秘书工作的原则与基本要求

姜弘乾

原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志,是行为主体用来规范、约束自己言行的;而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件,是外界(对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等)希望行为主体做到的。秘书工作作为一项专业化的社会职业,它具有秘书工作特有的原则与基本要求。

一、秘书工作的原则

1.守法遵纪原则。这不是指秘书在个人行为上要遵纪守法,而是指秘书在工作上必须合乎法律规范、纪律规范、政策规范。秘书起草文件或对领导的决策提出意见、建议乃至决策方案,必须注意其内容的合法性,符号党和国家的政策规定。秘书应牢固树立法则观念、纪律观念和政策观念,避免工作中出现违规现象。说法遵纪原则还体现在:遵守工作纪律绝不越权行事,遵守包密纪律绝不泄露机密,在信访、接待、处理突发事件等工作中严格按照有关政策规定办事等等。

2.求真务实原则。所谓求真,就是秘书工作必须贯彻党的实事求是的思想路线,坚决反对弄虚作假行为。在秘书的具体工作中,调查研究、信息工作、文稿撰拟、信访案件的处理等等,凡是涉及具体材料的事项特别要注意尊重事实、既不可故意隐瞒事实、弄虚作假,也不能不经调查核实就想当然地虚构事实和数据。所谓务实,就是秘书工作要讲究实效,反对形式主义的工作作风。秘书部门向领导提出的建议或决策方案,要注意方案的切实可行,不能只追求轰动效应,专做表面文章,毫无实事求是之意,只有哗众取宠之心。秘书不但要说实话,更要为领导、为机关、为群众多做实事。

3.超前服务原则。秘书工作的超前性主要表现在辅助决策诸项工作中,如信息工作、调查研究、协调工作等。在信息工作中,秘书部门不能等领导布置任务才去收集有关信息。要根据形式发展的规律,平时就注意收集那些对本单位发展有重要价值的信息,及时向领导提高高价值的信息,并提出信息分析的结论,必要时提出富有创意而又切实可行的建议。至于社会调查,更不能在领导要制度某项政策时再去搞调研,政策的制定或调整是在秘书部门调查研究基础上才作出的,即先由秘书部门的调查研究和参谋建议,后有领导机关政策的出台或调制。协调工作的超前性是指要把重点放在防止出现不协调的想象上,或把不协调现象消灭在萌芽状态,不要等到矛盾尖锐化表面化才开始协调,这就要求秘书要有高度的预见性。

4.服从大局原则。秘书部门是机关的综合部门,对组织的发展和机关的正常运转具有特别的作用,秘书人员应站在系统整体利益的角度来处理局部与全局的关系。秘书部门也有自身利益,当它与系统的全局利益发生冲突的时候,应当毫不犹豫地牺牲局部利益,而维护组织的整体利益。秘书人员应协助领导协调好各个局部的利益,使利益关系得到平衡。在协调局部利益的过程中,任何部门都有服从全局利益,作为领导助手和参谋的办公室如果不能自觉地做到以大局为重,领导怎么能要求其他智能部门作出局部利益的牺牲呢?从这个角度看,秘书部门为机关各部门做出服从大局的表率,就是对领导工作的最好辅助。

5.团结协作原则。团结就是力量,协作才有效率。对于一个组织来说,任何工作都需要发挥整体的作用,才能达到预定的目标,这就离不开部门之间、人员之间的团结协作。贯彻团结协作的原则,是秘书人员首先要有坚定而正确的信念。从党政机关来讲,这个信念就是富国富民,就是建设和谐社会,就是各项事业的协调发展;从一个具体企业单位来讲,就是努力使本单位取得卓著的业绩,实现可持续发展。秘书工作的团结协作原则是体现三个层面上:一是秘书部门与本机关各个部门要建立良好的协作关系,在工作上互相配合,互相支持,形成系统的合力。二是秘书部门还需要同其他单位的秘书部门建立良好的协作关系,在信息互通、资源共享、文书往来、随从领导下基层调查研究或到上级机关汇报工作等方面,都需要良好的协作关系。三是秘书部门内部工作人员之间要团结协作,秘书工作的综合性决定了秘书部门内部的分工不可能太细,而且秘书陪同领导出差的机会很多,出差人平时的工作就必然要由其他秘书来临时代管,因此办公室秘书之间的团结协作就比其他部门人员的协作更重要。

6.联系群众原则。秘书部门不但从根本上说是为人民服务,而且秘书部门的许多具体工作中也直接为群众提供具体的服务。树立为民服务的意识是做好秘书工作的条件之一。除此之外,联系群众的原则还表现在两个方面:一是秘书部门是领导联系群众的桥梁。群众的生活、思想、要求、意见等等,一般通过秘书部门反映给领导,而领导机关的政策目标、决策意图、指挥决心等等,一般也是通过秘书部门一系列工作传达到基层和群众,秘书人员要自觉意识到秘书部门这一特殊地位,承担起密切领导机关与群众关系的重大责任。秘书工作者必须相信群众,把人民群众作为依靠对象,而不能作为防范对象,因为我们党是代表广大人民群众根本利益的,我们的政府是人民的政府,党政机关的领导没有任何害怕群众的理由。二是秘书部门的许多工作必须依靠群众的支持和配合,才能取得良好的效果。

