中国古代秘书制度设计中的效率意识

吴 璇 左松涛 马景文

摘要中国古代秘书工作在其漫长的历史演进过程中,形成了一套完整而颇具特色的制度,以现代管理的眼光去分析,无论是其宏观设计还是微观掌控,其中都渗透着强烈的效率意识,从而为国家行政工作的效率实现提供了强有力的保证。这种将效率意识渗透于制度设计以保证组织效率的做法,很值得现代各类组织学习和借鉴。

关键词古代秘书制度 设计 效率意识

中图分类号:K207文献标识码:A

效率,作为组织存在与发展的一个重要因素,自改革开放以来,就受到各式各样尤其是经济类组织的重视,有些企业甚至喊出了“时间就是金钱,效率就是生命”的口号,将效率问题提到了一个很高的位置上。

随着对效率的重视,效率从何而来就成为了各类组织极为关注的问题。由于中国近代工商业的不发达,不能提供很多这方面的经验,于是从欧美乃至日本等发达国家取经学习,就成为了改革开放以来向外学习的一个重要方面,而中国各类现代组织也确实从中获得了很多宝贵的经验,从而促进了组织效率的提升,为组织的生存与发展提供了重要保证。

在效率问题上,难道中国本土真的没有可资借鉴的经验吗?当我们把目光放得更远些,回溯历史,就会发现在有着五千年文明延续的国家管理中,在效率问题上积累了非常多的宝贵经验,在这里我们将重点探讨作为其重要组成部分的秘书工作中所表现出来的效率经验。

作为国家管理重要组成部分的秘书工作,与中华民族的文明史一样,也有近五千年的发展历史。它萌生于原始社会后期,经夏商周而确立,秦汉时更获得长足发展,魏晋南北朝时又颇多演进变化,至唐宋臻于成熟,明清时代则更为健全和完善,从而形成了独具特色的中国古代秘书工作体制。

在其漫长的历史发展过程中,作为国家行政管理体系中重要组成部分的秘书工作,为了实现组织的效率,十分注意在制度设计中完成对效率的保证和提升,这种予效率保证于制度设计的思想非常值得现代组织思考和学习。

要想很好地认识中国古代秘书工作制度中的效率意识,我们需要首先界定效率的概念,在本文中,效率指的是“人或机器在单位时间内完成的工作量的大小”。通过对于这个概念的分析,我们不难发现,效率实现的关键是时间的节约;就一件事情的处理,越是能够节约时间,组织的工作效率就越高。

为了实现时间节约,以获得效率的保证和提升,统治者即组织的管理者——国家在组织机构的设置上,从设计的角度体现了一种大效率观,即不断追求人与事的有效对接,让人与事归入合理的秩序中,从而为效率的实现奠定了坚实基础。

在原始社会,由于需要辅助管理的事物相对较少,秘书的分工不是很细,基本是一人兼多事。随着国家的确立,秘书的分工也开始了,至西周时,王室设立了以太史为首的秘书工作机构——太史寮,其下设五史,各有职掌,分工很细,并且各级政府中也都设立了相应的秘书机构。

秦朝统一后,在朝廷设立御史大夫府,其主官御史大夫“受公卿奏章,掌天下文书”,是国家行政体系内的秘书机构,同时皇帝还身边还有尚书、博士等专门秘书,负责有关事宜。汉朝基本沿袭秦制。

至魏晋南北朝时,逐渐形成了中书、门下、尚书并列的“三省制”并一直延续到宋代。三省之间的关系是“中书出令,门下审议,尚书执行”,这样的分工使得中书省作为中央的秘书机关,可以更专业地负责政令的起草、拟制,而其他二省的存在则有利于避免偏差和失误。

至宋代,在沿袭前代三省之设外,又另设枢密院专掌军国机务,出纳密令,从而使得专业分工在国家层面上更加细密,专业人士处理专项事物的特点也更加明显,从保证国家的行政效率上又有了进一步的发展。

元、明、清三代,在秘书机构的设置上,虽各有变化,但总体上是朝着分工更加细密的方向发展的。

以上秘书机构设置的变迁,其间虽然揉杂了统治者对于王权和皇权控制的考虑,但总体上是表现出了追求组织效率的倾向。作为一个庞大的组织,国家所要处理的事物极其繁杂,如果效率不高,对于各级主政者来说,无疑意味着巨大的麻烦甚至灾难,因此,如何以高效率来应对繁杂的事物,就成为主政者必须用心考虑和设计的问题。

