风险其实不可怕

梁　星

企业在进行IT选型时，到底应该重点关注哪些问题，才能最大限度地规避选型给企业IT系统建设带来的风险呢?

随着管理精细化程度越来越高，一般企业的IT部门都不再承担IT系统开发的责任，甚至很多企业将整个IT部门外包。但是随着竞争的日益加剧，IT系统在企业中扮演的角色，却发挥着越来越重要的作用，对很多企业来说，信息系统甚至是在激烈的市场竞争环境中取胜的法宝。

信息技术日新月异，市面上各种各样的信息系统越来越多，越来越精细化。有面对各种不同行业的综合解决方案；有面对各个不同职能和管理领域的企业解决方案；有面对大众的通用型解决方案；还有满足个性化需求的定制解决方案。在面对纷繁复杂的可选软件产品和厂商时，信息化负责人在IT选型时往往都觉得犯难，没有头绪无所适从。IT选型过程恰恰是IT系统建设过程中至关重要的环节，也可以说是信息化实施成功与否的关键。那么，企业在进行IT选型时，到底应该重点关注哪些问题，才能最大限度地规避由选型给企业IT系统建设带来的风险呢?

明确自身的业务需求

所谓“知己知彼”，在IT选型时，“知己”和“知彼”同等重要。在IT选型之前，企业的信息化负责部门一定要组织业务部门一起参与，做详尽的需求分析，深刻地理解业务需求。只有最大程度地满足业务需求，才有可能选出真正符合业务需求的系统，规避选型失败的风险。

和业务部门一起明确业务需求

业务需求的明晰，肯定不是IT部门闭门造车就可以做好的工作。归根到底，IT选型的目的是为了满足特定的业务需要而进行的决策，IT系统最终的使用者是业务部门，而非IT部门，所以，在IT选型之前，IT部门一定要与业务部门一起，共同梳理业务需求。

业务部门和IT部门是IT选型这件事情的责任主体，都必须全程参与选型标准的制定和选型的过程，并成为选型和今后实施的责任承担者。要说明的是，选型的责任承担者应该是有业务和IT背景知识的人员，有一定业务和IT综合能力的人。

明晰业务需求，首先要明确业务部门的实际业务流程。在了解实际业务的过程中，要分析哪些业务是一般企业的通用做法，哪些业务是自身企业的特殊做法。在IT选型时，这些企业的特殊做法可能会成为IT选型要考虑的重要因素。

在充分了解了实际业务之后，要明确哪些业务是企业必须要通过IT系统来实现的价值点，甚至是可以通过IT系统来提升的价值点。这些必须要通过IT系统来实现的业务，也会成为IT选型时要重点考虑的重要因素。

把业务需求转化为IT系统的需求

业务需求是业务部门比较能理解的语言，但是在IT选型时，如果能提供软件供应商们更能理解的IT系统的需求，肯定会大大地降低选型的风险，尽量减少业务需求和IT系统需求之间的语言差异，以规避选型时的风险。

要把业务需求转化为IT系统的需求必须具备两个方面的能力。一方面，要对业务需求有很深刻的理解，否则转化出来的IT系统需求未必是真正的业务需求；另一方面，要对信息化有深入的理解，否则不能做到把业务需求转为为真正的IT系统的需求。

明确业务需求这一过程，对操作人员的要求非常高，不仅要对企业所在的行业、企业的自身情况有了解，还要对IT知识本身很熟悉，而且如果业务部门有强烈的采购IT系统的需求，要在短时间内完成IT选型时，如果企业没有能力或者精力自己完成业务需求分析时，也可以请专业的咨询公司来帮助，从源头上降低IT选型时的风险。

充分了解供应商

企业在明确了自己的需求后，下一步就是要到软件产品市场上去购买产品，现在的软件市场可谓五花八门，软件公司数量庞大，信息化内容花样繁多，不同的IT厂商有各自擅长的不同领域。各个厂商都会采取各种各样的推销手段推销自己的产品。这就需要企业集思广益、多听多看，结合自己的需求购买到心仪的产品。

