事业单位规范化与标准化地开展档案管理工作的研究

摘 要：文章旨在探讨如何推进事业单位档案管理工作的规范化与标准化。通过对当前档案管理工作中存在的问题展开分析，提出了一系列有针对性的策略和措施。同时，结合实际案例阐述了规范化与标准化开展档案管理工作的重要性和积极影响，为事业单位提高档案管理水平提供了有益的参考。

关键词：事业单位；档案管理；规范化；标准化

中图分类号：G271 文献标识码：A

事业单位档案管理工作作为重要的社会服务事业和公共管理事业，其价值不容忽视。档案承载着丰富的历史信息，既是事业单位发展历程的忠实记录，又是重要的依据，可以为当前的决策提供借鉴。通过深入研究分析以往的档案资料，总结经验教训，能够为今后制定发展规划提供有益的作用。同时，档案管理工作优质，服务社会价值显著。比如，把具体的档案材料向社会公开，对增强事业单位工作的透明度、公信力以及促进社会了解和监督都有很大的帮助。但在档案管理工作的实际操作中面临的挑战也不少。一方面，是档案管理工作抓得不够紧，在人力、物力、财力等方面的投入力度不够；另一方面，在档案的收集、整理、保管和利用等环节上管理流程缺乏规范性，随意性较强。

一、事业单位档案管理工作的现状及问题

1.管理意识淡薄

有些事业单位对档案管理工作不够重视。

一是有的单位对档案管理工作的重要意义认识不够。对核心业务部门往往投入更多的精力和资源，认为档案管理工作只是辅助性工作，对单位的发展和运行并无直接的作用，这种短视的观点导致档案管理工作在经费分配、技术引进以及人员配备等方面得不到应有的重视和支持。

二是普通职工对档案管理工作的重要性也缺乏足够的认识。他们认为档案管理只是简单的资料收集和保管，没有认识到档案对单位决策、业务开展和历史传承等方面的重要价值及其蕴含的丰富信息。在日常工作中，对档案的形成、积累和移交等工作抓得不够紧，档案材料处置随意性大。比如某事业单位在开展一项重要课题总结时，由于前期对有关档案资料的收集整理不够重视，导致在撰写总结报告时对课题的成效和问题评估不够全面和准确，对项目的完善和后续的决策制定造成了一定的难度。

2.管理制度不完善

档案管理工作能够规范、有序地开展，健全的档案管理制度是重要保证。但是，目前很多机构在档案管理体系上的不足是显而易见的。在档案收集环节，由于缺少明确的规定和标准，致使一些重要的档案资料收集不及时，造成档案资料不完整或不准确，甚至一些重点业务活动档案往往因收集责任人不明确而被遗漏或丢失。在整理环节上，分门别类、编码标准不统一，使整理档案工作显得杂乱无章。不同部门、不同人员对档案的查找和利用可能会采取不同的方式，造成工作难度极大。在档案的保管上，对档案保管环境、安全保护措施等方面的规定不够细致，不能切实保证档案的安全和完整。个别单位档案库房简陋，缺少必要的设施，达不到防火、防潮或防虫等要求，给档案的存储增加了一定的危险性。对档案查阅、借阅流程规定不明、审批手续烦琐等利用环节要求不够明确，造成档案利用效率不高。有的单位连档案利用登记反馈制度都没有建立，不能有效跟踪评估利用档案的情况，如某事业单位在开展档案库房搬迁工作中，由于档案的搬运、保管制度不够完善，致使部分档案在搬运过程中发生混乱、丢失现象，造成单位的损失难以挽回。

3.技术手段落后

许多事业单位的档案管理信息化程度极低，在数字化时代，仍然严重依赖手工操作、纸质档案的传统管理方式。手工操作不但效率较低，而且人为操作也容易出错。在整理、编目和检索档案过程中，难以满足快速、准确获取档案信息的需要，工作量大，且耗费时间长。纸质档案管理办法弊端较多，易受火灾、水灾或虫蛀等环境的影响，造成卷宗毁损或遗失。同时，对纸质档案的存储空间有较高的要求，库房压力也随着档案数量的不断增长而加大。档案管理信息化程度不高，造成查档难、利用难。缺乏有效的电子检索系统，在大量纸质档案中寻找一份档案，需要耗费大量时间和精力。此外，各科室之间的档案信息交流不畅，档案的数字化共享无法实现，工作协同性和效率受到影响，如某事业单位因多年前的档案还存放在纸质档案中，且无电子索引，需要查阅一份多年前的档案资料，在库房里找了好几天，工作进度受到严重影响。

