财务共享模式下高校财务管理转型路径

在当今数字化时代，财务共享模式作为一种创新的财务管理理念和实践方式，正逐渐在各类组织中得到广泛应用。高校作为知识密集型的非营利性组织，财务管理面临着诸多新的要求和挑战。常规高校财务管理往往存在资源分散、效率不高等问题，而财务共享模式通过集中处理、标准化流程和信息化支持，能够显著提升整体运营效率，实现资源的优化配置。在这一背景下，高校要积极探索适合自身特点的财务共享转型路径，以应对新形势带来的变革需求。因此，对高校在财务共享模式下如何有效转型进行深入探究，具有重要的现实意义。

财务共享模式下高校财务管理面临的挑战

信息化基础设施不足 财务共享模式下，高校财务管理的信息化基础设施不够完善，难以支持复杂的财务共享系统。这种不完善性主要表现在硬件设备的老旧、网络环境的不稳定以及软件系统的兼容性差等方面。具体而言，部分高校在建立信息化平台时，缺乏统一规划，各院系和部门之间的数据无法有效整合和共享，影响了整体财务管理效率。同时，多数高校现有的信息技术架构通常是为满足单一业务需求而设计的，这种碎片化的系统架构使得数据孤岛现象严重。在这样的环境下，不仅增加了跨部门数据交流与协作的复杂性，也增加了错误发生的风险。而且由于缺乏足够的数据接口和标准化协议，不同系统之间的数据传输往往需要手动操作或依赖第三方工具来实现，这便进一步降低了工作效率并增加了出错概率。

流程标准化程度低 财务共享模式下，高校财务管理面临的流程标准化程度低的问题是重要挑战。高校内各院系和部门由于历史发展、学科特点和管理风格的差异，往往形成了各自独特的财务处理流程。这种多样性导致在实施财务共享时难以实现统一的标准化操作。不同院系可能使用不同的报销程序、预算编制方法和资金审批流程，使得整个高校在整合财务数据时遇到阻碍。同时，缺乏标准化的流程还会导致信息不对称和沟通不畅，增加了协调成本。比如各部门在面对相同或相似业务时，由于缺乏统一规范，极易出现重复劳动或责任模糊的问题，这不仅降低了工作效率，还容易产生错误和风险。目前部分高校中的多数流程是基于传统纸质文档进行处理的，这与现代数字化要求背道而驰。在这种情况下，手工操作占据主导地位，使得数据输入容易出错，并且审核环节烦琐冗长。在转向财务共享服务中心时，这些传统流程需要重新设计，以适应集中化处理需求。但由于对现有系统依赖性强，加之人员习惯已久，对新系统的接受度较低，使得改革阻力显著。

风险控制机制薄弱 财务共享模式下，高校财务管理风险控制机制薄弱问题主要体现在几个方面。首先高校在向财务共享模式转型过程中，缺乏系统性的风险评估和管理框架。这导致在整合各部门财务数据时，潜在的操作风险、信息泄露风险和合规风险没有得到充分识别和有效控制。由于高校内部各单位具有不同的运作特点和需求，统一的风险控制标准难以制定，使得部分特定业务环节容易成为漏洞。而且由于部分高校传统上对风险控制重视不足，相关人员对现代化风险管理工具和技术手段的应用不够熟练，即便有部分高校认识到需要加强风险控制，也难以有效实施具体措施。此外，在过渡到共享服务中心后，原本分散于各院系的权责发生变化，但相应的内控机制未能及时调整适应新的集中化管理模式，导致职责不清、权限交叉等问题频发，不仅影响了日常操作效率，还增加了舞弊或失误发生的可能性。

财务共享模式下高校财务管理转型路径

加强信息化建设，提升数据处理效率 财务共享模式下高校财务管理的转型中，加强信息化建设和提升数据处理效率是必不可少的环节。财务管理的数字化和自动化程度直接影响到数据处理的速度和质量，而在高校这种多业务、多层级、多部门的复杂环境中，传统的信息化水平难以支撑财务共享的高效运作。因此，应采取针对性的信息化建设措施，以实际数据驱动的方式提升财务处理效率，是实现高校财务管理现代化的核心途径。

首先，构建覆盖全校范围的各类财务业务模块的统一财务管理信息系统，并确保数据流在系统内高效流转。例如，可基于ERP（企业资源计划）系统搭建财务共享平台，将预算管理、报销审核、资金支付等流程统一纳入线上操作，减少线下重复性工作和人工操作失误。在这一过程中，系统的实施应包括模块化设计，以保证灵活适配高校复杂的业务需求。模块化的设定可以对已有业务数据进行分析，明确系统处理峰值需求，比如高校每年在学年末和自然年末，常会集中处理大量科研经费、学生活动经费、各种行政类费用及各项基建类付款报销申请，此时每日报销单据数量较多，所以系统需支持一定的并发数据处理能力，能够在高峰期间实现流畅的审核和流转速度，从而确保报销流程及时完成，更好地服务一线人员，不影响师生工作与学习，提升师生的满意度。

其次，在财务共享服务模式下，各部门的数据需要实时上传到系统中心。对于数据上传时所需的数据接口则可以引入标准化的数据接口协议（如API），实现与各类前端业务系统的无缝对接。例如，配置支持JSON和XML格式的数据接口协议，确保财务系统与高校教务、科研、资产管理系统之间实现毫秒级数据同步。在日常报销流程中，若一笔科研经费的审批流程需要调用资产采购和合同管理数据，优化后的接口可将响应时间从传统模式下的30秒降低至5秒以内，从而显著提升效率。

