协同软件应用的春天还未到来

支 论

微软Office部门高级副总裁史蒂文·斯诺夫斯基说,微软认为协同的目标是帮助人们在一起更为有效地工作。为了实现这个目的,微软在四个方面提供了协同解决方案,包括集成通信、协同办公环境、访问信息与人员以及人员流程控制。

国内相关研究人员对协同软件的定义是:协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;各种通信软件,如E-Mail、即时通信、VoIP等。

随着网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出,协同软件概念也赋予了新的含义,例如结合了Internet、工作流、即时通讯和SOA 等多种技术和手段。

无论是从微软提出的协同解决方案的四个构成要件,还是从国内研究界对协同软件的定义来看,都认为协同软件包含两个主要的组成部分:一个是协同通讯机制,即提供协同的通讯环境;另一个是信息交互的平台,提供协同的信息交流。由于协同通讯很大程度上依赖于硬件设备的提供与网络通讯设置等高技术通讯手段,国内专注于协同通讯领域的公司并不多见。那么在信息交流软件平台方面,国内软件公司的发展水平怎么样呢?

从以上协同软件的定义中可以看到,信息交流的软件平台必须具备的四个功能是工作流管理、项目管理、知识管理与信息门户。

工作流(Workflow),是指工作的次序、步骤等工作过程,也常常被称为工作流程,工作流管理有时也被称为业务流程管理(BPM,Business Process Management)。因为工作流能够使工作事务在多人之间有效流转,而带来协同应用效果,从而占据协同软件的“核心”地位,也成为协同软件驱动各项应用步骤与程序的引擎。

在工作流引擎基础之上,企业的重大生产经营活动中,如新产品的研究开发、新产品的试生产、采购项目监控、重大销售项目追踪等,无一不与项目管理技巧与项目管理方案密切相关。

任何一个企事业单位的协同能力,无疑要靠其员工的知识管理来支撑。任何单位的业务或事务处理都是由人来完成的,怎样确保处理过程中的知识被有效存储,得以在员工中继承和发扬,是每个企事业单位需要解决的重要问题。而这一切,需要协同软件的知识管理功能来得以实现。

当前,信息门户的概念被滥用了,很多场合下甚至成为网站的代名词。笔者认为信息门户最起码要具备集成的功能——将企事业单位的信息系统应用集成在统一的门户上,这一门户成为唯一的内外信息交流窗口。信息门户其次要具备权限分配功能——不同的使用者虽然面对的是同一交互门户,却可获得与权限相对应的不同交互信息。

以上四个功能是协同软件必须具备的基本功能。目前国内众多的协同软件提供商大都宣传其软件同时具备了四个功能,但仔细研究其产品,会发现这些功能或多或少会有缺失,即使有些软件勉强具备这些功能的雏形,其完善程度和实用性方面离顾客的需求也有相当大的差距。这些状况说明,在协同软件这一领域,国内软件行业整体竞争实力尚不强大,由于缺乏深厚的研究基础,缺乏对顾客需求的深刻研究,尽管业内一直宣传协同软件前景如何如何广阔,但协同软件应用的春天远远还未到来。