做细做好基层粮食和物资储备档案工作

改革开放以后，我国对粮食安全工作的管理经历了一个由统一到放开再逐步收紧的过程，期间涉及粮食安全的基层档案管理工作也面临着新形势、新问题、新挑战，因此要不断加强和提升基层粮食安全档案管理利用水平，通过逐步健全管理机制、完善管理设施、提升人员素质等举措，夯实粮食基础，实现促进地方经济社会发展的目的。

粮食安全作为“国之大者”，它始终是经济发展、社会稳定、国家安全的重要保障。粮食和物资储备（以下简称粮储）是维护经济社会平稳运行健康发展的“压舱石”和“稳定器”。改革开放以来，伴随着我国经济的快速发展和国际分工的进一步深化，国家在粮储领域采取了积极且审慎的措施，与时俱进地开始了相关改革，以应对复杂多变的外部环境。但是软硬件设施、体制机制创新缺乏突破等问题的存在，使基层粮储档案工作的各项短板愈加突出，也越来越无法适应当前粮食安全工作的新形势和新需要，需要在更深的领域探索出基层粮储档案工作新模式，破解难题、打通堵点，推动粮食安全迈上新台阶。

强化基层粮储档案工作的必要性

基层粮储档案工作职能的变迁

“民以食为天”，在食为政首、粮安天下思想的指导下，新中国成立伊始，便建立了统一收购、统一储存、统一销售、平战结合的粮食收储机制。伴随着粮食流通体制改革等经济社会领域改革的深入推进，粮食行业管理又一次经历了统一收购、放开销售的过程，但最明显的特征是在省级及以上粮储职能相对稳定的同时，地方特别是县级基层粮食收储部门的许多职能在历次改革进一步去行政化、市场化。2015年，国务院制印发了《关于建立健全粮食安全省长责任制的若干意见》（国发〔2014〕69号）文件。国家层面对粮食安全、地方粮食及物资储备领域的行政管理及市场化进行规范化管理指导，粮储业务呈现出了国有化程度逐步增强、范围逐步扩大的趋势。以福建省为例，2018年机构改革后，生活类救灾物资储备管理职能从省民政厅转隶到由省粮食和物资储备局承担，县级粮食和物资储备局职能的内涵和范围进一步拓展，由原来单一粮食收储增加了应急食用油及其他应急物资储备的业务。2014年地方粮食行政首长负责制推进以来，特别是随着2020年“六稳”（稳就业、稳金融、稳外贸、稳外资、稳投资、稳预期工作）“六保”（保居民就业、保基本民生、保市场主体、保粮食能源安全、保产业链供应链稳定、保基层运转）政策的出台，保护粮食安全更是成为重要一环，科学、合理的粮储成为稳经济、促发展的“压舱石”，基层粮储档案管理的重要性也日益显现。

粮储档案工作的内涵和外延

要厘清粮储系统档案的内涵和外延，首先要了解粮储系统由哪些部门构成。随着粮食流通领域改革的深入，2004年，为进一步推进粮食购销市场化，国务院发布了《国务院关于进一步深化粮食流通体制改革的意见》，全面放开粮食收购市场。2006年，地方粮储系统基本形成相对独立的两大职能，一是粮食和物资储备局，它是行政管理机构；二是地方粮食收储公司和各级储备库，这些以前都是从粮食局分离出去的国有企业，主要是从事粮食、油料、棉花等关系国计民生和国家经济安全的重要战略物资的收储工作，由国资委（办）管辖。虽然从机构属性上来看不相隶属，但实际上基层粮食和物资储备局对同级粮食收储公司及储备库有监管职能是企业的业务主管局，职能相互交叉，关系比较复杂，所以粮储系统档案从严格意义上来说主要分为两类，一是粮食和物资储备局档案，属于机关档案；二是粮储企业，包括粮食收储公司和储备库档案，属于企业档案。因此，与一般机关档案相比，粮食安全系统档案工作较繁杂，管理和利用的难度较大。