优化业务流程，实现标准化管理 优化业务流程并实现标准化管理是提升财务管理工作效率和数据质量的核心环节。高校内部涉及费用报销、预算管理、合同管理等大量财务业务，传统模式下因流程不统一导致数据分散、效率低下和错误率偏高。这种情况下，不同部门的重复审批和不一致的流程设置加剧了管理复杂性，不仅增加了财务工作量，还影响了数据的准确性和决策的及时性。而优化业务流程并推动标准化管理，能够大幅提升操作效率、降低出错率、确保财务数据在整个组织内的一致性和可追溯性，从而为财务共享模式的全面落地奠定基础。

首先，在优化业务流程并实现标准化管理的过程中，应进行全面的业务流程梳理，以数据驱动识别和解决流程瓶颈问题。高校财务业务大体可细化为报销申请、预算审批、报销审核、资金支付等多个环节。以某高校为例，其报销流程平均审批时间为8天，其中60%的时间浪费在重复审核和不必要的人工环节。某报销单需要经过6个部门、12次审批，而实际需要人工干预的步骤仅占三分之一。对此，优化流程的首要步骤是明确各环节的核心要素，剔除冗余环节，将审批步骤减少到5步以内，并引入全流程电子化审批，将线下流转时间从原来的平均3天缩短到1天，以此大幅缩短了流程周期。

其次，标准化管理的实施依赖流程的全面重构和规范化规则的制定。标准化规则可以根据历史业务数据，结合财务共享中心的管理要求，为不同业务设置标准化模板。例如某高校的差旅报销中，由于不同部门对单据的要求差异较大，有的要求纸质凭证，有的接受电子凭证，导致重复提交率达到40%。对此可以对其进行标准化改革，制定统一的差旅报销模板，明确必填字段和可选字段，并将报销政策嵌入系统，避免人工误判。在此基础上引入规则校验机制，可以设置费用报销额度的自动校验规则，将超过限额的报销单自动退回修订，减少二次审批率，同时可以上线百望云发票平台，通过进行发票源文件采集、扫描发票二维码或上传发票图片，自动进行发票信息识别与查重，确保发票的唯一性，避免重复报销。

最后，在流程优化的基础上，还需对各环节的时间节点和绩效指标进行量化管理。财务管理人员可以设定标准化流程的关键绩效指标（KPI），例如审批时间、错误率和完成率等，可以实现对流程执行情况的实时监控。例如，某高校实施审批节点限时完成政策，明确普通报销单审批时限为3天，加急事项时限为1天，超时任务会自动触发系统提醒，从而将整体审批超时率从20%降至5%。同时该高校发现，95%的延误问题集中在初审阶段，所以财务管理人员将初审环节前置到申请人提交前，并设立标准化检查清单，使初审通过率从50%提升至85%。

流程标准化实施后，为保证流程标准化的实际应用效果，相关财务管理人员应定期进行数据抽样和分析，评估实际效果，明确所有环节的错误率，针对具体情况优化相关流程规则或引入新的技术手段。

健全内控体系，加强风险防范能力 由于高校财务业务复杂、资金流动频繁，缺乏有效的内控机制会导致资金使用不当、数据错误以及合规性问题。所以应建立全面的内控体系识别、评估和控制潜在风险，以实现高效管理。

高校应对所有财务流程进行梳理，识别出各环节可能存在的风险点。例如，在报销审核环节，可以利用历史数据分析发现报销单据是否存在重复报销或金额错误的问题。如果存在重复或错误的问题，财务管理人员可以设计专门的数据监测工具，对每一笔交易进行自动化审核和比对，以减少人为因素造成的错误。同时，强化授权管理制度，明确不同岗位和人员在财务操作中的权限范围。例如，可以将预算审批权限集中到少数管理人员手中，同时规定每笔超过50万元的大额支出必须经过双重审批，确保未经授权的人员无法接触敏感数据或执行高风险操作。

在财务管理工作较为集中的时期，为了提升工作效率，可以在信息系统中集成实时监控功能，对所有重大财务活动进行动态跟踪，一旦检测到异常行为（如短时间内大量小额支付），立即触发警报并通知相关负责人处理。实时监控可以使用大数据分析技术设定具体阈值，比如连续三天单笔支付频率超过日均水平20%时触发预警，从而提高反应速度，有效防范潜在损失。同时加强员工培训，结合实际需求为财务管理人员制定培训计划，每年组织至少两次针对全体财务人员的新政策解读、案例分析及模拟演练等内容培训，并利用在线学习平台提供持续教育资源，使员工随时更新知识储备，提高对各类风险隐患的辨识能力。实施以上措施后，财务管理人员应设立专门团队负责收集各部门反馈意见，并根据实际操作中的问题不断优化内控制度，再根据反馈调整流程细节，如简化某些低风险业务环节以提高效率，同时保持整体控制强度不变。

推动高校在财务共享模式下实现有效转型，需要从信息化建设、业务流程以及健全内控体系等多个方面入手。这些措施相辅相成，共同促进高校财务管理水平的提升，确保资源利用最大化和风险最小化。未来，伴随大数据和人工智能技术的发展，将有更多创新应用到高校财务管理中，相关人员应不断学习新的知识，推陈出新，以实现更高效、更智能的管理目标。

（作者单位：郑州城市职业学院）