二、秘书工作的基本要求

秘书工作的基本要求是:主动、高效、准确、保密。

秘书工作的内容非常丰富,每一项具体工作各有一些不同的具体要求,信息工作有信息工作的要求,文书工作有文书工作的要求,接待工作有接待工作的要求,等等。这里所说的“主动、高效、准确、保密”四条基本要求,是根据秘书部门的基本智能和秘书工作的主要性质,对秘书工作提出的总的要求,也是秘书工作的服务对象期望秘书工作者达到的水平,它普遍适用于秘书部门的各项具体工作。

1.主动。秘书工作是为了领导活动服务的,这种服务本身不能是被动的,而应是主动的。秘书在自己的职权范围内应该敢于负责,充分发挥主观能动性和聪明才智,进行富有成效的创造性工作。主动不仅表现在辅助决策诸项工作的超前服务上,而且也表现在常规工作中。对于大量的庞杂而琐碎的事务,秘书不能被动应付,而应该把工作安排的科学化、程序化,做到忙而不乱。无论是政务工作还是业务工作、事务工作,无论是常规性工作还是临时性任务都有以积极主动的态度和强烈的责任感去完成。如果缺乏主动进取精神,工作消极被动,什么事都不敢负责任,事无巨细都要让领导拿主意给办法,就会加重领导的负担,这样的秘书不可能受到领导的欢迎。秘书要做到工作主动,就必须多从领导的角度考虑问题,要能够预见到领导将要进行哪些活动,将要需要哪些方面的信息资料,哪些工作需要提前作准备,这样在领导一旦需要时,秘书就不会措手不及,被动应付。

2.高效。高效是指花尽量少的时间、精力和物力取得最好的效果。任何工作都有讲究效率,秘书工作的高效要求尤为重要,因为秘书工作的效率直接影响到领导工作的效率和质量,也影响整个机关的办事效率。秘书部门办事效率高,对克服机关的官僚主义作风具有重要意义。秘书部门的工作效率,主要体现在办公、办会、办事的速度上,即要求秘书无论做什么工作,都要讲究一个“快”字。讲究快的同时,不是说就可以忽视工作质量,因为效率必须保证质量为前提。秘书工作的效率,是由多方面因素决定的,比如办公室内部管理水平如何,办公设备是否先进,整个机关的工作作风,秘书人员的能力和效率观念等等。因此,要提高秘书工作的效率,必须从多方面努力。但是,秘书人员不断提高自身的能力、树立高度的效率观念这个主观因素,无疑是其中最重要的一个方面。

3.准确。准确是对秘书工作质量的要求,也是提高效率的基础。秘书的很多工作跟领导的决策指挥直接相关,任何差错都可能造成非常严重的后果。秘书起草或校对文件时,如果有一个提法不准确,或者有一个字、一个数据甚至一个标点符号有错误,都会影响对文件精神的理解,文件一旦发出就可能造成重大政策性事故。秘书做会议记录,如果听错、记错一句话,就会留下错误的原始记录。秘书在传达领导指示时,必须准确无误,不得走样,不得加进有违领导本意的个人主观意见,否则也可能造成严重后果。秘书在整理调查材料或加工处理信息时,必须仔细校对核查每一个重要数据,不得有任何马虎。要保证秘书工作准确无误,不出差错,秘书人员必须做到:要坚持实事求是的原则,坚决反对瞒报浮夸,弄虚作假的恶劣作风,因为任何虚假不实的东西不可能是准确的;要有高度的政治责任感,严谨认真的工作态度,踏实细致、一丝不苟的工作作风,秘书工作中出现的差错,许多是由于秘书工作的不够认真造成的;要严格执行各种规章制度,例如岗位责任制、公文的审核签发制度、印章使用登记制度等等;要提高自己的思想理论水平和政治水平,这是准确理解领导决策意图和具体指示的主观条件,是避免内容差错所必须的,因为只有准确地理解,才能准确地形成文字、准确地上下传达、准确地贯彻执行。

4.保密。秘书工作是机要性强的工作,对秘书人员的保密要求比对机关一般人员的要求要高,因为秘书了解的机密范围广,级别高,一旦泄密对国家和单位造成的损失也特别严重。秘书工作要做到保密,就必须建立严格的保密制度,办公室要配备必要的保密设备,如专用的文件保密室或机密文件保险柜等等。秘书人员的保密观念则是做好保密工作的主观条件。要做到不该说的机密绝对不说;不该问的绝对不问;不该看的机密绝对不看;不该记录的机密绝对不记录;不在非机密本上记录机密;不在私人通信中涉及机密;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;不在普通电话、普通信息网上传达机密事项;不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

(编辑/永安)