中小企业信息化的便捷之路

庄建芳　朱　玲

在信息化浪潮席卷全球，跨国资本在全球范围内进行资源优化配置的背景下，中小企业应如何走信息化之路呢？ＸＢＲＬ总分类账（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｒｅｐｏｒｔｉｎｇ Ｌａｎｇｕａｇｅ ｆｏｒ Ｇｅｎｅｒａｌ Ｊｏｕｒｎａｌ，ＸＢＲＬ－ＧＬ）的出现，为中小企业信息化提供了一种经济便捷的选择。

一、中小企业现有的信息系统存在的问题

（一）企业内部不同职能部门的专用系统之间通讯差，缺乏整体规划。中小企业的信息系统大多依赖于多个不同功能的子系统，而各个子系统之间的传统的数据交换没有一个统一的标准，造成接口众多、访问性、安全性差等结局，从而形成了一个个的“信息孤岛”。系统和系统之间数据的传递常常是半自动化的，需要人工的二次输入，造成了人力的浪费，而且出错率高。一旦出错要追溯源头很不容易。

（二）业务系统与会计信息系统之间的断层。中小企业信息化中关键的一环是会计信息系统的信息化。中小企业的会计信息系统大都还处在电算化阶段，即只是对手工过程的模拟，数据采集依赖于各个业务部门内部的信息系统。业务系统与会计信息系统之间的间断的、不连续的，这使得会计信息系统无法实现对决策的实时信息支持。

（三）与供应链上其他厂商的信息沟通差。企业处于供应链上的一环，要提高供应链动作的效率，就要实现部分信息的共享。中小企业本身的规模不大，所处供应链上的厂商规模也较小，信息化程度都不高，而且业务流程复杂各不相同，很难标准化。

二、利用ＸＢＲＬ—ＧＬ整合企业信息系统

衡量系统实施所需的时间和中小企业所拥有的资源以及中小企业本身所具有的规模小、系统集合程度低的现状，对现有的各自分离的系统进行整合是一个可行的选择，这比动辄百万的专用软件更具可操作性，也更加符合成本——效益原则。利用ＸＢＲＬ—ＧＬ技术实现系统之间的通讯，可以达到整合原有系统的目的。

（一）ＸＢＲＬ—ＧＬ的技术原理。ＸＢＲＬ—ＧＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｒｅｐｏｒｔｉｎｇ ｆｏｒ Ｇｅｎｅｒａｌ Ｌｅｄｇｅｒ，ＸＢＲＬ总分类账）是ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）技术的应用程序，可以适用于任何ＸＭＬ的应用程序与计算机平台。ＸＭＬ作为一种自我描述的、可扩展的、标准化的交换数据方法，能够使不同来源的结构化的数据很容易的结合在一起。由于ＸＭＬ的灵活性和可扩展性，ＸＢＲＬ—ＧＬ也呈现出许多特有的优势：

１、ＸＢＲＬ—ＧＬ不依赖于系统，不同来源的结构化的数据可以结合在一起。这样就解决了不同系统之间的数据接口问题，弥补了财务系统与业务系统之间的断层，使组织内部的财务和业务信息的处理更加高效。在编制合并报表时，子公司的财务数据也可以直接导入，无需二次输入，节省了很多人力，降低发生错误的可能。

２、ＸＢＲＬ—ＧＬ是企业财务报告系统与财务报告自身的桥梁。一方面，它独立于财务报告系统，不需要标准化的账户来收集信息，但它可以很好地连结会计信息与标准化的账户，提供满足不同需求的报告；另一方面，它包含了所有账户中的信息，包括分录和交易的历史信息以及一些非财务信息，使得从财务报表披露“向下挖掘”到有关经济事项成为可能，即使报表数据是从不同信息系统或跨国经营单位综合而成的。

３、ＸＢＲＬ—ＧＬ允许设置适应不同国家公认会计准则（ＧＡＡＰ）的分类标准。这就提供了一种可扩展的、灵活的、适应不同国别的技术方法，更好地与企业的利益相关方沟通，如债权人、外部审计等，也突破了ＥＤＩ（电子数据交换）技术等的限制。

