浅谈高校校长办公室秘书角色的定位

马　明

摘要：高校校长办公室是校长直接领导下的综合协调部门，也是保障高校决策实施,促进教学、科研、管理各项工作协调运作的重要部门。同时，校办作为大学行政领导部门的办公室在高校管理中发挥着举足轻重的作用，探讨校办秘书角色的定位，对于促进高校及办公室各项工作的开展具有十分重要的意义。本文旨在从高校办公室的特点及秘书的角色定位，如何扮演好校长办公室秘书这一角色两个方面入手，来探讨高校校长办公室秘书这一角色的定位。

关键词： 校长办公室 秘书 角色定位

随着高等教育的快速发展和高教改革的不断深入,高校管理工作的地位和作用日益凸现。作为校长直接领导下的，也是保障高校决策实施,促进教学、科研、管理各项工作协调运作的重要部门，校长办公室在高校管理中发挥着承上启下、协调左右、沟通内外、联系各方、照应疏通、协调平衡的纽带与中枢作用,办公室工作水平的高低直接影响到整个学校的管理效率和管理效益。

笔者将结合自身的工作实践与体会,本着务实求真的原则与思路,试从高校校长办公室工作的特点着手，阐述高校办公室秘书应该怎样做，才能更好地扮演好办公室秘书这一角色。

探讨这一问题，我们将从高校办公室的工作特点谈起：

一、高校办公室的特点及秘书的角色定位

(一) 高校办公室的特点[1]

本文在此谈论高校办公室的工作特点，主要是与政府办公室机构相比较而言的。

1.机构设置。众所周知，政府办公室机构设置一般是政务机构与专业机构并存,与政府办公室机构设置的复杂而言，高校办公室内设机构较为简单,一般因校制宜设置科室,把各种功能浓缩到有限的科室之中，主要设秘书、综合、信息等科室。2.工作职责。作为办公室，高校办公室和其他性质办公室一样，其工作职责主要包括参与政务、处理事务、协调关系和提供服务四个方面。但在实际的高校办公室设置中，职责交叉现象尤为突出,当然也更要求办公室工作人员既是“专才”又是“通才”、“全才”,可谓任重而道远。3.工作特性。作为一个综合性机构，高校办公室是一个地地道道的服务部门;既是领导的喉舌与耳目,又是从属领导的一个辅助性部门。4.工作要求。俗话说“办公室工作无小事,事事皆大事”。因此，高校办公室工作务必要做到办事丝丝入扣、办会缜密周致、办文滴水不漏。如果稍有不慎,其后果则不堪设想,小则将贻误工作,严重影响办公室在本单位的形象与地位,不利于办公室在今后工作中的协调和管理;大则将遗留隐患,给办公室工作甚至全局工作带来被动。

在以上的基础上，校长办公室工作也呈现出自己独有的特点：首先，校办是学校综合协调的核心部门；其次，校办是学校信息集散的中枢机构；第三，校办是学校调研辅助的参谋机关；第四，校办是学校内引外联的窗口机关。这些特点的呈现也为校办秘书的角色定位及职责提出了更高的要求。

（二） 高校办公室秘书的角色定位[3]

由于高校办公室自身特点，决定了高校办公室秘书这一角色的定位，主要有以下几个方面：

1.参与政务的参谋角色。高校办公室秘书是处于决策层次的非决策者,参与政务但不处理政务,参谋角色的实质就是为领导党务、政务决策提供参考。

2.处理事务的助理角色。助理角色是秘书角色定位中最核心的。协助领导高效完成各种事务,是高校办公室秘书最日常的工作,也是最基础的工作。

3.提供服务的服务者角色。从秘书职业的源头来看,高校办公室秘书主要是服务领导。但由于高校办公室工作的特殊性，要求高校办公室秘书工作不仅服务领导,同时要服务各学院、部门和广大师生,即实现“三服务”,达到“三满意”,即领导满意、基层满意、师生满意。

4.内交外联的协调员角色。办公室秘书要做好以下两方面的协调工作;一要协调好本单位与上级单位、兄弟院校、所在地方政府及其相关部门等的关系,为本单位的事业发展创造良好的外部环境;二要协调好本单位内部各学院、部门之间的关系,为单位的稳定与和谐发展创造良好的内部环境。

二、如何扮演好校长办公室秘书角色

作为一名高校校长办公室秘书，面对工作的全面性和复杂性，要想做到“办事、办文、办会”通达顺畅，成为一名既是“专才”又是“通才”、“全才”的合格秘书,笔者认为主要应该认真做好以下几个方面。

1.处理好各方关系[2]。

为了更好得协调各部门之间的关系，高校办公室秘书在工作中一定要处理好各方关系：一是处理好与领导的关系；二是处理好与教师的关系；三是处理好与校内其他部门员工的关系；四是处理好与本部门同事的关系。

2.要具备较高的政治素质和政策水平、良好的思想道德修养和文化素质。具备较好的政治理论素养,坚持正确的政治方向和立场是做好办公室工作的首要条件。因为校办的校内服务对象是高素质、高层次的学者体。校办工作人员必须时刻注意锤炼自己高尚的道德情操和文化素养,通过加强学习、加强自身建设,培养全面的科学文化素质,才能更好地与广大师生员工沟通,实现校办综合协调、全面服务、参谋助手等职能。

3.牢固树立六种意识[4]。

如何按照角色要求做好各项工作,达至社会或他人的角色期望,这是每位秘书必须思考的问题。笔者认为,为保证角色实践的成功,高校校长办公室秘书必须树立六种意识,即：责任意识、服从意识、主动意识、创新意识、效率意识和保密意识六种意识；换位思考理解位、准确就位不越位和提前到位勤补位三个问题。

4.大力增强信息素质[5]。

高校办公室工作是一项知识、信息高度密集的工作,自动化和信息化程度越来越高,办公手段日趋现代化。要应对这样一个知识化、信息化、网络化的时代,做好高校办公室工作,使之正常、有序、高效运转,办公室秘书就必须强化信息素质教育,加强信息素质修养,具备良好的信息品质，因此，在日常工作中，高校办公室秘书必须要注重信息意识的培养、信息能力的锻炼，以及信息知识的掌握。

5.先进的教育理念和管理理念。一方面,高校行政管理民主化、透明化、规范化和法制化的呼声日益高涨,行政工作围绕办学中心任务展开的观念也深入人心；另一方面,大学校园是一个理想化的所在地,氤氲其中的自由精神、批判精神和独立精神必然与上述规范管理、制度管理的理念产生一定冲突。校办作为维护全校行政系统运行秩序的枢纽机构,应当有意识地组织培训,使工作人员及时更新思想,了解和掌握先进的国内外教育理念和管理理念,并将其运用到实际工作中去,更好地将学术管理与行政管理有机结合起来,进一步提升工作水平。

参考文献：

[1]梁克东.高校办公室工作的规范与创新：与政府办公室工作比较中的审视和思考.浙江师范大学学报（社会科学版）. 2004,(2):92～95

[2]何华萍谈高校办公室秘书须处理好的几种关系.今日科苑.2007,12:208～209

[3]陆梅芳，陈仁伟试论现代高校办公室秘书的角色定位与实践策略.科技信息.200８，（16）：295～296

[4]吴纹 高校办公室秘书优化职能环境的分析与对策.岳阳职业技术学院学报.2008,(1):33～35

[5] 秦华 试论高校办公室秘书的信息素质.西华师范大学学报(哲社报).2004,(5):156～158

作者简介：马明（1980-），男，管理研究实习员，主要从事办公室文秘及外事管理。