标准电子文件转WORD校验方法

摘 要：随着标准电子文件在各个领域的广泛应用，文件格式的转换及其后续校验工作变得日益重要。本研究聚焦于探讨标准文档格式转换为Word格式的过程中所面临的挑战，并提出了一个全面的校验流程，以确保转换的准确性和高效性。阐述了标准电子文件在石油等领域的广泛应用以及转换为Word格式的必要性，强调了校验过程的重要性，旨在确保转换后的文件与原始文件在错误率万分之五以内的一致性。

关键词：标准行业，标准电子文件转换，Word校验，OCR识别，文件质量控制

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.16.005

0 引 言

近年来，随着数字化转型，标准电子文件准确转换至Word格式变得至关重要，尤其是在石油等关键行业。本研究针对455个标准PDF文件的转换过程，探讨在格式丢失、排版错误等问题中保持原始内容和格式的一致性的挑战。这些问题不仅影响文件可读性，也妨碍有效信息传递。

我们提出一套包括初验、复验和终验在内的全面校验流程，并运用OCR识别与专业文档处理工具。通过这一流程，本研究旨在提高文件转换的准确性，确保关键信息的正确传递，为标准电子文件的质量控制和管理提供可靠指导。

1 研究背景

Word校验研究旨在探索和发展一种方法或技术，以验证标准电子文件在转换为Word格式时的准确性和一致性。在本次研究中，主要针对于国家标准、企业标准、行业标准三种标准类型，合计455个PDF文件，转化成为的455个Word文件，共25，052页标准正文进行Word校验的研究分析。

1.1 标准电子文件的广泛应用

标准电子文件在各个领域和行业中广泛应用，如标准文件、法律文件、科技报告、学术论文、技术规范等。这些文件的正确转换和准确呈现至关重要，以确保信息的传递和共享的有效性[1]。本次研究涵盖的方向主要为石油相关的标准文件。Word作为主流的文件格式，Microsoft Word是一个常用的文件处理工具，广泛用于创建、编辑和共享文件。因此，将标准电子文件转换为Word格式是很常见的需求，但转换过程中可能会引入错误或导致格式损失。

1.2 转换过程中潜在的问题

在将标准电子文件转换为Word格式的过程中，可能会遇到多种问题，如格式丢失、排版错误、内容损失、图像失真以及特殊公式及符号的展示问题等。这些问题可能会导致文件与原版PDF内容的不一致性和错误[2]，从而大大降低标准文件的可读性和可用性。

1.3 校验的重要性

针对上述的转换过程中存在的一些潜在的问题，对于重要的标准电子文件，确保转换后的文件与原始文件一致非常重要。校验过程可以帮助发现潜在的问题和错误，并提供修复或改进的机会，从而提高文件转换的质量和准确性，并保障校验后的Word内容的错误率在万分之五以内。

2 校验过程

校验过程是为了验证转换后的Word文件与原始文件的一致性和准确性。本次研究在将标准的PDF电子文件转化为Word的过程中，针对于Word文件的准确性校验主要分为三个步骤，分别为初验、复验、终验。

初验过程是对于标准的PDF格式电子文件在进行OCR识别转换的过程中有错误标识提示内容进行初步纠改，包含且不局限于文字错误、符号错误、图片错误以及表格识别错误等；

复验过程是对于所有进行OCR识别转换后的Word文件进行统一的全内容复审，包含且不局限于文本内容格式错误、列表及编号错误、页眉页脚错误等；

终验是对于复验结果进行抽查验证的过程，针对复验后的文件选择抽查多组标准电子文件样本，确保抽查出来的样本具有不同的特征和复杂性水平，以覆盖潜在的识别问题，是对复验后Word文件的可读性和正确性的最终核对评判。

以此三个环节来对文件的正确性和规范性进行审核并修改，用以保障标准Word文件内容的错误率低于万分之五的标准。

3 校验方法步骤

3.1 校验工具选择

在本次标准电子文件转Word的校验研究过程中，主要使用的文件准确性校验工具如下文所示：

Micr osof t Wor d：Micr osof t O f f ice Word是微软公司的一个文字处理器应用程序。它最初是由R icha rd Brodie为了运行DO S的I BM计算机而在1983年编写的。随后的版本可运行于AppleM a c i n t o s h（19 8 4年）、S C O U N I X和M i c r o s o f tWindows（1989年），并成为了Microsoft Office的一部分。一直以来，Microsoft Office Word 都是最流行的文字处理程序。

