如何选择会议地点

会议能否成功，会址的选择是关键之一。一旦会址被选定，即奠定了整个会议的基调 。

根据会议内容选择会址

如何根据会议内容选择会址，并无铁定的规则可循。但是，在选定会址前首先要考虑的 就是会议的目的、主题和内容。商务会议一定要满足商务旅行者的要求；而与休闲娱乐有关 的会议要选择旅游胜地和度假村，或者其他有多项娱乐活动的场所；专业培训和小型会议适 合在小型会议中心举办。通常被选择用于举办会议的地点有会议中心、会展中心、机场饭店 、市内酒店、远郊宾馆、度假村和大专院校。

饭店

无论是在都市、在远苑区，还是在机场，或是旅游景点，大多数会议组织者首先考虑选 择的就是饭店。饭店的环境、客房、餐饮及服务都有较高的水准。然而与此相对应的则是， 饭店的价格较高，特别是当会议人数少于50人时，其成本就不甚经济了。

除饭店之外，还有许多非常理想的场所和设施适合各类会议和活动。下面即对这几种类 型的场所和设施做详细的介绍：

大型会展中心。大型会展中心具备举行大型活动和会议的空间和条件。其可容纳几百至 几千位会议代表。会展中心还特别适合于举办展中有会、会中有展的大型活动。由于其规模 较大、面积充足，所以，即使已有其他大型的会议或展览同期举行，会展中心也仍然有空间 接待你的会议。

但是，如果有其他场所同时供选择的话，我们建议小型会议不在大型会展中心内举办。 通常会展中心也不提供住宿服务，因此，食宿需另行安排。

中小型会议中心。会议中心专为从事会议服务而设计建造，其宗旨即是帮助各种团体实 现他们会议的目标。会议中心的会议厅室适用；会议设备先进；住宿客房从经济到豪华俱全 。对于商务会议而言，会议中心是尚佳的选择。

大专院校。大专院校的会议场所不仅仅价格低于其他会议中心，而且具有很浓的学习氛 围，其实验室和图书馆都可以加以利用，这种条件是其他会议中心所不具备的。学术会议、 专业培训最适合在此举行。大专院校内的招待所可以解决基本住宿需要。如果你认为招待所 不够豪华和舒适的话，校园附近都有饭店或宾馆可选用。但是，大专院校的会议场所不能够 太早的提前预定，这对于制定会议的中长期计划带来一定的困难。

培训中心。许多政府部门和大公司都有各自的培训中心。除餐饮外，这些培训中心具备 举办会议的所需条件，而且价格适当。但是，这些中心不对外宣传，也无名录可查询，所以 找到这类场所会有难度。

会址预定程度

一、预选会址

选择会址前，下列因素应考虑周到:哪种会议设施有助于帮助你实现会议的目标;哪类会 议设施可以提供你所需要的服务和住宿;哪个地点和设施可以在你的预算之内。

选择任何会址前你还应该清楚地了解到：这个场所是否有符合你时间的排期;气候如何 ；达到该地点的平均航空费用是多少；从各参会者的城市到达会议地点是否有足够的航班和 车次；从机场和火车站到达会议场所的距离有多远；从机场和火车站到达会议场所是否有交 通工具?费用是多少；是否易于驾车前往；附近可否有餐厅和观光景点供会议代表和他们的 宾客前往；会议设施内有什么样的娱乐活动和服务提供；同期有什么其他组织在此举行活动 ；周围的会议室同期将举办什么类型的会议或活动；需要使用的会议设备是否可以提供，如 ，录像机、投影仪、同声传译系统等；会议同期，该城市有什么节庆、文化、体育等活动。

选定会议设施一定要有正确的理由，因为会址将在整个会议过程中扮演重要角色。切忌 只因为费用低，就草率地敲定一个会议设施。如果该会议设施的会议室空间不合适、或服务 差、或难于到达要求等，会给嘉宾、会议代表、赞助单位带来不好的印象，从而直接影响到 会议的成功。

二、发出寻价单

当你确定了会议主题、内容和达到的目标，并列出会议日程表的大纲后，你需要什么样 的会议设施就有了明确的轮廓。再经过上述一系列考虑因素的筛选，会址范围即可锁定在那 些基本或接近满足你需要的会议设施中。你就可以向这些通过预选的会议设施，如会议中心 或饭店等发出寻价单。

