办公篇

ｙｄｙ２１８

说到微软，大家首先想到的可能是Windows操作系统，可殊不知Office每年也带给了他们每年上百亿的收入，当MicrosoftOffice需要交钱，我们该如何选择呢？

为了降低工作成本，某公司在内部召开了一个“办公软件零消费”大赛，让自己手下的三个部门根据自己的实际需求，选择除Microsoft Office外的免费软件，能最好地完成自己工作任务的部门获胜……

任务布置下来之后，各办公室都开始精挑细选、深思熟虑，选择最适合的办公软件，并且祭出绝活，力争最后的胜利。

制作演示文稿

部门：宣传企划办公室

任务：为公司最近招商会制作一份演示文稿向广大与会人员宣传其新产品

选用软件：OpenOffice

软件名称: OpenOffice

软件版本: 2.4.1

授权方式: 开放源代码

软件大小: 113MB

下载地址: http://zh.OpenOffice/downloads.html

首先登场的是“宣传企划办公室”，他们选择的软件是OpenOffice这款目前除了Microsoft Office之外最有名的开源办公套件。它包括了文档处理、电子表格、演示文稿、公式、绘图和数据库6大组件（如图1）。

1.规划

良好的规划是完成一件工作的重要组成部分。经办公室人员的商量，本演示文稿暂拟以下项目：长远目标、客户需求满足、成本分析和长远规划共4个（每一项目用幻灯片5张）。

根据这一要求，需要制作21张幻灯片。其中，第一张是首页，可在此设置4个按钮，单击即可自动跳转到对应的4个子栏目。

2.制作

规划完毕，我们且来看看“宣传企划办公室”的制作员小刘是如何完成这次的演示文稿的。

利用模板创建演示文稿好轻松

小刘依次点击了“开始”→“程序→“OpenOffice.org 2.4”→“OpenOffice.org Impress”，自动打开的是演示文稿制作向导。此时，可以点击“空白演示文稿”新建一个，也可以利用它内置的模板来简化创建工作，由于OpenOffice.org Impress提供的“新产品介绍”模板与此次比赛命题比较接近，小刘自然选用它了。

使用OpenOffice Impress时创建出来的演示文稿与MSPowerPoint兼容，同时OpenOffice Calc、OpenOfficeWriter也分别与Excel和Word兼容。

插入内容

由于模板提供的内容并不是与宣传内容完全符合，所以小刘接下来点击了几下“插入”→“幻灯片”使总张数达到21张。

当然，他还切换到“大纲视图”，在第1张幻灯片后输入标题为“项目组成”，在第2、7、12、17张幻灯片后输入前面提到的4个项目标题——长远目标、客户需求满足、成本分析和长远规划（如图3）。

创建链接

再下来，小刘为首页设计了4个精美的按钮，分别对应即将介绍的4个部分。为了让演示的时候点击相应按钮就转到相应的部分，小刘还右击第一个按钮，选择“交互式”，从弹出的对话框中进行如下设置：在“单击鼠标时执行的操作”后选择“转到页面或对象”；在“连接目标”后选择“页2”（如图4）。

同理，他为其它几个按钮创建连接目标，让它们分别指向页7、页12、页17。

为了随时可以返回主界面介绍下一部分，小刘还为每页插入一个按钮，并让这些按钮都指向第1张幻灯片。

放映方式有讲究

为了精确控制演示流程，小刘还单击了“演示文稿”下的“幻灯片放映设置”，清除对“单击背景，更换幻灯片”的钩选。这样一来，放映时的前进和后退就只能由设置的按钮来控制，为精确定位幻灯片位置提供了方便。

保存格式选择多

最后，小刘当然是要“保存”辛辛苦苦生成的演示文稿了，不过，他发现不但可以保存为OpenOffice Impress的专用格式（扩展名为odp），也可保存为“MicrosoftPowerPoint 97/XP/ 2003”(扩展名是ppt)。

为了让笔记本上只安装了Microsoft Office的总经理看到演示效果，小刘不得不选择了后者，这样老总也就不会由于要“审阅”演示文稿而安装OpenOffice了（如图5）。

