当前会计电算化存在的问题及对策

徐　樑

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术应用到会计信息系统的简称。它首先是实现整个会计核算业务的计算机处理过程；其次是实现财务预测、决策、分析等管理手段的计算机控制过程。

一.实施电算化给会计工作带来的影响

１.可以大幅度减轻财务人员的劳动强度，提高工作效率。传统会计的业务处理全部要靠人工完成，工作量大，数据处理效率低，且发生差错的概率大。而在电算化会计工作系统中，只要财务人员设置好程序，将原始数据按规定的要求输入计算机后，计算机便能自动、高速、准确地完成数据的校验、加工、传递和输出工作，这样既可以使财务人员从繁重的记帐、算帐、报帐中解脱出来，还可以通过计算机及时、准确地提供会计信息。

２.提高会计人员素质，促进会计工作规范化。在电算化财务系统中，一切繁重的会计记账、算帐和报帐等工作都由计算机来完成，大大减轻了财务人员的劳动强度，提高了工作效率，使财务人员有更多的时间和精力学习有关会计电算化方面的知识，熟悉会计软件、操作规程、信息管理等，并能够参与单位经营决策，改变知识结构，不断充实单位管理、预测、分析、决策相关的知识，及时了解掌握国家经济政策、金融政策以及市场营销情况，从而促使财务人员的素质逐步提高，进而使会计工作向规范化方向发展。

３.推动单位提高经营管理水平。在现代的单位管理中，需要的不仅是单位财务核算的现代化，更需要单位不断提高其生产技术水平和单位经营管理水平，加速单位管理现代化，才能形成较高的单位整体效率和效益水平，使单位立于不败之地。会计工作是单位管理工作中的重要组成部分，会计电算化为单位内部核算体系的建立和实施提供了有效的保证，为单位管理手段现代化奠定了重要基础，从一定意义上讲可以推动或加速单位管理现代化的实现。

二.现行会计电算化存在的问题

１.财务人员技术水平有限。会计人员参与系统开发，操作计算机能力较差；既懂会计业务，又懂计算机专业知识的复合型人才奇缺。实施会计电算化，不仅要求会计人员能进行简单的计算机操作，还要求能解决工作中出现的各种问题。单位目前的情况距此要求尚有相当一段距离。首先，会计人员中，往往是先学会计后学电算化，没有双管齐下的教育体系。其次，单位会计人员受教育的程度参差不齐，且由于会计业务遵循严格的法规、准则，故灵活性、创造性相对较少，而计算机应用是一个不断更新的过程，在思维角度上有一定冲突。

２.缺乏配套的会计电算化制度。单位的会计电算化是建立在单位财务管理规范化基础上的，它不仅要求会计核算所需要的数据收集基础工作要规范，而且要求单位会计基础工作要规范，包括计量规范、数据收集和传递的基本程序、标准成本体系以及规章制度等。目前单位会计基础工作是在手工操作条件下建立的，手工操作下的会计管理方法不适应会计电算化。

３.对会计电算化意义和作用的理解有偏差。电算化会计与传统会计一样，也是通过收集、存储、加工处理、传递等方式来实现会计的目的，在这个过程中，其会计流程都是“凭证——帐薄——报表”。所以从这一点来看，电算化会计与传统会计没有本质上的区别。但不同的是，电算化会计是以计算机技术为基础，将先进的电子技术、信息技术应用到会计领域的一项系统工程，它由系统人员、计算机硬件和软件、会计规范化、数据库及管理决策层的模型库组成。与传统手工会计相比较在会计信息系统传递方式和会计数据处理工作质量上，电算化会计是通过合理组织共享数据库，将不同用户及信息要求，通过计算机处理技术、程序进行加工和报告，使同源数据共享和分流使用。在这个过程中，核算会计与管理会计得以有机结合并充分发挥作用，使会计的反映、控制和监督的职能得以增强，会计的预测、参与职能也因此而得以体现。所以，这个过程与传统会计的最大区别就是一个从手工操作的封闭状态向开放化管理转换的过程。这些功能使会计的工作发生了实质性的变化，如果认识不到这一点，把电算化会计简单地当成传统会计的仿真来运用，这是不全面的，在实践中抱有这种认识而匆忙上机定会受挫。

