浅谈档案信息化建设面临的问题及对策

周大申

1档案信息化建设面临的主要问题

1.1传统的档案管理观念落后，制约了档案信息化建设。目前，档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”的旧观念，还存在着“闭架借阅”、“你查我调”的做法。现代信息社会日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得档案管理领域不断出现新情况、新问题，特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐，缺乏开放和创新意识，成为制约档案信息化建设的重要因素。

1.2档案保密和档案安全受到挑战。网络环境下，影响档案保密和档案安全因素主要有：一是人为因素，档案部门的安全意识和保密意识不强，往往在自己的档案网页上随意发布信息。对发布的信息缺少严格的审查和管理；二是技术问题，当前电脑病毒横行，又加上黑客的恶意攻击，使得档案信息的安全和保密受到威胁。

1.3关于电子文件归档管理问题。当前档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。另外，很多办公自动化系统设计时没有档案管理者参与，或者因档案管理者缺乏相关知识无法参与，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。

1.4高素质的档案管理人才严重缺乏。信息技术的突飞猛进，促进了档案管理的变革，原有的管理方式、方法、手段都不能适应信息化管理的要求，因而对档案管理人员提出更高要求。然而档案部门从业者整体素质不高，人才缺乏，难于适应信息化建设的要求。

2档案信息化建设中应采取的对策

2.1转变传统观念，积极为现代社会服务。首先，要破除“重管理设施购置、轻服务研究”的做法，树立开放意识和创新意识，使得档案管理有利于档案信息的利用，服务于经济建设，服务于社会。

其次，要变被动服务为“面向社会，多方联系”的主动服务，拓宽服务渠道，改善服务功能，并用前瞻的眼光来研究利用者潜在的需求，积极主动地为利用者提供方便、快捷的信息服务，同时还要加强馆际交流，加强宣传和推销自己。

最后，要加强档案信息的开发利用。档案是信息、是资源，没有档案就没有信息，没有信息就没有服务的资源。因此，档案部门还应进行深层次的加工开发档案信息资源，为信息时代提供优质高效的服务。

2.2建立完善的安全管理制度。档案管理的服务性决定了档案馆要尽可能多地开发档案信息，以便提供利用，以达到档案信息利用功能的最大化，实现档案信息资源共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾，为此必须建立完善的安全管理制度。电子档案的管理需要建立一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。

首先，电子文件的制作过程要权责分明。电子档案的制作人员需要对其制作的电子档案全权负责。保证在他人调阅时只能以只读形式查看。防止电子档案被他人恶意篡改或由于误操作引起的删除或修改。如确需修改或补充时，要经过必要的审批手续，收集、积累过程中的一切变更都应记录在案，确保在服务器的上机日记中可以查询到，对收集积累起来的电子文件需要有备份文件。

其次，在硬件管理上要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，保持温度和湿度，防止存储介质的磁化，同时强化防盗措施的完善和维护。及时升级计算机服务器和数据库的硬件设施，确保数字档案信息数据库在保存和传输过程中稳定、安全。

2.3健全与档案信息化相关的标准规范。档案信息化建设的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息。这要求档案数据库中信息存储与呈现必须实现标准化与规范化，兼顾国际标准，做到标准规范，避免档案信息资源的重复开发、利用率低等问题，为实现档案信息资源共享奠定基礎。

2.4培养和引进高素质的档案管理人员。档案信息化建设的核心内容，就是开发利用档案信息资源，并与档案管理工作有机整合。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准。因此，面对新的形势，迫切需要造就一支高素质档案队伍。如果档案管理者水平不高。缺乏创新意识，就会成为档案信息资源开发的瓶颈。因此必须特别重视人才的培养，必须建立一支适应信息时代的复合型档案干部队伍，对在职人员进行各种形式的再教育，以适应新技术发展的需要，同时注意引进多方面的专业人才，充实档案干部队伍，建立复合型多层次的专业技术队伍，以适应档案管理现代化的需要，适应信息化时代的挑战。