数字化背景下干部学院声像档案管理路径探析

一、引言

2023年9月，中共中央印发了修订后的《干部教育培训工作条例》（下文简称《条例》），对于进一步推进干部教育培训工作科学化、制度化、规范化，具有十分重要的意义。《条例》指出，“要建立完善干部教育培训档案，如实记载干部参加教育培训情况和考核结果”，这对干部学院档案工作包括声像档案管理，提出了更高、更明确的要求。干部学院声像档案是在课堂教学、现场考察、交流研讨等教育培训实践中，直接形成的图片和音视频资料，是最为客观真实且形象生动的档案资料，对于干部学院培训课程开发、学员管理、师资人才培养、科研与智库建设等工作，具有文书档案无法替代的重要作用，保存利用价值很大。数字化背景下，由于声像档案本身的数字载体属性，其保存利用价值更为凸显，档案部门要紧跟新时代发展步伐，探索改进管理模式和方法举措，积极推动声像档案在干部教育培训实践中发挥更大作用。

二、干部学院声像档案管理现状

调研发现，干部学院档案馆室普遍保存有较大数量的声像档案，有干部培训现场照片、授课视频，也有参观考察和交流研讨等全过程影像资料，这些资料为丰富馆藏档案提供了重要渠道来源。但在声像档案的整理归档、存储管理、开发利用等方面，还存在一些不容忽视的问题，与数字化背景下干部学院高质量发展要求还有较大差距。

（一）声像档案数字化管理制度不健全

科学完善的管理制度是声像档案数字化工作规范有序开展的前提基础。在调研中发现，部分干部学院没有健全符合本单位专业特色的声像档案管理制度，没有专门制定印发声像档案管理职责分工和考核奖惩制度文件，业务部门与档案管理部门职责区分不明晰。有些单位缺少声像档案数字化建设发展规划和目标要求，工作实施过程中存在随意性、零碎化等问题。有些单位对于数字转换、存储备份等声像档案日常管理缺少具体操作规程，工作开展缺乏制度约束，导致声像档案征集、归档和利用等环节出现脱档断续不衔接、敷衍随意不规范等现象。

（二）声像档案业务人员能力素质不过硬

部分单位档案业务人员未经过系统专业培训，本职岗位技能不够精练，难以独立承担声像档案专项业务，部分技术业务需要依托第三方机构外包服务。大多数单位已经投入使用声像档案数据管理平台，但部分业务人员还不能熟练完成批量上传、归类检索等基础操作；还有部分人员由于信息化专业知识匮乏、计算机网络运用技能不精，难以适应声像档案数字化管理需要，存在“不会干、干不好”问题。另外，也有部分人员认为档案管理岗位不易“显山露水”、难以“出名挂号”，存在爱岗敬业意识不强、积极进取精神不足等问题，缺乏主动性创造性，工作思路还局限于传统文书档案为主的管理模式，不能适应数字化背景下新的形势任务需要。

（三）声像档案基础设施建设不完善

声像档案容易因自然环境变化而影响使用寿命，与文书档案相比，声像档案对保管条件要求更为苛刻，对存储场所的清洁度、温湿度和电磁防护等，均有特定标准要求。调研发现，只有少数干部院校单独设置了声像档案库房或专柜，大部分单位将声像档案资料同文书档案一并存放，未采用专业分类防护设施。由于设施不完善、管理不科学，造成了载体设备脆化破损、纸质照片褪色折损、视频光盘读取率低等问题，严重降低了声像档案保存利用价值。

（四）声像档案载体数字转换不完整

近年来，国家档案局多次发布关于声像档案数字化规范性文件，明确了声像档案数字化工作标准要求。调研发现，部分干部学院未实现声像档案全面数字化，部分声像资料仍以磁盘、光盘等形式存储归档。有些单位档案管理系统中只存储资料光盘目录信息，没有把载体内容进行数字化转换；有些单位虽然部分完成数字转换，但未通过档案管理系统将资料上传到云数据库。也有部分干部学院声像档案虽已实现数字化转换，但数据备份仅依靠后台服务器，缺乏多层或异地备份，后期数据量持续增长容易造成系统负载过重、风险防范能力减弱。

三、加强干部学院声像档案管理的对策

（一）建立健全声像档案管理机制

建立健全声像档案管理机制，是推动数字化背景下声像档案工作高质量发展的前提基础。

1.明确部门职责分工

根据国家档案局声像档案数字化技术规范，结合干部学院教育培训工作特点，从声像档案收集整理、开发利用的各个环节，分层分类制定相应的管理制度和操作流程。对于比较重要的制度措施，要制定形成规范性文件，明确领导责任、业务分工和考核奖惩，以增强文件的权威性、操作性，为声像档案优质管理提供有效制度保障。

2.制定完善业务管理体系

干部学院档案管理部门与培训业务部门要加强沟通，根据上级文件要求和本职业务工作需要，合理合规地研究确定声像档案归档范围、保管期限、业务流程；拟制形成声像档案整理移交、查询借阅、安全保密等工作制度，并对移交数据标准和文字说明列表进行调整优化，确保声像档案数字化管理有明确规范的操作标准。