4.档案管理人员素质参差不齐

影响档案管理工作质量的一个关键因素就是档案管理人员的素质。目前，事业单位档案管理人员普遍存在专业知识不足、业务技能不强的问题。有些档案管理人员不是档案管理专业出身，对档案管理的基本原理、方法和技术等方面缺乏系统的理论知识，理解不深。在实际工作中对影响档案管理质量和效率的规范流程和标准还不能很好地操作。此外，档案管理人员缺乏系统的训练和学习机会。由于单位对档案管理工作不够重视，很少给档案管理人员参加业务培训和学习交流的机会，造成他们不能及时掌握现代档案管理工作的新要求与新技术，知识和技能更新滞后，很难适应现代化的档案管理工作，如某事业单位引进了一套先进的档案管理软件，但档案信息化管理工作仍然进展缓慢，原因是档案管理人员缺乏相关培训和操作经验，软件功能发挥不出来。

二、推进事业单位档案管理工作规范化与标准化开展的策略

1.增强管理意识

在推进事业单位档案管理工作规范化与标准化的进程中，增强管理意识是首要任务。通过多种有效的宣传和培训手段，可以显著提高事业单位全体人员对档案管理工作重要性的认识。

在宣传方面，可以利用单位的宣传栏、电子显示屏和工作群等渠道，定期发布关于档案管理工作的重要性、意义以及相关成果的信息。例如，展示一些因档案管理工作出色而对单位发展产生积极影响的案例，或者介绍档案在解决历史遗留问题、支持决策制定等方面的关键作用。同时，可以组织开展档案管理主题的宣传周或宣传月活动，通过举办讲座、发放宣传资料等形式，深入普及档案管理的知识和作用。培训工作应具有针对性和系统性。针对档案管理人员，可以邀请专家开展专题讲座，着重阐述档案管理与单位战略规划和业务发展之间的紧密联系，以及如何从管理层面给予支持和推动。对于普通员工，可以开展基础的档案管理知识培训，让他们了解档案的形成、收集和整理等流程以及自身在档案管理工作中的职责。此外，还可以组织实地参观档案管理工作先进单位，让员工亲身感受开展规范化、标准化的档案管理带来的好处，并将档案管理工作纳入单位的发展战略和工作计划，从制度层面保障其重要地位。在制定发展战略时，应明确档案管理工作的长期目标和阶段性任务，如在一定时期内实现档案管理的信息化升级，或者达到特定的档案管理规范化标准。工作计划中应详细列出档案管理工作的具体安排，包括资源配置、工作进度和考核指标等，确保档案管理工作与单位的其他业务工作同步推进、协调发展。

例如，某事业单位在制订年度工作计划时，将档案管理信息化建设列为重点项目之一，明确了投入的资金、预期达到的信息化水平以及相关责任人，并将其完成情况纳入部门和个人的绩效考核，从而有效地推动了档案管理工作的开展。

2.完善管理制度

建立健全涵盖档案全生命周期的管理制度，对于实现事业单位档案管理工作的规范化与标准化至关重要。在档案的收集环节，应明确规定各类档案的收集范围、时间节点和责任人。例如，对于科研项目档案，应在项目结题后的规定时间内由项目负责人将相关资料完整地移交至档案部门，对于行政公文档案，规定由办公室专人定期收集。同时，建立收集工作的监督机制，确保重要档案无遗漏。整理环节需要制定统一、科学的分类和编码标准。可以根据单位的业务特点和档案的属性，采用分类法或主题法等实行分类，并赋予唯一的编码，以便于快速检索和管理。比如，将财务档案按照年度和项目实行分类编码，将人事档案按照部门和职位实行分类编码。此外，规范档案的装订、标注等整理工作的具体要求，确保档案整理的规范性和一致性。保管环节应明确档案的存储环境要求、安全防护措施和定期检查制度。档案库房要具备良好的防火、防潮、防虫和防盗等设备设施，温度和湿度应控制在适宜的范围内。建立档案的定期盘点和检查制度，及时发现并处理档案可能出现的损坏与丢失等问题。比如，规定每月对档案库房展开一次全面检查，每季度进行一次档案盘点。利用环节要优化档案的查阅、借阅流程，简化审批程序，并建立严格的登记和反馈制度。明确规定不同级别和类型档案的查阅和借阅权限，利用信息化手段实现线上申请和审批，提高效率。借阅档案时，要求借阅人详细登记借阅信息，并在规定时间内归还。建立档案利用的反馈机制，收集利用者的意见和建议，以便不断改进档案管理工作。比如，某事业单位制定了详细的《档案管理制度》，明确规定档案的收集、整理、保管和利用等环节的操作流程，并在实际工作中严格执行。通过这种方式，该单位的档案管理工作实现了有章可循，提高了工作的规范性和效率。

