浅谈如何建立家庭档案

李　华　冯丽萍

进入21世纪,我国迈向了建设和谐社会的新征程。作为社会细胞的家庭,必然在工作、学习、生活中形成多种形式和载体的材料,这就是家庭档案。它是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的,归属个人和家庭保存备查的文字、图表、照片、录音、录像等实物和其他形式的历史记录。家庭档案与人们的工作、生活息息相关,不可分离。如果每个家庭都建立并利用好这些档案,就会为我们的工作带来很大的便利,给我们的生活带来无限的乐趣,为社会创造出宝贵的财富。所以,管理并运用好家庭档案就成了新时期坚持以人为本、创造和谐新生活的客观需要。

一、家庭档案的作用

一般来说,家庭档案的作用主要有以下几个方面:

(一)家庭档案能为工作、学习、生活提供极大便利

1.能为工作和学习提供丰富的参考资料。很多家庭都注意搜集、整理各种学习参考资料,这些材料经系统整理、分类存放后,用时就会非常方便,就会保证工作、学习的效果。

2.能为处理日常生活问题提供方便。生活中人们经常会遇到一些麻烦和困难,如家中的贵重物品放在何处,在医院看病时,能不能提供病历资料供医生复诊,存款单据丢失后,如何找到密码挂失等等。这些问题如果有了完整的家庭档案,就迎刃而解了。

3.能节省大量查找物品的时间。生活中人们经常要查找各种证件、学习资料等。建立了家庭档案,实行分类管理后,就会很容易找到;反之,就要耽误很多时间。

4.能为平息家庭纠纷提供依据。在遗产继承、赡养老人、财产分配等日常问题上,有时会发生一些纠纷。这些问题若预先立有遗嘱、协议或其他具有法律效力的文书,就往往能够顺利解决。

(二)家庭档案能为构建和谐家庭提供帮助

家庭档案中的许多材料,都能在帮助子女教育、增进亲人感情方面派上用场。如利用成果档案中的毕业证书、获奖荣誉、科研成果等,就能帮助子女在成长的过程中学会体验创业的艰难,感受成功的喜悦,感激老师、朋友、亲人的帮助,养成一颗感恩的心;如通过欣赏家庭档案中不同时期的各类照片,尤其是孩子不同时期的成长照、夫妻间的结婚照以及旅游时的风景纪念照等,往往能陶冶情操,增添生活的情趣和乐趣;如通过婚姻档案,还能使夫妻间常忆起恋爱时和婚后生活中的甜蜜而美好的往事,从而增进感情,化解矛盾,营造温馨的家庭氛围。

二、家庭档案的收集范围

建立家庭档案应该先从收集工作入手,即:把散存在家庭成员手中和其他方面具有保存价值的材料收集起来,集中统一管理。收集工作面广量大,收集时要抓住重点,建议从以下几个方面着手:

(一)宝宝康乐档案材料:包括孕产期的记录、出生证、独生子女证、音像、照片等。

(二)恋爱婚姻档案材料:包括恋爱书信、照片,结婚证书、婚礼音像、照片等。

(三)学生教育档案材料:包括入学通知书,典型的学习课本、成绩单,学生证、毕业证,资格证、培训证、荣誉证书等,学校生活的音像、照片,师生往来信函、毕业纪念册等,以及择业材料和其他教育材料。

(四)家庭理财档案材料:包括购物发票、债券、存折、协议、合同等,房产买卖协议、产权证、土地使用证等,藏品、耐用物品、大件物品登记和使用说明等材料,投保单和投保、受益情况记录,家用电器等用品说明书、保修单、合格证和维修记录,财产捐赠、遗书、遗嘱以及公证书等材料。

(五)医疗保健档案材料:包括病历、诊断书、医保卡、体检材料等,家族病史记录,科学生活常识等材料。

(六)工作生活档案材料:包括身份证、户口簿、工作证、驾驶证、行驶证、聘书、任命书等证件,加入组织的申请书、党(团)证、党(团)徽及参加活动的记录,工作简历等,发表的论文及剪报、著作手稿,科研成果等材料,工作照片及音像材料。

(七)家庭历史档案材料:包括家族谱牒、人物传记和家族系统图,全家福照片、家庭成员有纪念意义的照片、音像等,家庭大事记等,旁系亲属简况等材料。收集工作是家庭档案管理的基础,做不好收集工作,就不会有完整的家庭档案。

三、家庭档案的分类

家庭档案的基本分类方法:

(一)按家庭成员分类,家庭中有多少位成员就设多少类,外加综合类。

(二)按家庭档案的形式可分为书信类、证书类、手稿类、票据类、病历类、字画类、照片类、录音(像)带类、综合类等。

(三)按家庭档案所反映的内容可分为宝宝幼教类、成长教育类、工作生活类、恋爱婚姻类等。

家庭档案数量较多的,还可采用以下分类方法:

(一)形式一内容分类法。即先把家庭档案按形式分开,然后在形式下再分内容;家庭档案数量较多的也可在形式下按成员直接进行分类。

(二)内容一成员分类法。即先把家庭档案材料按内容分开,然后在内容下面再分家庭成员。

(三)成员一形式分类法。即先把家庭档案材料按成员分开,然后在成员下面再分形式。

四、家庭档案的整理及利用

把握了分类方法后,就可以在收集的基础上,将处于零散的和需要条理化的家庭档案材料,进行基本的分类、排列和编号、编目、装盒,组成有序的体系。整理工作要谨循家庭档案的自然形成规律,并保持档案材料之间的有机联系。整理工作可参考机关档案的整理方法进行。现就一些特别之处提出以下建议:

(一)照片、录音、录像、光盘可根据实际情况确定装具,按张、盘注明时间、地点、人物和简洁的说明等。

(二)材料分类后装档案盒(档案袋)保存,不同类别材料不能装入同一盒(袋)中。

(三)图书及收藏品等可直接摆放在书橱或其他地方,编号登记。

(四)每盒(袋)材料应按时间顺序或相互联系进行排列,并顺序编号,同时编写文件目录。 整理好后的家庭档案应妥善保管存放,也可将编制好的家庭档案检索目录或重要文字材料输入电脑,并对重要文档资料备份保存。

相信建立完整的家庭档案一定会让你的生活充满乐趣,受益无穷,更会给你的孩子留下许多精神财富。

(编辑/永安)