优抚医院应加强财务档案管理

　　 【摘要】 随着国家对优抚医院工作的重视，优抚医院近年来有了较快的发展，优抚医院财务档案也日趋增多，财务档案管理工作提到了议事日程之上。笔者就优抚医院如何搞好财务档案管理工作谈了自己的一些体会，供大家探讨。
　　 【关键词】 优抚医院； 财务档案； 管理
　　
　　财务会计档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各单位的重要档案之一。当前，在国家注重优抚医院发展总体方针的指导下，优抚医院在各项经济活动及经营过程中积极寻求社会效益与经济效益同步增长的最佳途径，因而作为优抚医院各项经济活动真实记录的财务档案就显得更为重要，财务档案管理工作已成为优抚医院管理工作的重要组成部分。现笔者就如何搞好优抚医院财务档案管理谈谈自己的体会。
　　
　　一、要明确优抚医院财务档案管理的范围
　　
　　优抚医院财务档案管理的范围从狭义上讲包括：医院会计凭证、会计账簿、会计报表、财务预算、财务决算等书面形式的会计核算资料，上级部门下发的会计文件、制度、法规等财务管理资料，随着会计电算化的发展，很多磁质的会计资料也成为财务档案的管理范畴；从广义上讲，还包括收费票据存根、作废单据等。具体地说：一方面，优抚医院财务档案管理渗透在日常财务管理的每一个方面；另一方面，完备、有序的财务档案管理为医院财务管理提供了原始、真实的资料。优抚医院财务档案管理的第一步是按照文件规定和有关要求办理相关业务，第二步是财务档案管理的具体操作，即日常对财务档案资料的收集、整理、分类和存档保管。财务档案管理必须做到明确责任，严格执行规章制度。
　　
　　二、财务档案的收集要及时、完整
　　
　　（一）会计资料的收集
　　1.会计环节：要及时出齐当日预处理会计凭证，凭证内容要正确无误，能清楚地反映会计业务的内容，并确保附件完整。每月月底将处理完的会计资料和会计报表装订成册，年底将每月凭证及账表等一并送交会计档案人员进行整理归档。
　　2.出纳环节：要以“当日业务当日清”为原则，借、贷款完毕的凭证要及时登记现金、银行存款日记账，结出当日余额，与实有现金库存核对无误，并要定期与银行对账单核对。经编制“未达账调节表”调节余额核对相符后，将借、贷款凭证按月逐日编号装订成册。出纳、会计主管或财务科负责人签章后，年终同现金、银行存款日记账一起顺序归类，存档保管。
　　3.档案整理环节：财务档案整理必须以会计业务为主线，明确各岗位会计档案管理责任，从会计档案内容的准确性、及时性，到归档手续的完备性、有效性，再到保管技术的先进性，环环相扣，节节相关，随会计业务过程一同进行。总之，财务档案材料应具有连续性、系统性、综合性、完整性，凡具有保管价值的会计事项记录、核算资料，都应收集齐全，装订成册，立卷编号，不能缺少和遗漏。财务管理类的财经文件、财会制度、经济合同、审计资料、竣工决算审计书等，这些资料在会计档案中缺一不可。整理立卷时，发现缺少的资料，档案管理人员应立即向有关当事人追回或采取必要的措施补救。
　　（二）其他财务档案资料的收集
　　优抚医院的其他财务档案资料包括各种收费票据存根、作废票据等，由于医院的特殊性质，这类资料在优抚医院中大量存在。对于这类资料，平时也要进行收集、整理，对于各种文件性的财务资料要分门别类，收到后及时编号，重要的还要进行复印，及时送交档案管理部门，以防止丢失；对于会计人员交接清单和会计档案销毁清单也必须按会计档案管理要求及时整理归档；对于各种收费票据，使用完后也要由专职人员记录好收费票据号码，整理后统一保管，这对于以后错误查证、分清责任会起到不可估量的作用。
　　
　　三、财务档案管理要设置专职专人
　　
　　优抚医院财务会计档案管理工作在明确会计业务各岗位档案处理要求的基础上，要指定专门会计人员全面负责财务档案管理，并保持相对稳定。专职档案人员要负责财务档案资料的收集、装订、保管、存贮、分类编目和销毁，提供会计档案的借阅和提出有关财务档案管理的建议。因此，财务档案管理人员必须由具有系统财务专业知识和档案管理相关知识、经验的会计人员担任，切不可随意更换。要做好优抚医院财务档案管理工作，还必须建立规范化的财务档案室，由分工负责的会计人员管理，从日常会计资料的收据、发票到凭证、账簿、报表、会计文件进行全面管理，都要做好明细分类，编写存档目录和分类卡片，登记财务档案收和出的详细记录，完善管理各种财务档案。
　　
　　四、优抚医院财务档案管理要技术化、正规化
　　
　　在实际工作中，优抚医院的个别单位对财务档案管理重视程度还不够，有的没有专门的档案室，有的虽有配备齐全的档案室，但存放无序的现象时有发生，不方便查找。要使医院档案管理正规化，首先应该形成主管领导—财务处长—专管人员为一体的正规化体制，重视财务档案管理，不断改进管理方法，如迅速培养专业财务档案管理人员。同时，在档案存载媒体上，除外来原始凭证需纸化归档外，应利用现代计算机和网络技术实现财务资料在院内范围联网。比如，门诊收费处收据资料全部存贮在院信息中心服务器中，从患者交费、收据生成开始，收据资料就自动归档，存入财务档案管理系统的相应空间位置。对于财务文件，上级主管部门下发到院保密室或财务科时，档案管理人员要同时进入财务档案管理系统进行登记。在计算机办公自动化、无纸化技术安全支持的情况下，既保证了财务档案资料的及时、准确、完整，又提高了档案管理的工作效益，更为及时查找、保管各期内任何资料提供了极大方便，提高了档案利用率，为优抚医院的可持续发展提供了保证。
　　
　　五、财务档案管理要严格
　　
　　财务档案的管理要严格，财务档案管理人员必须严格遵守“保密守则”制度。优抚医院必须建立健全财务档案管理制度，对会计档案的收集、整理、立卷、归档、调阅、销毁等环节都要始终贯彻“严”字，严格按照国家规定的会计档案管理办法实施，确保会计档案管理的完整性和安全性。近几年来，会计信息严重失实，为了向上级主管部门多要钱要物、虚报冒领和应付地方上级部门检查，搞几套账、证、表以应付不同的职能部门的情况时有发生。为了逃避检查，有的账外账不存档，时间长了容易丢失；有的虚假财务资料和正规财务档案放在一起，这样真伪会计档案混杂在一起，时间长了，制假者对虚假的会计档案也难以分清。因此，在整理立卷时，要严格把关，认真鉴定，对不真实的会计档案资料要剔除，否则，不予立卷存档。要把假会计档案资料拒于档案室之外，确保优抚医院会计档案的真实性。