都实现在线操作,大大提高了数据处理的快捷性和统一性。

因此,在经济贸易全球化的今天,会计电算化已成为当前会计工作的主要工具,是提高工作效率、运用计算机技术代替手工记账的基本方式。市场经济的高速发展,全球经济贸易的复杂多变,客观地分析会计电算化面临的问题,有针对性地提出解决问题的对策和措施,不仅对会计电算化工作,而且对整个会计系统,都具有重大的作用。

(作者单位:广西河池市烟草专卖局)

参考文献:

[1]王雪.信息时代企业会计电算化管理.中国新技术新产品,2008(12).

[2]王亚丽.会计电算化管理中经常出现的问题与对策.济源职业技术学院学报,2008(3).