对于小型会议来说，电话寻价也许就可以解决问题了。但最佳方法仍是将你的需要落实 到文字上，要仔细、不漏掉任何一项。通过电话的口头联系是没有任何文字记录的。将寻价 以书面的形式发出(可以是传真、信函、电子邮件)，不仅可以节省大量的时间，会议设施一 方还会更认真地对待你的寻价，他们会指派销售经理与你接洽，并在你们见面商讨之前，就 可以做好案头的准备工作，核查好是否有合适的会议空间和时间段。

一份寻价单可以很简要，只列举出大纲；也可以事无俱细。实际经验告诉我们，寻价越 详细越好。会议设施一方对会议本身了解得越多，就越能给你和会议以更好的服务。

一份寻价单能够包括许多方面，一份好的寻价单应该分别写明下列内容：

★会议名称

★会议日期，以及可有多大范围的灵活性

★会议主题和要达到的目标

★与会者范围(年龄段、性别比例、从何处来、乘坐的主要交通工具)

★会议日程表，包括具体需要的会议室面积、开始和结束的时间、人数、会议室座位摆 放形式

★该会议上届的数据，如与会者人数等

★所需要的客房数量

★优惠的团体客房价如何

★会议预算(如果可以公开的话)

★餐饮要求

★高科技的要求，如互联网接入会议室等

会议设施一方还应回答的问题是：

★服务费是多少，要附加多少税、费

★有否商务中心，其办公时间段

★能否提供机场或火车站的接送服务?费用多少?路程所需时间(高峰期、非高峰期)

★宴会菜单

★声像设备使用价格

★哪家公司负责提供声像设备?是否可以自带或自行租用非指定公司的设备?如果可以， 需要交多少费用

三、实地考察

当你接到候选会议设施的意向报价单后，你基本有了成型意见。这些预选定的会址到底 如何?是否真正合适?最好的办法当然是实地考察一番。通过考察，你可以直接与负责接待你 的会议的经理面谈。你可以亲眼看到和亲自感受到该场所和设施是否真正适合你的会议，也 就是说，它是否像销售人员和宣传材料里描述的那样好?

一种形式的考察是事先与会议中心或饭店的销售人员预约好。这样，负责接待你的经理 或销售人员会有计划、目标明确地领你视察整个设施和服务，你肯定会得到贵宾待遇一般的 周到服务。

另一种形式的考察是不预先通知会议中心或饭店等会议设施的人员。自行前往，自己对 会议厅室、服务和周围环境做摸底考察。以普通来访者的身份，你可以了解到许多情况，并 在此处体验一下作为一名会议代表所能得到的印象。

如果你没有时间做一番实地考察，特别是当该地点较远，你难于亲自出马。这种情况下 ，找到并浏览该中心或饭店的网页，是了解情况的方法之一。虽然网页宣传的都是其最完美 的一面，但仍可以给你一个文字以外的感性认识；方法之二，也是更好的了解情况的办法— —电话交谈。电话了解情况的关键是与非销售部门的主管联系，比如，会议服务部和餐饮部 门的经理等。而且，交谈时间应不少于15分钟。由于这些部门经理的工作重点和工作兴趣不 在推销上面，因此他们可以从另外的角度给你较为全面的讯息。

无论是实地考察还是通过电话了解情况，下面列举了非常重要的调查内容和项目：

▲距离机场和火车站距离多少公里

▲距离机场和火车站乘车时间

▲临近的餐厅

▲临近的购物商店

▲会议室的条件

▲会议室总面积

▲会议室的数量和各自面积

▲会议室温度

▲声音系统

▲采光、照明状况

▲会议室的指示牌是否明确

▲多少条电话线路

▲会议室附近有无洗手间

▲紧急情况如何处理?如火灾、医疗抢救等

▲该设施是何时建造的

▲最近一次翻修是什么时候?都做了哪些修缮

▲在我们的会议期间，是否还有装修工程正在施工?如果在会议期间总有噪音，会给嘉 宾留下极坏的印象

▲会议室的隔音情况

▲客房数量：单人间、双人间、套间

▲客房条件

▲餐饮的种类和名称

▲餐厅的营业时间

四、签订协议书

经过预选、电话交谈、实地考察、谈判协商，最后是敲定会议设施的时候了。当你宣布 你将选定某一会议设施时，该中心或饭店将给你一份合同书或协议。无论是详细的合同，还 是简单的协议，你要特别留意，除基本条款外，有些条款也是必不可少的，比如：违约补偿 ；会议的取消或推迟，其中包括主办方或会议设施方造成的推迟和取消；设施损坏的赔偿等 。

最后，确实保证你作为主办方，需要会议设施方提供的每项设施和服务等都已经包含在 此协议中，并再次检查确认所有日期正确无误，你签订的就是一份完整的协议书或合同了。