3.提高管理技术水平

随着信息技术的飞速发展，加大对档案管理信息化建设的投入是推进事业单位档案管理工作规范化与标准化的必然选择。首先，引入先进的档案管理软件。这类软件通常具备档案的录入、分类、检索和统计等功能，能够大幅度提高档案管理的效率和准确性。可以选择一款功能强大的档案管理软件，实现对档案的快速录入和自动分类，通过关键词检索能够迅速找到所需档案。数字化扫描设备也是必不可少的。可以将纸质档案实行数字化扫描转化为电子档案，不仅可以节省存储空间，还便于档案的长期保存和利用。在选择数字化扫描设备时，要考虑其分辨率、扫描速度和稳定性等因素，以确保扫描质量和工作效率。同时，建立安全可靠的档案信息管理系统。加强系统的安全防护，可以采取数据加密、访问控制和备份恢复等措施，防止档案信息被泄露和丢失。此外，要确保系统的兼容性和扩展性，能够与单位内部的其他信息系统实行数据交互和共享。在推进档案数字化管理的过程中，要注重数据质量的把控，严格检查数字化后的档案质量，确保图像清晰、文字准确和数据完整。在数字化扫描后，应安排专人对扫描结果展开核对和修正，保证电子档案的质量。还应加强对信息技术和设备的维护和更新。定期对档案管理软件升级，确保其功能不断完善和性能的优化。及时更换老化或损坏的设备，保证数字化工作顺利开展。例如，某大型事业单位投入大量资金建设了数字化档案管理平台，实现了档案的在线查阅、借阅和审批，极大地提高了工作效率和服务质量。同时，通过定期的数据备份和系统维护，保障了档案信息的安全和稳定。

4.加强档案管理人员的培训

定期组织档案管理人员参加专业培训和学习交流活动，对提高其业务水平和综合素质具有重要意义。培训内容应涵盖档案管理的理论知识、实践技能和最新的行业动态。在理论知识方面，包括档案学基本原理、档案法规政策、档案管理的基本原则和方法等。实践技能培训则着重于档案的整理、编目、数字化处理和信息检索等实际操作技能。同时，还应关注行业的最新发展趋势和技术应用，如大数据在档案管理中的应用与区块链技术对档案安全的保障等。培训方式应多样化，可以邀请业内专家集中授课，组织参加专业的培训班和研讨会，也可以开展经验分享和案例分析活动。此外，利用在线学习平台，让档案管理人员能够根据自己的时间和需求自主学习。学习交流活动也是提升能力的重要途径。可以组织档案管理人员到其他单位参观学习，借鉴先进的管理经验和方法。参加行业内的学术交流会议，了解最新的研究成果和实践经验。还可以建立内部的交流机制，如定期召开工作座谈会，让档案管理人员分享工作中的心得和遇到的问题，共同探讨解决方案。为了确保培训效果，应建立培训考核机制。对参加培训的人员实行考核，评估其对培训内容的掌握程度和应用能力。将考核结果与绩效挂钩，激励档案管理人员积极参加培训，提高自身素质。例如，某事业单位定期组织档案管理人员参加由档案管理协会举办的专业培训课程，并在内部开展“档案管理之星”评选活动，评选出在工作中表现出色、培训考核成绩优秀的人员，极大地调动了档案管理人员的积极性和主动性，打造了一支专业化、高素质的档案管理队伍。

三、结论

推进事业单位档案管理工作的规范化与标准化是一项长期而艰巨的任务。需要事业单位从意识、制度、技术和人员等多方面入手，不断改进和完善工作。只有这样，才能充分发挥档案管理工作的作用，为事业单位的发展和社会服务提供有力保障。

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[5]姜琳琳.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].兰台世界，2024（06）：98-100.

作者单位：1.伊金霍洛旗苏布尔嘎镇综合保障和乡村发展中心

2.伊金霍洛旗人力资源综合服务中心

3.伊金霍洛旗红庆河镇综合保障和乡村发展中心

4.乌审旗委决策咨询服务中心

5.伊金霍洛旗干部人事档案中心

作者简介：魏伟（1991—）男，汉族，内蒙古鄂尔多斯人，本科，馆员，研究方向：档案管理；冯军（1984—），男，汉族，本科，馆员，内蒙古鄂尔多斯人，馆员，研究方向：档案管理。