（二）如何实施ＸＢＲＬ—ＧＬ。国际上已有一些成功实施ＸＢＲＬ—ＧＬ来整合信息系统的案例，它们的经验值得我们借鉴。从已有的案例来看，主要是通过建立ＸＢＲＬ—ＧＬ自动转账系统来连接业务系统和财务系统，转账系统内部分为双层结构。从采购、库存、销售等业务子系统输出的数据进入ＸＢＲＬ—ＧＬ自动转账系统，在ＸＢＲＬ核心平台上按照自定义层的规则转换为ＸＢＲＬ—ＧＬ文档，然后再进入财务系统，ＸＢＲＬ—ＧＬ分类标准使得业务系统和外包的一些系统与后台支持的会计和报告系统之间的断层得以弥补，使得信息集成变得容易，信息的实时传递成为可能。

在具体实施中，处于中心的ＸＢＲＬ生成系统根据实际情况可以选择不同软件开发商的产品，在自定义层，企业与软件商合作参照ＸＢＲＬ国际组织认可的规范，根据国别、行业等实际情况制定Ｔａｘｏｎｏｍｉｅｓ（分类标准），当情况发生变化时，可以进行修改，修改的成本很低，这也使系统具备了弹性和可扩展性。

三、整合后的企业信息系统

（一）信息集成性提高，能够实现内部业务及供应链外部资源的整合。整合后的信息系统通过ＸＢＲＬ—ＧＬ转账系统实现了业务系统和会计信息系统的无缝对接，解决了“信息孤岛”问题，会计信息系统不再是独立的、封闭的，它与企业内部生产系统、管理系统以及企业内外部信息资源等其他信息子系统相整合，构成企业营运管理的“数字神经系统”，再与生产系统、管理系统形成内联网。企业的内联网通过公共接口，与外部有关系统如客户、供应商、银行等相联结，建立外联网。这样，企业信息系统就在一个整合、开放的环境下，与企业内外实现了信息同步交流和信息共享，提高了信息的使用价值。

（二）信息处理实时化。实时传输是实现信息化的目标之一。整合后的信息系统可使企业的生产、销售、人事、仓储等各业务部门借助于系统将各种信息实时传输到财务部门，财务部门及时处理后并将相关信息反馈回去，从而同各个部门处于随时的信息沟通之中，最大限度地发挥会计的反映与控制各类交易的职能。此外，由于ＸＢＲＬ—ＧＬ的可扩展性和向下挖掘（ｄｒｉｌｌ－ｄｏｗｎ）的特性，使得会计信息系统可以采集与存储所有与管理有关的大量数据，不仅仅是记录改变组织的资产、负债和所有者权益的事件，而是存储业务活动多方面的细节信息，极大提高的会计的管理功能。

（三）系统的可延伸性和理念的前瞻性。ＸＢＲＬ—ＧＬ的自定义层可以随着环境的变化进行修改，与ＥＲＰ等商业化软件相比，维护及修改成本不高。而且当企业条件成熟，业务流程和管理理念都适合ＥＲＰ等管理信息化软件的实施时，ＸＢＲＬ—ＧＬ仍是子系统之间的桥梁，解决诸如从子公司传送来的数据异结构问题以及对外报告满足不同信息需求的报告等问题，不会造成浪费。整合后的系统体现了理念的前瞻性。ＸＢＲＬ在全球范围内已经获得迅猛的发展。ＸＢＲＬ国际组织的成员机构已达近３００家，美国、加拿大、澳大利亚、日本等国家已在国内切实地采取措施推进ＸＢＲＬ在本国的应用。在国内，上海证券交易所的首先推出年报标准化报送系统，开始实际应用ＸＢＲＬ标准。在应用软件开发方面，２９家软件开发商宣布计划在其产品中植入ＸＢＲＬ功能。这个数量也许并不惊人，但其中却有着六家高端财务应用软件供应商中的五家，他们分别是：Ｏｒａｃｌｅ，ＰｅｏｐｌｅＳｏｆｔ，ＳＡＰ，ＪＤ Ｅｄｗａｒｄｓ和Ｌａｗｓｏｎ Ｓｏｆｔｗａｒｅ。因此ＸＢＲＬ—ＧＬ体现了这一大势所趋，具有前瞻性。

信息化是现代企业的必经之路，信息化的关键就是实现企业的信息集成和数据交换、跨平台访问。利用ＸＢＲＬ－ＧＬ可以整合企业内部实现不同功能的信息子系统，实现企业的信息通畅与共享。由于其成本的相对低廉以及体现的理念前瞻性，不失为中小企业信息化的一条便捷之路。

（作者单位：福州大学厦门大学）