OpenOffice创建的演示文稿还可以保存为Flash格式，以便直接在IE、Firefox中播放，同时，还可以用AdobeFlash player将它转换为可执行文件。以后只要点击就可以播放，不管目标电脑上是否安装有播放器。

复制网页内容并打印小册子

部门：生产办公室

任务：从网上搜集各种竞争产品的介绍制作成小册子让部门参考、学习

选用软件：WPS

按理说生产办公室的任务最轻松，从网络上拷贝、粘贴谁不会！不过，生产办公室的员工小王却有自己的见解，他选择的办公软件是国产名牌WPS。

软件名称: WPS Office 2007

软件版本: 6.3

授权方式: 商业软件（个人完全免费）

软件大小: N/A（在线安装）

下载地址: http://wps.kingsoft.com/

1.规划

小王以前用的是Word，不过Word也有不便之处，粘贴过来之后会带上很多空格、空行或文字格式，打印出来会浪费大量的纸张。WPS对于解决类似的问题有自己独到之处。

“WPS文字”与Microsoft Word文档兼容。“WPS表格”和“WPS演示”分别与MS的Excel和PowerPoint兼容。

2.制作

闲话休提，我们就来看看小王是如何使用WPS来完成这本小册子的制作的。

复制粘贴有技巧

小王先从相关网站上复制了一段文字，然后执行“开始”→“程序”→“WPS Office 2007 个人版”→“WPS文字”，将内容粘贴进来。

要注意的是，如果发现复制后无图片、表格等，请单击“编辑”下的“选择性粘贴→带格式文本（HTML）”。

页面设置省纸张

单击“文件”下的“页面设置”，将上、下、左、右边距都设置为15毫米，方向设置为横向。

接着，单击“格式”下的“分栏”，在打开的对话框中选择两栏样式，要分隔线，两栏间的间距设置为40毫米左右。

空行空段巧清除

按“Ctrl+A”组合键选择所有内容后单击“工具”→“文字工具”，选择“删除空段”。同理，选择“删除段首空格”、“将软回车转化为回车”。

这几项功能在MS Word中虽可通过特殊的替换功能来实现，但很麻烦。软回车是通过按“Shift+回车键”来实现的，也可换行分段（如图6），多用于网页。

打印、装订完工了

单击“文件”下的“打印”，将打印范围设置为打印奇数页，打印完成后再将纸装入打印机，选择打印偶数页。将纸张对叠，再从中间装订就行了。

经过以上简单的操作，小王终于制作出了精致的小册子。

制作调查表

部门：经理办公室

任务：制作一份调查表，用于分销商信息汇总

选用软件：谷歌文件

经理办公室小谭比较郁闷，因为据他私下了解到的，目前最流行的两款免费办公软件已经被其他部门捷足先登了。选择跟他们一样的？显示不出来自己的个性，这种事情绝对不能干。

经过一番调查，向好友求助，还终于被他找到了。“谷歌文件”这款免费的办公套件有自己最大的独到之处，那就是在线，不但创建、编辑文档是在线的，连生成的文档都可以在线保存在网络上哦。

软件名称: 谷歌办公

软件版本: N/A

授权方式: 免费

软件大小: N/A（在线使用）

下载地址: http://docs.google.com/

注册账号少不了

既然是网络办公，一个有效的账号少不了。这难不倒小谭，它本身就是一个谷歌粉丝，自然有自己的谷歌账号。

没有谷歌账号的朋友也不用着急？去https://www.google.com/accounts/NewAccount申请一个吧（如图7）。

在线办公真流行

经过小谭的试用，“谷歌文件”可以创建文档、表格和演示文稿，而且它的电子表格上还有一定的特色：可插入函数和窗体。还可将表格通过电子邮件等方式在线发送给多人，其他人填写后只要单击提交，每位填写者输入的内容都会自动进行合并（如图8）

这样一来，小谭很轻松就完成了自己的调查表制作，并且由于是在线方式，其他分销商很快就填好并反馈回来了。大功告成！经过一番比试，三大部门都利用免费软件很好地完成了自己的工作，软件消费均为零，大家不分高下，并列冠军。