要实现组织工作的高效率,从大处着眼,就在于人与事的有效对接,以及在这个对接过程中所获得的优化秩序,这也是组织效率的根本所在;而实现的手段,在于细分,即事物分类更细,而人员更加专业。我们看到秘书机构设置变化的引线恰恰在此,于是本来繁杂的大量事物得以各归其所,而处理事物的人员也变得越来越专业,于是,宏观的机构设置愈趋专业化,与微观的各机构内有关秘书人员的专业化,实现了有力的对接,这种秩序优化使组织效率从根本上获得了保证。

在实现人与事的有效对接,以及宏观的秩序优化方面,我们虽然不能直接地看到时间的节约,但正如“大象无形,大音希声”,其实是体现了最大的时间节约。因为不专业的人员与混乱的秩序,是效率的最大“杀手”,优秀的组织设计恰恰是克服这个杀手的最有效武器。

接下来,我们看到的是在文书方面的标准化。从效率的角度而言,组织规模越是庞大,标准化在其中所起的作用也就越大,对于组织效率的提升与帮助也就越大。

在秘书工作中,文书作为最重要的处理事务的依据和载体,占据了秘书事务一个相当大的比例,如秦代曾以法律的形式规定“有事请者,必以书,毋口请”,汉代更“以文书御天下”,以后各代,虽程度有所不同,但基本宗旨不变。因而,要实现组织效率,围绕文书来做文章,就成为一个必由之选。而在文书方面,最显著的以效率为目标的做法就是标准化。具体如下:

(1)统一行文标准文字。文字作为文书的载体,如果不统一,必然会极大影响文书的阅读、理解速度,从而影响其处理的效率,因此,历代统治者都非常重视文字的标准制定。秦朝统一天下后,下令废除他国异文,规定以加工整理的秦“小篆”为通用标准文字,后又整理出书写较为简便的“隶书”、“草篆”辅助行文;两汉时期,隶书、草篆成为标准文字。以后,各朝代也有各自的严格规定。统一的文字,大大减轻了文书书写、阅读和处理时的负担,对于效率的实现起到了很大的作用。

(2)统一文书体制。文书体制对于公文处理的效率有着更大的影响,如果文书没有标准,则本来应该上行的文书却发向下级,本来该皇帝专用的文书,大臣却使用了,势必造成整个行政体系的混乱,大大降低行政工作的效率。因此,制定出明确的文书体制就显得极其重要。

秦代规定了策书、制书、诏书、戒书为御用文书(下行文),章、表、奏、议为官僚奏疏(上行文),此外,对于官府移行文书(如檄、蝶、符书等)也做了统一规定。后来,历朝历代,虽依据当时情况,而增减文书种类,乃至变化用途,但无不对其有着严格规定,目的就是为了避免混乱,提高效率。

(3)规范公文特殊用语和书写格式。秦代规定,皇帝自称“朕”,臣民称皇帝为“陛下”,还规定了“避讳”“抬头”、批复与结尾用语等书写规范,以后历代,虽有变化,但大体沿用。这些规定虽然细微,但在公文写作和处理上,却可以避免很多无谓的时间浪费,从而实现效率的提升。

(4)在公文书写材料方面,也在逐渐地标准化。秦汉时期,多以简牍为书写材料,随着造纸技术的发明和普及,在东晋末年,桓玄以江州刺史督八州军事时,下令革除竹、木、帛、纸混用旧习,规定公文一律用毛笔在纸上书写,从此,使用纸张制作文书遂成风气。

以上文书制作方面的标准化规定,以文书制作所涉要素为着眼点,分别从不同程度上实现了时间的节约,仅从这个过程本身即已意味着效率的提升,更重要的是,文书体制方面的标准化规定,为组织机构的合理设置、人员配备提供了有力支持,为整体效率的实现做出了更多贡献。

在文书的处理流程中,无论是在运转过程中,还是在具体处理的过程中,都有着强烈的时间意识,目的当然也是为了提高效率。

一个组织的效率高低,在相当程度上,取决于其事务处理的流程是否合理、科学。为了获得高效率,中国古代秘书工作中极其重视文书的流转过程的优化。秦汉时期,即已确立公文运行传递制度,主要包括逐级行文制度、主发与签署制度、邮传制度(以邮、亭、驿传送文书)、行书记录与回文制度(记录公文传送行程、时间及收发文登记)等。