４.缺乏有效的内部管理和监督制度。财政部要求甩帐的单位要有完善的电算化管理制度。但实际上有相当一部分企业没有与此相应的内部管理制度。不少单位虽然制订了一些制度。但制度不完善或没有切实执行。使电算化系统缺乏有效的管理和监督。主要表现在：１.对系统的接触控制不力。据调查，许多单位密码互通，机房随便出入。用机登记难以执行，系统也难以自动记录操作情况，对打印输出资料普遍没有登记、传送和签收制度。２.系统的恢复控制薄弱，据调查，虽然大部分单位的会计软件和数据文件都有备份；但对备份文件都未能恰当保护，只有少部分单位的备份文件存放于机房以外。还有部分单位表示系统遇到意外无法工作时，不知道如何恢复系统。３.内部审计监督不力，由于我国的内部审计制度不够完善，内部审计人员素质有限，一般都不熟悉电算化会计系统的特点和风险，不太了解电算化会计系统应有的内部控制，更不熟悉如何对电算化会计系统进行审计。

５.软件数据安全性低。财务数据反映单位的业务状况，具有较高的保密性。为保证数据的真实安全，防止单位蒙受损失，手工记账时在会计岗位的设置上，讲求稽核、监督，不相容职务分离。随着互联网的发展，电子商务和网上结算的产生，电算化逐渐由单机走向网络。在网络环境下，数据信息通过网络进行传递，电子符号代替了会计数据，磁介质代替了纸介质，财务数据流动过程中的签章等传统确认手段不再存在，所以很难保证信息的完整性与真实性。财务信息被截取、篡改，泄露财务机密是当前迫切需要解决的问题。另外，黑客的恶意攻击和计算机病毒的入侵也是会计电算化系统安全的一大劲敌。

三．解决问题的对策研究

１.建立、健全电算化管理制度。实现会计电算化后，数据处理手段发生了根本变化，为了确保会计数据的合法性、可靠性、准确性，必须建立健全必要的内部管理制度。只有这样，才能保证机房设备的安全和计算机正常运转，保证会计数据、会计档案安全可靠。笔者认为主要包括以下内容：（１）会计电算化必须专人负责，计算机专人管理，做好设备状态记录和操作日志；（２）由于会计软件的特殊性，非经财务部门批准，任何人不能擅自修改程序，经批准修改过的程序，应做好修改记录，同时相应修改操作手册；（３）每月数据应同时复制２份，分别存在软盘和硬盘上以防意外；（４）外来磁盘必须经检测后方能上机运行，防止计算机病毒破坏硬盘数据。

２.强化对当前会计人员的培训。一般来说，会计人员普遍具备一定的会计理论与工作实践经验，关键在于计算机水平不高。计算机学不好，会计电算化只能是空中楼阁。因此必须加强培训，不仅使他们掌握计算机的基本操作，而且还要掌握必要的常识且具备解决实际问题的能力。目前，会计电算化初级培训已普及，中级培训正在开展，这对提高在职会计应用计算机能力有极大的帮助，并有助于不同行业在职会计的横向交流，有关部门把好关，不要流于形式，而要真正的把会计电算化深入下去。不但要培训，还要定期考核。

３.加强会计信息系统的安全性、保密性。（１）建立健全内部控制。在操作系统中建立数据保护机构，涉及计算机机密文件时应登录户名、日期、使用方式和使用结果，修改文件和数据必须登录备查。系统应自动识别有效的终端入口，当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时，系统应锁定终端，冻结此用户标识，记录有关情况，并立即报警。电算化会计的内部控制内容应以准则的方式向外发布。各电算化会计单位可以结合自身的情况。制订切实可行的内部控制的方法。财政部门和主管部门也可以制定非强制性的会计电算化工作指南。对会计电算化工作的开展给出指导和建议，供各基层单位参考。（２）加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。

４.加快财务软件由“核算型”向“管理型”的转化。管理型的会计软件除了具有完善的会计业务核算功能外，还应大力加强会计数据分析预测，辅助计划的制定和控制，支持高、中、低各管理层次的管理决策。管理型会计软件不但可以实现或辅助实现财务会计和管理会计中的主要功能，而且可以使它们和企业的日常管理工作有机地结合在一起。解决此问题的关键在于尽快开发出以管理为导向的会计软件并推广使用，有关部门应结合企业的管理特点，制定全国统一的、具体的管理规定和标准。如考核指标体系，既要有数量指标，又要有质量指标，还要有各种综合指标。有了可操作的管理规定和考核指标体系，会计电算化从核算型向管理型转化才有据可依，企业的管理才能走上规范化的轨道。

５.注重强调单位领导在加快会计电算化过程中的积极作用。随着社会主义市场经济的发展、完善，尤其是知识经济时代的到来，当今数字化革命正在进行，会计电算化已是管理现代化和会计自身改革及发展的客观需要，是时代发展的必然，管理者应高瞻远瞩，着眼于本单位长远发展，紧跟时代步伐，不断提高自身素质，排除自身干扰因素，支持会计电算化工作的开展。同时提高专业会计电算化人员的地位，发挥他们的最大能动性。

（作者单位：浙江省嘉善县社会保障管理中心）