Microsoft Edge PDF Document：Microsoft Edge是由微软开发的一款网页浏览器，它内置了许多功能，其中之一是对PDF（Portable Document Format，便携式文件格式）文件的支持。Microsoft Edge可以作为一个PDF文件查看器，并提供了一些基本的PDF 阅读和操作功能。

ABBYY FineReader PDF 15：ABBYY FineReaderPDF 15是一款功能强大的PDF软件，由ABBYY公司开发。它提供了广泛的PDF处理和管理功能，使用户能够更轻松地编辑、转换、注释和管理PDF文件。该软件集成了强大的OCR（光学字符识别）技术，可以将扫描的纸质文件和图像文件转换为可编辑的文本和可搜索的PDF文件。这使得处理纸质文件更加便捷，并提高了文件的可搜索性[3]。

Ma t hTy p e：Ma t hTy p e是一款专业的数学公式编辑器，它可以在各种文件中创建和编辑高质量的数学公式和数学符号，包括Microsoft Word、PowerPoint、Google Docs、LaTeX等。MathType具有强大的数学编辑功能，提供丰富的数学符号、表达式和结构，为本次标准研究中存在的数学公式及符号编撰提供有效帮助。

3.2 OCR识别初验校正

标准电子文件PDF格式需要通过软件ABBYYFineReader PDF 15来进行OCR识别并转换为Word格式标准。在进行OCR的过程对标准电子文件转Word的初验，将扫描过后的PDF格式文件包含文字、图片、表格等信息转换为可编辑的文本和可搜索的Word文件中存在的部分存疑字符进行标识，以及对文字、图片、表格进行分色域的标注区分。通过左侧栏目框的PDF格式的原文本与右侧栏目框中识别出的可编辑文本格式内容做参照对比，对识别过后文件的可编辑文本内容进行初步校对核验以及修改。

3.3 Word文本复验校正

3.3.1 建立校验标准

建立校验标准是确保文件质量和一致性的重要步骤，以下是本次研究中针对OCR识别转换后的Word文件建立校验标准的相关内容：

校验目的：本次校验标准的目的是为了确保标准电子文件转Word文件后标准内容的规范性和正确性检验。保障识别转换后的Word文件正文内容的准确性、格式的正确性以及对于复杂数学公式的可编辑性。在标准电子文件的PDF原文本与转换后的Word文本整体的基本一致性下，保证两者相参照对比后，识别转换后的Word文件内容的错误率在万分之五以内。

创建文件标准模板：针对PDF格式标准电子秤文件转换成的Word标准，特邀请在本行业的标准方面专家对于转换后的Word文本文件进行审查纠改，并提出专业性的修改意见，确保识别后标准的正确性与准确性。并基于这一修改意见对Word文件进行不断纠改、版本迭代、再进行专家审核，直至形成准确性与一致性兼容的标准文件模板，并在此基础上对其它标准电子文件转换后的Word文件进行校验。

创建校验清单及检查表：针对本次研究课题中共455个PDF标准电子文件转换后的Word文本文件，合计25，052页内容建立在线文件，进行各标准文件的明细录入，包含标准类型、名称、页数、审核情况、审核日期、审核人、问题清单等字段注明。

3.3.2 格式一致性校验

由标准电子文件转换的Word文件中可能存在一些文件格式的错误，在Word文件的审核过程中，使用上文专家定义好的文件标准模板中的文本样式，在标题、段落、正文、引用等方面，确保每种样式的字体、字号、行距、缩距等属性的一致性。

文件中包含的标题和子标题，确保他们按照正确的层次结构进行排列展示。使用Word中的标题展示（例如标题1、标题2等）来定义不同级别的标题，并确保这些标题与原PDF文件一直且按照正确的顺序出现。

