建设工程档案的管理存在的问题与对策研究

孔祥莉

摘 要：目前随着我国这几年扩大内需的政策的激励下，各地建设工程项目迅猛增多，但是相应的建设工程档案管理工作确很落后，本文首先分析建设工程档案的管理存在的两个问题，最后详细讨论如何加强指导和监督，完善建设工程档案管理。

关键词：建设工程档案 档案管理 完善

一、建设工程档案的管理存在的问题

1.档案质量有待提高

在已经归档的材料中发现，建设工程档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍偏低，在已归档的建设工程档案中，一般单位只能做到目录级的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应电子稿。还有的单位因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步的整理。有的单位因为档案管理系统只是单机版的，查目录时也只能到档案部门查询。目前只有极少数单位档案馆近几年的建设工程档案做到了部分全文数字化，由建筑设计院设计的建设工程工程项目的图纸等均以纸质和电子两种形式归档，这样做使得归档较全面，利用也更便利。

长期以来，档案室存在的“手工劳动”的现状，其主要原因是：上级领导的重视不够，经费投入不足，方法。加之专业管理人员缺乏，不能及时引入先进的管理模式、管理手段和管理致使利用效果不佳。管理人员对所查找馆藏内容心中无数，对查找出的东西不知是否有价值，致使费时费力，查找效率低下，从而造成恶性循环，使档案利用率极其有限。

建设工程档案管理一般要经过收集、部门立卷、归档、档案馆二次整理这几个程序。其中，收集包括纸质材料、电子文件和特殊载体材料的收集。总的来说，收集的材料的质量高低直接影响建设工程档案的归档是否规范和利用的质量，是建设工程档案管理管理的重点和难点。

2.载体有待丰富

按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明特殊载体的材料匾乏，要么没有相应的材料，即使有一些有特殊载体材料，其数量也不超过5%，给单位留下了不可弥补的损失。大多数通常没有在工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人员兼职较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，无法购买，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。有的单位虽然拍了照片，但由于是业务部门多头拍摄，随机性强，收集难度很大。另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且属于“账外”档案，不易控制。许多建设声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，其中一些珍贵资料内容丢失。有些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。

二、加强指导和监督，完善建设工程档案管理

做好建设工程档案管理工作，不仅需要档案馆与建设工程部门的配合，更需要城市城建档案馆与建设单位的配合问题。行政部门专职档案员与建设工程部门兼职档案员对建设工程档案的收集各有优势，如能多沟通并结合各自的优势，对建设工程档案的收集工作大有帮助，同时也提高了档案员的业务水平。建设工程档案的资料较多，收集时要边收集边整理。按相关规定的条目分类，发现有遗漏的材料，及时找相关部门和人员补齐。按照客观的建设工程程序编辑，立卷齐整美观。在归档的过程中建设工程部门的兼职档案员应主动向档案管理部门请教，档案行政管理部门的专职档案员也应多到建设工程部门进行档案业务指导，使材料的归档符合档案管理的规范化要求。

档案部门应积极到建设工程部门和工地进行调研，与建设工程部门工作人员一起制定详细周全的归档范围，特别是一些重要的材料要尽可能地详细清楚，以便于建设工程部门的兼职档案员配合。档案行政管理部门和建设工程部门的指导和监督可分三个阶段进行：

1.事前指导

在建设工程档案立卷之前，档案部门要和建设工程部门的兼职档案员进行工程情况的了解。如请兼职档案员协助填“年度工程统计表”等，对本年有哪些建设工程项目的材料需要归档需了如指掌。同时还应对建设工程处的兼职档案员进行归档辅导和培训，让兼职档案员对应归的材料有大致的了解，并且提醒保留照片等材料，同时对电子文件的归档也应有交待。

2.全程参与，工程与归档同步进行

施工阶段产生、形成的工程系统质量保证性材料是建设工程档案的核心部分，这些材料直接记述和反映工程建设的内在结构和质量档案管理部门应以高度的责任感深入实际、积极主动地检查、督促有关施工管理部门和责任人。使其及时做好收集工作，最大限度地确保该阶段工程质量保证材料与所记录的对象保持一致：要做到这一点，在具体管理工作中应坚持“三同步”。首先，坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。其次，要坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。第三，要坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷，使它与项目的实际工程进程同步。档案验收应重点检查:工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件，检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应站在维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全这一高度，敢于顶真，严肃认真地把好这最后一关。

3.事后监督

事后监督主要是针对一些帐外建设工程料的收集，如照片和图纸电子稿的收集。照片等材料表现建筑的原貌和进程；档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量无法控制，工作十分被动。这就要求档案馆的工作结合工程进度中所了解的情况，及时检查所上交的这部分材料，事后监督这些建设声像材料形成部门及时将这些材料交给档案馆，使整个工程项目中产生的档案得以完整保存。和照片等声像档案保存相比较，图纸的电子稿是比较简单的，只要在监督基建部门在竣工后内一定时期内将图纸的电子稿以光盘或是电子文件形式交由档案部门保存，档案部门可根据实体对出其完整性和统一性进行监督。

参考文献：

[1] 宗文萍. 论档案法制建设的原则[J]档案学通讯, 2003,(04) .

[2] 马叶香. 做好大型基本建设工程文件归档工作[J]档案学通讯, 2003,(05).

作者单位：吉林省吉林市高新区环境卫生管理处