作为购买者的企业，应该清楚了解能满足企业业务需求的各个软件供应商的基本情况，了解这些供应商的优势与劣势，对不同供应商从成功案例、名气、实力、诚信度、服务水平、咨询能力、报价等方面做一个综合考量，从而初步框定适合企业自身业务需求的供应商范围。在具体操作过程中可以遵循以下步骤：

1、在明晰了IT系统的需求，完成企业IT系统需求分析，并在各个部门进行充分讨论之后，IT部门可根据分析、讨论的结果形成初步的需求报告。

2、通过网络、咨询等各种渠道，初步摸清市面上可能提供符合自身企业IT需求产品的供应商。

3、向相关具有一定资质的供应商发出需求报告，并请其提交项目解决方案，通过进一步的沟通，增进对供应商的了解，综合考虑信息公司的实力，初步选定符合企业要求的供应商。

切忌盲目追求最完美的方案

企业不可能选出所谓的“最完美的解决方案”，只有适合自己的才是最重要的。在IT选型时，要清楚地认识到自身企业所处的管理阶段和业务需求，同时，又能在一定程度上引导和促进管理的提升。

如果追求最完美的方案，认为人的国际公司提供的软件产品，肯定是一流的产品，这样就势必会造成企业的业务部门的业务流程要做相应的调整，以匹配软件的需求。这足在IT选型时很容易犯的错误，会给IT选型带来巨大的风险。过分地强调软件本身的优势，让业务流程让位于软件的需要，不但在系统实施时遇到障碍，在系统的运行过程中，也会遇到业务部门的巨大挑战。

如果一味地要选择完全匹配业务需求的方案，也是不一定现实的，没有哪家供应商的产品可以适合自身企业的实际业务，除非是为企业量身定制的产品。

对供应商的选择大过对产品的选择

要清晰地认识到IT选型不光是选择产品，其实更重要的是选择供应商。IT的软件部署是一个包含系统开发、系统实施、培训、系统维护和系统升级等诸多环节的一个复杂过程。要想规避IT选型的陷阱，供应商的选择至关重要。要选择服务能力强、发展前景好、综合实力强的供应商作为合作伙伴。

一定要考虑供应商的综合实力水平。试想如果一个供应商若干年后还不知道是否存在，这样的供应商又怎么能保证为企业提供持续、优质的服务呢?

要关注实施成本和维护成本

IT软件的部署是一个负责的系统工程，在整个实施的过程中，软件产品的价格只是其中的一部分。对于一些大型的IT软件，比如ERP的部署，可能实施的费用要超过软件产品本身的价格，甚至后期的维护成本也是一笔巨大的开销。

很多企业IT系统是成功上线了，但最后却被无底洞似的后期维护费用拖垮。实施成本，特别是维护成本，是IT系统能成功被企业接受的一个巨大的风险，要给予充分的重视。所以在IT选型时，不能只关注软件产品的价格，更要关注整个软件产品的生命周期内的费用，更关注实施成本和后期的维护成本，确保企业不仅“买得起”，更要“用得起”。

规范招标过程

不规范的采购过程存在的巨大风险是显而易见的。所以，且必须要在采购之前明确招标的整个过程。通过招标的方式，为企业选择一套满足业务需求的IT系统。

在招标阶段，企业首先要确定所要采取的招标方式、步骤、招标对象等事项，并根据前面阶段对企业业务需求的理解及对系统功能的需求分析，制作出招标书。同时需要完成项目评标体系的制定。

确定招标方式及步骤：在进行招标前，企业需要详细地定下整个招标活动的步骤及采取的方式。招标的方式依不同的企业而不同，对于大型企业来讲，可以做复杂一点，而小型企业则可以做得相对简单些，尽量节约企业方及供应商双方的成本。

制作招标文件：为了保证应用系统的选择在内容上有理有据，在招标过程上应该保持公平、公正、公开的原则。这一阶段首先要根据IT选型的需要，制作一系列用于招标的文件。一般情况下应包含“投标邀请书”、“投标人须知”、“系统功能需求说明书”、“招标文件附件的制作”几个方面。

经过这一系列的有效措施，企业就可以将今后IT运营与企业业务不匹配的风险在IT选型时就得以规避，将风险降至最低，有力地保证了企业IT系统的建设，使企业的IT系统能够真正帮助企业解决业务上的难题。