3.强化监督推进工作落实

把声像档案管理工作纳入本单位建设总体规划和工作计划，与干部教育培训工作同步筹划思考、同步开展实施，着力实现档案管理融入单位中心工作。要根据部门职责制定相应考核标准，与年度工作绩效考核挂钩，督促落实全员档案管理责任，把外在约束转化为内在要求，积极推动数字化背景下声像档案管理工作规范有序开展。

（二）规范实施声像档案流程管理

干部教育培训工作具有较强的周期性、阶段性、动态性，声像档案管理要主动向课堂教学、参观考察等活动延伸，合理确定归档范围，严格落实流程管理，确保档案资料数据完整、安全可靠、具有价值。

1.注重把好收集整理“关口”

随着声像设备的技术进步，声像资料制作获取更加快捷，“随手拍”“随时拍”成为普遍形象，这既为档案征集拓宽了来源渠道，同时也对声像资料选取甄别提出更高要求。要根据政策法规和干部教育培训工作特点，将具有保存价值的声像资料纳入归档范围，在规定时限内向档案部门移交。归档资料应当是原版原件，要求图像清晰、声音清楚。记录或存储声像文件、目录数据的原始载体，应当以离线方式归档。归档移交时，要对音视频文件和电子载体进行检测，包括载体外观、声像内容和病毒检验，确保档案完整性和安全性。

2.规范落实存储管理要求

依据存储介质特殊要求，采取相应安全措施，做好备份，防止因存储介质损坏或技术升级造成声像档案丢失。要定期对馆藏档案进行清点核查，并对存储介质进行定期更新，适时迁移存储信息，将数据资料从原存储载体转换到稳定性更高的同类载体，防止因载体老化或损坏而造成数据丢失；对于存储的数据，要做好主从热备、定期备份、异地容灾等技术处理，确保档案数据安全稳定。具备条件的单位，可建设应用智能声像档案管理系统，提高管理效率，更好地保护和利用声像资源。

3.积极拓宽查询利用渠道

积极做好声像档案服务利用，为学院开展资料查询、教学课程统计、教学成果评估等活动提供有力的档案支持。要建立完善在线数据库，依托本单位档案综合管理系统，对声像档案资料进行处理加工，让存储、发布、检索、下载更为便捷高效。对存量馆藏非数字格式声像档案，要进行数字化转换，通过专用档案管理系统进行存储备份。可探索运用微信小程序，与声像档案信息系统后台数据进行链接，在查询、展览、教育等方面，为学员提供“触手可及、随用随取”的档案移动服务体验[1]。

（三）大力培养声像档案专业人才

加强档案业务人员能力素质培养，优化档案人才队伍结构，是当前干部学院声像档案建设提质增效的迫切需要。

1.提升数字化专业技能

档案管理数字化是大势所趋，干部学院可采取“在岗实践+脱产培训”方式，组织开展档案数字化专题业务培训，帮助档案管理人员掌握数据著录、保存、检索等专业知识，熟练掌握数据平台系统的操作技能。积极开展异地业务交流，组织现场走访参观，学习借鉴成功做法和先进管理经验。注重与数据密集型企业和档案专业服务机构合作，通过现场指导、技术咨询、跟训跟学等方式，不断提升档案管理人员数字化专业技能。

2.实施项目化人才激励

建立声像档案管理人才项目激励机制，对业务技能过硬、工作成绩突出人员，要适时给予充分的表彰奖励。要落实好档案管理人员调职调级、奖金福利、请假休假等各项待遇，把参加“示范档案馆”创建、档案专项检查等任务情况，作为业绩考核时重要依据，激励档案管理人员在数字化业务转型中担当作为。当前，部分干部学院将档案管理人员职称评审与本单位专职人才聘用一并统筹计划，对档案从业人员起到了较好激励作用。

（四）建设并完善声像档案基础设施

随着数字化管理深入推进，声像档案数据存量大幅度增加，这对档案馆室的基础建设和数字设备提出了更高的要求。

1.完善数字化管理系统

根据专业声像档案数据管理要求，开发建设安全可靠、便于利用的声像档案数据管理平台系统，全面实现照片和音视频等声像档案批量上传、在线检索、浏览查询等功能。要积极推进电子档案管理系统与本单位办公自动化系统、教学业务系统等相互链接，实现信息互通、资源共享，更好地为干部教育培训工作发挥支持和保障作用；涉密声像档案管理，必须遵守国家有关联网保密规定，防止出现失泄密问题。

2.配置标准化场馆设备

数字化背景下，声像档案库房设计更需考虑数字设备运维要求，选址应充分考虑环境条件、便捷程度、通风效果等因素，满足保密性、安全性、稳定性等多项标准。要按照最新政策法规，落实防火、防潮、防磁等技术措施，配置专业安防系统，如视频监控、门禁系统以及消防设施等；库房内应配置专业防磁柜，将磁盘、光盘、移动硬盘等声像档案载体单独存放；要安装空调和温湿度调控设备，确保库房具备恒温、恒湿等保管条件，防止因档案载体潮湿发霉而导致数据损毁或丢失。江苏苏州干部学院利用学院整体搬迁和转型升级机会，对档案库房进行重新定位设计和规划建设，为创建省级示范档案馆提供了较好基础保障，这一做法对其他同类别档案馆建设具有参考借鉴价值。

参考文献：

[1] 陈勇，姚燕珠.微信小程序在档案移动服务中的应用研究[J].档案与建设，2023（1）：70-72.

作者单位：江苏苏州干部学院