以后的历朝历代,在流程的管理上也下了很多功夫,以保证组织效率的实现。以宋代为例,一般文书传递时只须“通封”,贴黄便可,而事关机密、灾异等,则必须“实封”,即密封,封面不贴黄,只贴“系机密”或“急速”字样,从而保证了重要文书的传递效率。朝廷还规定,各官府抄录枢密院的一般札子不得超过两天,皇帝的制敕,一般限当日抄完,如果制敕文字超过一百张纸者可宽限一天,超过两百张纸者可宽限两天,即每一百张纸加一天,但最多不超过五天。其他的文书依此类推,但最多不超过十天。军事急件,不以纸数,皆限当日录毕发出。明清时期,更加健全京师到地方的驿传系统,设“急传铺”专递紧急文书,设“捷报处”负责速呈奏折及交发谕旨与折批等,这些规定都是为了提高时间的利用率,从而提高了工作的效率。

以制度化的方式,来约定文书流动过程,充分地考虑了各环节之间的关系,最大程度上避免了时间的浪费,从而实现了效率的保证。

在文书的处理过程中,其有关的制度规定,也渗透着强烈的效率意识。如宋代,主要依据事情的大小缓急而定,其行遣小事限五日,中事十日,大事二十日,并且无论小事、中事、大事,文书收发之日都不算在内。在规定时限内无法处理完毕的必须事先向上级机关报告原因。这样的规定,自然使得各级官吏不得不努力提高办事效率,以免被责怪和处分,于是组织的效率得以保证。

在文书的具体办理制度中,我们也可发现通过节约时间,以提升效率的影子。

如一文一事制度,请示类公文要求在一份公文中只能写一件事情。这一制度始于魏晋南北朝,通用于唐代,在宋代则见诸典籍记载,并且一直沿用到今天。该制度规定,即有着明显的效率方面的考虑:假设几件事情同时列于一份公文之中,如果不能同时批准,则必然影响其他已经获批事务的处理,这样就使得已经获准事务的处理效率大大降低。通过一文一事的规定,可以使每件事情都能获得到与其内容相宜的处理速度,从而提高了整个组织的办事效率。

贴黄引黄制度,是唐宋时期在公文办理方面的创新举措。贴黄,即在公文有错误的地方,贴黄纸予以改写;引黄,则是将来文摘要写在黄纸上贴于来文之前,是现在公文摘要的开始。贴黄引黄制度的出现,也有着明显的效率方面的考虑。假设一页公文有400字,如果其中有一个错字,可是又不能涂改,如果重新抄写,所需时间,与贴一小块黄纸,然后在上面把正确的字写上,其效率简直有天壤之别。引黄,对于篇幅较长的公文来而言,可以使阅办者重点阅读,甚至只凭引黄即可做出有关处理,从而大大节约时间,这样就实现了效率的提高。

票拟制度,形成于明代,清代依然承袭,即题奏文书先由内阁学士阅读,并在专用纸签上拟出初步处理意见,然后再转呈皇帝定夺。这也是现代公文“拟办”程序的发端。对于日理万机的皇帝来说,票拟的出现,可以使他不用每个问题都要自己去做初级的思考,而以大臣给出的建议为基础做出自己的决定,甚至直接利用大臣的意见,从而大大提高其处理国家事务的效率,随着处于总揽国家事务的地位皇帝的效率的提高,自然连带整个国家的行政效率都会大幅提升。(下转第141页)(上接第137页)

综上所述,为了保证和提高国家和地方行政的效率,中国古代秘书工作制度的设计者,以大效率观为基本的出发点,以时间的节约为立足点,从环节和要素两个方面,以制度的形式进行了诸多科学、合理的规定,并且不断地寻求优化,从而实现了组织高效率运作的目的。

今天,大到国家,小到各式各样的组织,效率问题依然是一个关乎其得失成败的大问题。希望中国古代秘书制度设计中追求效率的意识和做法,能为其提供切实的借鉴,以帮助其实现高效率地做事的目的,从而在竞争中立于不败之地。

本文为保定学院社科基金资助项目

参考文献

[1] 杨树森.秘书学概论.安徽人民出版社,2005.

[2] 任群.中国秘书学.重庆出版社,1999.

[3] 黄崇岳.中国历朝行政管理.中国人民大学出版社,1998.