高校教学秘书队伍现状与建设的思考

徐 庆

摘要：教学秘书作为教学管理部门领导的参谋助手，直接参与教学管理工作，在学校教学管理中起着重要的作用。本文从教学秘书工作的特点及作用着手，对高校教学秘书队伍现状和存在问题进行分析与思考，并就高校教学秘书队伍建设提出几点建设性意见。

关键词：教学秘书队伍现状队伍建设

高校的基本职能和根本任务是为现代化建设培养人才，教学工作是学校的中心工作，因而也就决定了教学管理在高校中具有至关重要的作用。高校教学秘书是指在高等学校院一级教学部门的教学管理中负责各类工作，并承办上级领导交办的各项有关工作的教学辅助管理人员。

近年来，随着高校办学规模的不断扩大，教学管理工作的难度和复杂程度也相应地提高，由此，也加大高校教学秘书的工作强度，对教学队伍形成了严峻的考验。高校教学秘书队伍建设势在必行。一直以来，教学秘书承担着琐碎而繁重的工作任务，可以形象地概括为“投来千条线，一人来收网”，可见其工作和地位的重要意义。在传统观念中人们将教学秘书岗位视为“办事员”。其工作的特点和作用没有得到正确的认识和应有的重视，教学秘书队伍的发展与建设严重滞后于教学管理的需要。在高校教学管理队伍中，教学秘书是最基层的工作者和各项教学管理工作的具体实施者，始终处在教学管理工作的前沿阵地，其素质的高低和工作质量的优劣，直接影响到学校教学管理水平和管理效率的高低，进而影响到学校教学质量的优劣。因此，探讨教学秘书工作的特点及作用，分析教学秘书队伍的现状与存在的问题，对加强教学秘书队伍建设，提高高校教学管理水平有着十分重要的现实意义。

一、教学秘书工作的特点与作用

(一)教学秘书的职责。

教学秘书的工作职责是在教务处和教学部门领导的指导下，按照一定的教学管理原则，运用恰当的管理方法，组织和协调各项教学活动，为顺利完成教学任务，实现教学目的提供必要条件，并对由此形成的各类档案材料进行整理、统计和保存。具体地讲，教学秘书工作的主要内容有：协助部门领导制订、实施教学计划；合理安排课堂教学、实践教学环节，并及时协调、处理教学过程中存在的问题；协助部门领导做好教师教学质量检查与监控；协助部门领导贯彻执行学校有关教学和学籍管理方面的规定；总结教学管理经验，收集、整理、保存有关教学文件、教学资料、实习报告、毕业论文等资料；组织安排考试，并做好成绩管理；组织安排相关业务会议；完成领导交办的其他任务等。

(二)教学秘书工作的特点。

教学秘书的工作职责决定了其工作具有以下特点：1．辅助性与独立性，教学秘书的工作是为了协助教学部门负责人做好各项教学管理工作，其业务工作从属于学校教学管理部门(教务处)和本部门负责人，受双重领导，处于从属地位，但在具体处理教学管理事务上有一定的独立性。2．政策性与灵活性，教学秘书的工作职能是贯彻执行国家教育方针政策和学校的相关规定，具有较强的政策性与原则性：教学秘书是各种教学管理政策与规定的基层贯彻者和实施者，直接面对政策与实际情况之间的矛盾与差异问题，需要灵活地运用各项政策解决实际问题。3．例行性与时限性，学校教学以学年、学期为周期不停地运转，学籍管理、课程安排、考试与成绩管理、教学质量检查等都具有周期性，教学秘书的工作则相应地具有例行性：与例行性相应的就是教学秘书工作具有一定的时间限制，学生选课、教材征订、教学资料与试卷的印制等有严格的时间要求。4．综合性、繁(复)杂性与准确性，教学秘书工作贯穿于教学活动的全过程，包括教学管理的方方面面，工作量大；涉及教师和学生的根本利益，工作难度大，具有综合性和复杂性，教学秘书工作琐碎繁杂，但要求准确不得有任何失误与差错，否则会造成严重的教学事故。5．管理、服务、教育的有机性，教学秘书是教学辅助管理人员，具有一定的管理权限，但教学秘书的工作性质更多地具有服务性，需要为教学管理领导、教师、学生服务，同时教学秘书也通过管理与服务对学生起到直接与间接的教育作用。6．机密性，教学秘书工作涉及试卷与成绩管理、教学文件与资料的整理与保存，具有一定的机密性。

