企业档案数字化建设面临的几点问题

罗晓晶

1领导观念的转变

由于部分领导对数字化概念知之甚少，加之档案本身不能为企业直接创造经济效益，以及档案工作自身的局限性，使多数领导从思想上对档案工作不重视，造成企业档案数字化的被动局面。

只有实现企业领导对档案工作观念的转变，才能使其从宏观的角度。对新形势下档案事业发展的，新要求给予充分的理解支持，把档案信息化建设纳入到企业信息化建设的总体规划中。促进档案信息化建设持续发展，最大限度地开发利用档案资源。

2馆藏资源整合

企业档案信息化要求将包括纸质档案、图片档案、电子档案、实物档案等各种不同介质、不同形式、种类繁多、数量巨大的档案信息集成到统一系统中，这会极大地丰富企业档案馆馆藏信息资源，为企业提供充足、合理、规范的资源利用带来新的契机，同时因此而引发的问题也凸显出来。

2.1馆际间的整合。由于馆藏资源的来源各异，各级各类档案馆的档案文件各具特色，类别有交叉也有不同，管理系统也不尽相同。要将这些庞大、繁杂多样的不同编码格式、读写方式、载体材料的数字信息有机整合，实现其运行环境一体化管理，馆际间必须加强交流、紧密联系、协同作战以建立高质量的档案信息数据库，才能达到企业档案信息数据的统一、准确、完整、合理及规范利用。这对档案工作从技术和管理上都提出了更高的要求。

2.2档案馆与企业其他部门的整合。档案馆必须加强与企业其他各部门之间的协作与交流，使档案管理系统与企业各种业务信息管理系统实现无缝链接，形成一个多链条、多层次、多元化的立体网络结构，将网络收集到的应归档的各种类别的信息，按照档案管理的要求进行快速、及时的数据处理，形成科学、有序、完整的企业综合档案信息资源，促进资源共享的同时又确保了信息的时效性，充分发挥企业信息的整体功能。

促进档案馆藏信息有机整合。不断加强档案信息科学化、合理化及可利用化进程，建立高智能的企业档案信息数据库，是档案馆信息化建设面临的急需解决的问题。

3信息平台的要求

传统意义上的档案是人们从事各项生产活动时形成的原始记录，而当前信息化的新时代特色下，大部分的档案文件是通过计算机及网络技术形成的电子文档，数字化信息的组织是通过编码形式完成，其处理过程要通过技术设备得已存储、显现及传输。

3.1管理系统的要求。随着企业信息化建设的不断发展，计算机的府用已普及到企业的各个领域，但信息管理系统的开发还不够成熟，有些软件还存在软件集成化程度低、兼容性差、数据共享难等问题。

3.2电子文档的要求。由于没有统一、规范的文档库标准，目前大量电子文档格式均被一种或几种软件垄断，甚至同一产品不同版本间不能实现完全兼容，各体系模块之间相互独立。大量的电子文档信息在各软件环境下无法自由流通，所谓的“信息孤岛”现象空前严重。

档案信息系统的成熟化、文档库技术标准化，是企业档案管理信息化建设面临的核心问题之一。

4信息安全的要求

企业档案涉及企业秘密和行业利益，特别是涉及企业秘密的档案关系到企业切身利益，甚至生存大计。企业档案资源已成为比资产更为重要的战略资源，档案信息安全成为建设数字化档案馆过程中的重中之重。随着信息技术的快速发展，信息安全的内涵不断扩大延伸。

4.1主观因素，信息安全的主观因素主要来自物理安全和数字安全。物理安全指通过对计算机及其网络硬件设施的保护，使得系统免受电磁泄露、通信干扰、自然或人為破坏及设备故障的困扰，确保计算机档案管理信息系统硬件的正常稳定运行。数字安全是对信息在数据收集、存储、检索、处理、传输等过程的保护，保障档案信息的机密性、完整性、唯一性及安全性，使档案信息不被非法窃取、伪造、篡改以及密钥攻击等。

4.2客观因素。有些档案馆实行了对不同用户根据权限安全审计，提供不同的开放机制；机密性的、不开放的档案存放于网络服务器；进行数据备份、制作只读光盘：建立网络系统防火墙与物理隔离、入侵检測、数据加密、系统控制等。但水涨船高，防范措施越来越强，网络攻击手段在数量日益泛滥的同时也越来越巧妙，越来越隐蔽，用户防不胜防。

总之，如何切实有效防御网络潜在风险，维护信息网络安全，是档案管理数字化建设所要面临的重要问题。

5人员素质的要求

档案队伍严重缺乏高素质、高技能的专业技术人才，是企业档案馆普遍存在的问题。档案人员专业素质疲软是档案信息化建设的“瓶颈”，将大大阻碍企业档案馆实现数字化管理的进程。“人力资源是第一资源”。档案部门要培养和吸纳一批专业性强、素质过硬、技术保障、思想政治水平高、有创新意识的复合型人才，这将是档案信息化建设中亟待解决的问题。