做好高校校长办公室工作的途径

汤永华

高校校长办公室(以下简称“校办”)是学校的综合管理部门，在高校管理中处于中枢的地位，承担着协助校领导协调各职能部门的工作重任，是联系学校上下、左右和内外的纽带。由此可见，校办对于提高高校管理水平和效益，推进教育改革起着重要的作用。

一、要充分发挥好校长办公室三个方面的职能

校办的工作千头万绪，归纳起来有管理事务、参与政务和公共关系三个职能：

1．管理事物的职能。所谓管理事物，就是管理或处理学校的日常工作和协调监督各系、部、处职能部门的工作日程和活动安排。管理和处理日常工作，包括公文的收发和及时处理，档案的管理、开发和利用，组织全校性的各类会议，校内外的公务联系和接待来信来访以及印章管理等。要使学校日常行政工作高效而准确地运行。协调监督，就是受领导之托对各基层部门的教学、科研、后勤工作，上传下行，穿针引线．左右协调，并按学校下达的工作任务和要求，对各职能部门进行有计划、有组织的检查和督促，使学校各项工作任务落到实处。管理事务职能是将办事、服务融为一体，具有“窗口”、“桥梁”和“纽带”的作用。其特点是工作范围广、琐碎而繁杂，同时接触人员多。热点、难点、焦点比较集中，矛盾突出。

2．参与政务的职能。所谓参与政务，就是当好领导的参谋和助手。一方面办公室工作人员要在学校制定发展规划和教学改革等重大决策之前，进行广泛的调查研究、综合学校各方面的优势和不足，提出可行性方案和合理化建议，为领导决策提供可靠的依据，再将领导的重大决策形成切实可行的条例和制度，使之贯彻落实。另一方面，校办要处理和反馈来自校内外的各种信息，要经常研究、获取和及时处理来自于国家政府、上级领导部门及学校各系、部、处的指令性信息，使其运行无阻。并对各职能部门的执行情况和运行动态及时收集，进行分析遴选的反馈，建立和完善学校信息网络。一般而言，按高校思想政治、教育、科研、校办产业和后勤等条块，建立反映各职能部门工作范围的各类信息网络，定期或不定期地从面上反映学校综合性、整体性的动态；另一方面要建立反映校、系、室(教研室)、班(学生班)的纵向信息网络，定期或不定期地广泛而深入地从点到面上反映学校方方面面的情况。参与政务的职能是一项参政与研究相结合的工作，要参政、助政并富有成效，就必须深入校内外或通过来往信件，进行调查研究，在当好领导参谋助手的同时，要不断地研究新问题，摸索新规律，提高工作效率。

3．开展公共关系的实践职能。公共关系是当代深入到各行各业的一种文化现象，即为“尊重、理解、支持、合作”。高校校办的公共关系可分为两大类，即外部的公共关系和内部的公共关系。

外部公共关系主要包括四个方面：(1)接待中的公共关系；(2)对外联络中的公共关系；(3)大型庆典活动中的公共关系；(4)校友工作中的公共关系。内部公共关系主要包括：(1)办公室内部团结和建立优良的内部工作环境；(2)上下级间的关系；(3)部门关系。

二、要积极主动地处理好三个方面的矛盾

1．主动性与被动性的矛盾。校办是按领导的指示和意图办事的综合机构，工作不能自作主张、任意发挥。由于它的辅助地位，决定了校办工作具有很大的被动性；另外，经常会遇到一些突发性事件，如重大事故，临时交办的外单位与上级领导的来访和考察、评估、检查等需要紧急完成的任务，使校办的工作带有突击性。这样往往要打乱正常的工作安排，使工作处于被动与忙乱之中。那么，如何变被动为主动呢?我们的体会：一是要正确领会领导意图，分析在处理问题时可能出现的新问题、新情况，做到心中有数，恰如其分地解决各种问题；二是认真研究校办工作的特点和规律，提高处理突发事件的能力；三是工作人员要勤于思考，善于发现问题和解决问题，工作中发扬主动精神，在职责和权力范围内大胆工作，做到矛盾不上交，工作不推诿。

2．原则性与灵活性的矛盾。一要提高思想素质和政策水平，在工作中做到坚持原则而不刻板、教条，灵活机动而不丧失原则立场，使原则性与灵活性高度统一；二要深入基层，调查研究，不断提高业务能力，在办事、办会中深思熟虑，领会工作的精神实质，并将思想性、原则性融于事务工作之中；三要既对来访者热情接待，主动交谈，又要把握好交谈的范围，不该说的话不说，做到既广泛接触、热情交流，又严格纪律、保守秘密。

3．个人自身建设与工作需要的矛盾。校办工作的特点一是“繁忙”，坐不下来学习和提高，形成个人学习与工作的矛盾。二是“无为”，办公室的工作无名无利，与周围同学相比，职称、待遇都不如人家，形成个人得失与工作需要的矛盾。三是校办的工作范围广，工作人员需要具备较强的综合性理论知识和组织管理及写作能力。这样就形成多学科与所学专业单一的矛盾。那么，如何处理这些矛盾呢?我们认为，首先要提高工作人员的思想素质，增强党性原则，提高思想觉悟。要从思想上认识校办工作的意义和作用，顾全大局，服从工作需要，正确对待个人的荣誉和待遇。其次，要不断“挤时间”，学会“弹钢琴”，提高自身的业务素质。要具备一定的理论水平和科学的思想方法，在管理事务中，能够抓住事物的本质和规律，并善于从已发生的情况中预见事物发展的进程和结果。要做到博学多才，一专多能，除熟悉高等教育理论外，还要努力学习组织管理学、人才学、法学、公共关系学等理论知识。同时，要在工作实践中不断提高自己的语言表达能力和写作水平。再次，要提高心理素质。随着市场经济制度的逐步建立，系部处自主权的不断扩大，使学校整体约束力逐渐减小及整体利益的削弱，整体与局部间利益矛盾与日俱增。因此，我们要认清形势，努力锻炼自己在诸多矛盾和挫折面前，保持沉着冷静和良好的心理素质，满腔热情地做好本职工作，在平凡的岗位上实现自身的价值。

责任编辑：黎立