(三)教学秘书在教学管理中的作用。

教学秘书工作的职责决定了其在教学管理中具有以下几点作用：1．助手与参谋作用，教学秘书是协助部门领导处理日常教学管理工作，是领导者的助手；同时，教学秘书根据自己在管理过程中获得的信息，为领导的决定提供参考意见，具有参谋作用。2．沟通与协调作用，教学秘书因工作需要经常与学校教务处、学生处及其他教学部门进行联系，特别是与本部门教师、辅导员、学生进行联系，为他们提供必要的服务，需要与当事人进行有效的沟通，同时教学秘书还要协调部门间、人员间、事件间的不同矛盾与冲突，以便教学工作的顺利开展，因此教学秘书在不同工作对象中起着沟通与协调作用。3．窗口与公关作用，教学秘书经常代表本部门与其它部门、单位进行正式的或非正式的接触和交往，其工作效率、工作作风、工作态度及精神风貌能够直接反映出教学秘书自身素质与能力的高低，同时也反映出所代表的部门作风、形象和管理水平，起到窗口与公关的作用。4．信息枢纽作用，教学秘书是教学管理的具体实施者，在工作中需要把学校及部门的政策、决策等信息向师生传达，同时也要将师生的意见反馈给有关部门的领导，在上情下达、下情上传中起到信息枢纽作用。5．管理育人作用，教学秘书虽然不直接参与教学工作，但可以利用工作中与学生联系广泛的特点在育人方面发挥积极作用。6．查考鉴证与咨询解答作用，教学秘书在参与教学管理工作中，要编制大量教学文书，其中一部分将立卷归档。成为重要的教学文件档案，备日后查考。这些教学文件档案是多年积累下来的智慧结晶。对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的继承和借鉴价值。教学秘书熟知学校有关教学的政策、文件、规定及操作流程，在师生询问时能给予正确解答，起到咨询解答的作用。

二、高校教学秘书队伍的现状及存在的问题

(一)高校教学秘书队伍的现状。

1．政治素质。教学秘书处于教学管理工作的第一线，工作范围广，内容多，责任大，要求其要有较强的事业心与责任感，具有奉献精神和任劳任怨的高尚情操。另外教学秘书工作政策性与原则性较强，具有一定的机密性。据有关调查资料显示，目前高校教学秘书队伍中中共党员比例仅为30％，这与教学秘书工作岗位的重要性相比明显有所偏低，但在近几年年度工作考核中高校教学秘书共有10人，次被评记功、11人，次被评为优秀，这说明高校教学秘书队伍整体素质较高，应加强培养与引导。

2．年龄与工作年限结构。同样从有关调查资料中看，在队伍年龄与工作年限结构上，教学秘书中有90％在40岁以下，有50％工作年限不到5年，说明高校教学秘书比较年轻化，能适应现代教学管理需要，但客观的不足之处

就是缺少必要的管理经验。

3．学历与专业结构。有关资料显示，高校教学秘书队伍学历结构中有50％是大专学历，相对于教师队伍、辅导员队伍和其他行政管理队伍而言，高校教学秘书队伍的学历结构偏低，有待进一步提高。从专业对口性上看，有60％是对口专业，说明高校教学秘书队伍的专业对口性还需要进一步加强。

4．职级与职称结构。据统计，高校教学秘书职级结构中文员、副科、正科比为4:3:3基本合理，但职称结构上只有一人为中级职称，其余没有职称，职称结构明显不合理。

(二)高校教学秘书队伍建设中存在的问题。

1．教学秘书队伍结构不够合理。由于受传统观念的影响，对教学秘书工作的性质与作用认识不充分，在教学秘书队伍建设上缺少长远的统一规划，造成其队伍结构不够合理、不尽完善。主要表现为整体学历水平还不高，需要进一步提高，以适应现代化管理需要；专业对口性不强，部分教学秘书都非教育类、管理类和文秘类专业出身，没有经过专门系统的学习和培训，不熟悉现代化管理思想，缺乏教育教学管理的理论知识，工作中主要是靠经验型管理方式，难以改进和提高教学管理方法和整体水平。

2．教学秘书队伍人员配置不足。高校扩大招生，在校生人数和任课教师人数都有较大幅度的增加，但教学秘书数量增幅较缓。如某校2000年在校本、专科学生为2441人，2005年增加到9104人，增长了3.73倍，而教学秘书人数仅由6人增加到10人，只增长了1.67倍，教学秘书队伍的增长率明显低于学生的增长率。管理幅度增加后，其难度呈几何级数增加，从这个意义上讲教学秘书数量的增长应远高于学生、教师的人数增长速度，只在这样才能确保管理质量。

