搞好新形势下电子文件的归档管理

王　静

随着现代科学技术的迅猛发展，以电子计算机技术、现代通信技术、现代网络技术相融合的现代办公技术得到了广泛应用，纸质文件日益减少，取而代之的是大量的电子文件。对于海量的电子文件如何进行归档与管理，是摆在档案管理工作者面前的一个新课题。

一、电子文件的定义及其独有的特点

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（采用国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894——2002））它主要包括文本文件、数据文件、图形文件、“多媒体文件”、“程序文件”等等。所以电子文件有其自己独特的特点：

（一）它不再是直观的纸质文件，只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，使之还原为输入前状态，人们才能识读它。

（二）电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展或缩小其存储空间，从而进一步简化了固定实体状态的物理需求，节省了大量的空间及时间。

（三）电子信息和特定载体的分离性导致载体不再具有对信息的固化作用，计算机系统中信息的相对独立性，使人们对信息的增删更改十分方便。

（四）电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着信息压缩技术的进步，磁、光介质存储设备存储文字、图像影像、声音等信息的能力大大增加，实现了所谓的“海量存储”。

（五）电子文件中的数字信息不再是静止、固态、消极的信息，而是动态、可变、积极的信息。

（六）电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以组合称之为“多媒体文件”，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。

二、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差、易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘或用脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失；质量较差的磁盘，还会影响文件的可读性。为防止数据丢失，需制作多个备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

网络移交的途径有两条：

（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了其职能活动的概貌；上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，也应由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输，可借助信息管理网络，在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经过与办公自动化和信息管理部门协商后，再对归档的电子文件提出格式要求，但这种要求不能是唯一性的，还需认可几种通用性较强的软件才行。

（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人与人的界限，使之能更好地收集整理职能活动范围内所形成的电子文件，同时也为基于某一方面或几方面职能活动的内容建立系统创造了条件。选择该系统某一环节作为电子文件信息的汇集点也成为可能。

无论利用何种途径归档，必须由计算机和信息管理部门负责归档，即由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件数据的真实性、准确性。档案部门接收的电子文件应一律存入只读光盘，最好不要用磁盘进行存贮，更不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存载体。

三、电子文件归档的弊端

由于电子文件来源广泛，形成一个电子文件，不仅要有业务管理部门的承办人，而且还要有数据录入者、信息管理者与计算机技术人员等人员的参与。将头绪繁多的电子文件收集归档，失泄密的情况随时可能发生，因此，除了必须有一套严格的保密措施外，还必须具有一套严密的归档程序。一方面，与纸质文件相比，这是一项艰苦、细致、难度较大的工作。另外还因为大多数电子文件形成者囿于传统观念，误以为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。另一方面，由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人员来讲，不像从事纸质文件立卷工作那样驾轻就熟，容易产生畏难情绪，尤其对于日益先进的电子窃密手段望而却步。因此，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。作为相关部门的负责同志和工作人员，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，尽快将电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，并与上级档案管理部门相配合，结合自身实际，着眼于未来发展，努力建立起一套完善的归档制度，并从保密方面加以严格制约。

四、电子文件对档案业务管理工作的影响

（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库，被档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的立卷归档工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是基于手工管理档案的需要。而在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样庞杂的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，由于当前实行的是纸质文件与电子文件并行的“双轨制”，因此，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限。而电子文件，一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件。另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地被修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

因此，随着现代科学技术的进步，档案工作者一定要适应信息技术和档案事业的发展，积极主动地采取多种措施，注重自身的知识更新，除了努力掌握档案工作的基本知识外，还应了解和掌握计算机知识、网络知识、现代通信知识等现代科学知识，加快自身的知识结构的变革，以适应新形势发展的需要。作为上级领导及档案业务主管部门，也要以“只争朝夕”的精神抓住机遇，多途径、多层次培养人才，以迎接这个全新的信息时代的到来。总之，只有具备了上述素质要求的档案工作者，才能做好新形势下的电子文件的归档管理工作。（作者单位：黄河档案馆）