审核文件中的段落格式，包括对齐方式、缩进、行距和间距等。确保同一类型的段落采用相同的格式设置，并保持与原PDF文件的一致性。

3.3.3 文本内容校验

针对标准电子文件转换而成的Word文件，对于转换后的文本内容的正确性以及与原PDF文件的一致性的校验审查。对于正文文本内容的拼写和语法检查，启用Word自带的拼写与检查功能，用以捕捉在文本内容中存在的一些拼写错误、语法问题和错误的用法。Word会在文件中标记存在的一些潜在问题和错误，并针对这些问题提出相应的修改建议。

对于Wor d文本中存在的数据和数字进行一致性检查。若文件中涉及数字和一些数据信息，为确保数据信息的准确性和与原文件的一致性，故针对于数据格式、数值的内容进行必要的验证流程。

3.3.4 图片和表格校验

对于转换后的Word文本文件，对于包含图片和表格的文本要对图片信息和表格信息进行校验。

图片的准确性校验要确保插入的图片与文件内容相符合，并且展示的图片与原文件一致。要对图片的清晰度校验，检查插入的图片是否高清可辨识，避免图片过于模糊失真等问题。对于图片的大小校验，要确认插入的图片大小适合当前文件的排版布局，保证文件的美观性和可读性。对于图片的对齐校验，要检查图片的对齐方式，避免图片与文本折叠从而影响文件的完整性。

对于表格内容正确性的校验，要注意表格结构，检查表格结构是否完整准确，包括列数、行数、表头等关键信息内容是否缺失。确保表格的布局清晰，并与原文件保持一致。表格边框和间距确保保持一致，使整体外观统一。确保数据一致性，检验表格信息数据是否完整、准确，避免出现混乱和错误的现象。

3.3.5 列表和编号校验

确保整个文件采用相同的列表格式、检查列表的缩进和对齐方法一致，且与原PDF文件保持一致。针对于编号顺序和层次结构，要检查编号列表的顺序是否一致以及编号的层次结构正确和对齐，并与原PDF文件保持一致。

3.3.6 特殊符号及公式校验

若文件中存在特殊符号以及数学公式，要确保整个Word文件中的所有特殊格式符号正确性及准确性，避免存在乱码问题，且利用MathType软件对公式及特殊符号进行编码，以保证每个公式的可编辑性。

3.3.7 文件结构校验

检查转换后文件的结构是否与原始文件相同，包括章节标题、目录、分页等，保证转换后的Word文件与原PDF文件保持一致。

3.4 Word文本终验校正

Word文本的终验校正环节是确保文件质量和准确性的最终步骤。

3.4.1 检验样本选择

本次研究采用分层抽样的抽样方法，将总体划分为国家标准、行业标准、企业标准三个模块，然后从三个模块中进行等比的随机抽样，以确保每个层级的代表性在最终审核的样本中得到体现。检验标准同复验的检验标准。

3.4.2 兼容性校验

将转换后的Word文件在不同版本的Word软件中打开，确保文件能够正确显示并保持格式不变，且保障文本内容的完整性和准确性。

4 记录和结果分析

根据上述对于标准电子文件转Word的校验方法和校验流程，记录校验过程中的结果和发现的问题，并进行分析。如果发现问题，可以追踪问题的原因，并采取适当的措施进行修复或改进。并通过三位一体的审查体系，最终保障转换后的Word文件的准确性和与原PDF文件的一致性标准，确保上述校验标准的PDF电子文件转换为Word文件后错误率在万分之五以内。

参考文献

[1]许芳，周庶江，张树梅，等.电子文件格式转换及归档[J].中国档案，2004（9）：40-41.

[2]孙文顺，赵秀萍.PDF文件转换的问题探讨[J].印刷质量与标准化，2011（6）：59-61.

[3]张秀常.中英文混合识别的利器——ABBYY FineReader[J].中国教育信息化，2012（18）：64-65.

作者简介

谭笑，硕士研究生，高级工程师，从事标准研究工作。

王海虹，硕士研究生，教授级高工，从事标准研究工作。

杨萌，硕士研究生，教授级高工，从事产品质量检验及标准化研究工作。

张劲松，本科，高级工程师，从事标准化工作。

梅朗一，专科，助理工程师，从事标准化工作。

（责任编辑：张瑞洋）