3．缺乏业务学习与岗位培训，以经验管理为主。高校要实行科学化、规范化、程序化管理，提高学校的教学管理层次，就必须提高教学秘书的整体素质和管理水平。教学秘书需要掌握有关管理学、教育学、秘书学理论知识和现代化管理手段，以适应教学管理发展的新趋势，这就需要教学秘书在工作中不断地学习。学校应建立相应的制度、采取必要的措施以保障教学秘书的业务学习和岗位培训。高校教学秘书基本上属于经验型管理，对新进的教学秘书没有岗前培训，在工作中又缺少岗位培训，也没有组织教学秘书进行业务学习与交流。

4．工作待遇低与制度不健全。教学秘书的工资、津贴及待遇难以和教师、科研人员相比，与其他行政管理人员相比也不高，按科员级别聘任，最高也就是正科级，再无法上升，这样在一定程度上便影响到教学秘书的待遇，同时也影响到教学秘书的工作积极性。目前，在职称上，高校还没有明确教学秘书的职称聘任规定。

三、加强高校教学秘书队伍建设的思考

(一)重视教学秘书队伍建设，要有意识地加大建设力度。

目前高校教学秘书队伍建设中所存在问题的根源在于学校对教学秘书工作的性质与作用认识不足，对教学秘书队伍建设重视的程度远远不够。学校需要根据学生人数、教师人数按一定比例配置教学秘书，对教学秘书的学历、专业、年龄、性别等组成结构要有意识地控制，把教学秘书队伍建设与学校发展联系起来，以提高学校教学管理水平。促进学校内涵建设。

(二)把好进人关，优化学历与专业结构，多渠道提高学历层次。

随着高校教学管理改革和就业机制的转变，高校教学秘书队伍正在不断地向年轻化、专业化、高学历化方向发展，学校在引进教学秘书人员时应注意对其学历和专业结构的合理搭配。对在职教学秘书加强在岗继续教育，把教学秘书的培养纳入学校师资培养计划，为其提供进修深造机会。

(三)积极开展教学管理研究，提高教学管理理论水平，加强业务培训，提高业务能力和水平。

有组织地结合学校工作实际，开展教学管理研究，由教务处牵头，对教学过程中带有共性的问题进行有计划、有目的、有重点地探索和试验，建立教学管理研究立项制度。学校每年可拿出一定科研经费支持教学管理研究。使教学秘书能参加教学管理项目的研究活动，并鼓励其要不断研究教育理论，总结教学管理工作经验，撰写教学管理研究论文，将教学管理工作不断提高到新的更高水平。加强业务进修与培训工作，重视和支持教学秘书参加管理业务讲座会，提供机会让教学秘书外出参观学习，扩大业务工作视野。学校可利用现有资源，对教学秘书进行必要的业务培训，如管理学、教育学、计算机技术等方面的短期培训。

(四)重视优化职称结构，做好职称的评审和晋升工作。

学校可以考虑把教学秘书划归教师编制或研究员系列，纳入学校师资队伍建设规划体系，从学历、职称、年龄结构上从长计议。在职称评定、分配制度和教学管理工作等方面，学校可给予有效的政策保障，为教学秘书在评定技术职称等方面积极创造条件，促使其尽快成长，从而建设一支素质较高、结构合理，与学校建设和发展相适应的教学管理队伍。除为教学秘书设定可持续发展的职称、职级制度外，学校还应对长期从事教学秘书工作者给予一定的优惠政策，以鼓励教学秘书安心本职工作，同时为教学秘书提供多样化的职业前景，使其具有更为明确的发展目标。

(五)引入激励机制、开展教学管理评估和评奖工作，充分肯定教学秘书工作的地位与作用。

学校应开展教学秘书之间的岗位争优活动，评选优秀教学秘书，促进教学秘书自身的学习。教学秘书工作比较具体而细致，难以见成效，不容易被重视，在政治待遇、利益分配和职称评定方面处于劣势，需要改革现有管理制度，提高教学秘书待遇，使之与其工作地位与作用相适应。

总之，教学秘书是学校教学管理中的重要力量，其作用不容忽视，其工作质量和效率对学校教学管理工作有直接影响。加强教学秘书队伍建设、改善教学秘书队伍结构、提高教学秘书队伍整体素质是高校工作不容忽视的一项任务。学校要采取有效措施建设一支高素质、高效率的教学秘书队伍，充分发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中的积极作用。

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