基层粮储档案工作的重要作用

我国用占全球不到10%的耕地、不到6.5%的淡水资源所生产的粮食，养活了世界近20%的人口。为确保“谷物基本自给、口粮绝对安全”，党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央把粮食安全作为“头等大事”“永恒的课题”，不断加强粮食生产能力、储备能力和流通能力建设，逐步建立更高层次、更高质量、更有效率、更可持续的粮食安全保障体系。为进一步确保粮食安全，习近平总书记说：“档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业”，这就给我们提供了一个很好的思路，因为从档案的定义中可以看出，档案是直接形成的原始记录，是人们在实践中直接记述客观事物、人类思维和各种活动的文献资料和信息载体。其中最关键的一点就是“原始”，它能够如实地反映在某一特定时间、地点、事件最本真的情况，是党和政府执行粮储管理政策、制定相关决策最重要的依据，粮储档案最真实地保存了涉及粮食及物资收购（采购）、入库、保管、轮换（出库）等环节的各类文书、票据和实物，是掌握储备粮“从农田（场）到仓库再到餐桌”的一手资料。对于系统内部而言，从短期来看，粮储档案工作对于现阶段的地方粮食储备具体业务有很强的指导性和参照性，业务管理可以全流程管理参照档案相关记录实施，如下达各年度粮食储备数量、确定应急物资采购的数量及品种等工作；从长期来说，将粮储档案拉到一个比较长的时间线性去研究，可以为中长期的国家粮食安全规划建设提供数据支撑和预警，避免重复建设，规避历史周期性的粮食安全风险。对于系统外部而言，完整系统的粮储档案是粮食加工企业、物资采购企业进行生产、贸易的一项前瞻性指标，相关企业可以根据在册存量数据信息，科学安排生产及加工计划，避免粮食和储备物资生产领域的盲目投资。

基层粮储档案工作存在的问题和困难

档案工作意识相对淡薄

一方面，部分基层领导档案意识不强，缺乏对粮储档案工作应有的重视，部分基层粮储工作档案的规范化管理不到位；另一方面，基层粮食和物资储备局经历多次机构沿革，职能变更、转隶及人员变动，原有粮储档案管理体系被打破，特别是基层粮储档案的连续性基本上被打断，导致上下档案管理体系的脱节断档。同时，由于部分粮储系统档案工作人员脱离原有岗位、岗位变动频繁、新接手档案的工作人员缺乏粮食储备方面的专业知识，容易出现基层粮食安全归档不严谨、档案缺失、断档甚至档案损毁等情况。基层粮储档案归档难、管档难、用档难的“三难”问题越来越突出，已成为推进基层粮储系统工作的难题。

档案工作条件相对落后

目前，部分基层粮储部门未设专门的档案室，还出现县级发改部门办公室兼作档案保管室的情况。档案管理设备参差不齐，档案盒、密集架、温湿度记录仪、灭火器配备不全，扫描仪、档案管理系统软件等信息化设备甚至停留在采购清单层面。在这样的情况下，基层粮储部门的档案工作条件不仅无法达到档案管理“六防”安全标准和基本使用要求。

档案工作无法适应新形势的要求

一是粮储档案的规章制度不健全。为了配合粮食流通领域改革的需要，先后出台了《粮油仓储管理办法》《粮油安全储存守则》《粮库安全生产守则》《粮食流通管理条例》《粮食储备管理问责办法（试行）》等文件，明确了粮储经营信用、粮油质量、监督执法、劳务管理等分项领域的档案规章制度，但粮储档案尚未形成完整的法律法规体系保障。在2022年9月1日通过的《福建省地方政府储备粮安全管理办法》及2023年12月29日通过了《中华人民共和国粮食安全保障法》中未专门体现粮储档案工作。二是粮储档案系统的服务理念相对滞后。数字化、信息化的发展，对基层粮食和物资档案工作提出了新问题、新挑战，传统的粮储档案的保管功能逐步弱化，与粮储相关的规划、决策、咨询等作用更加突显，越来越多地借助粮储档案进行大数据宏观分析和研究。如地区仓储物流点设置和布局、应急物资采购数量和品种的精准性越来越依赖档案的数字化分析。基层粮食档案工作在软硬件条件、管理理念等方面应做好相应的准备。

关于强化基层粮储档案工作的几点建议

逐步健全基层粮储档案体制机制

粮食储备是确保粮食安全，实现粮食持续、均衡、安全供给的“蓄水池”。粮食储备制度是实现粮食安全的重要保障，而作为基层粮储部门，应设置专门的档案管理股（科）室，有效管理粮储档案，关键是强化体制机制的建设。一是要建章立制。要统筹考虑粮储档案兼具机关和企业的特殊性，逐步完善能够横向打通机关企业又便于各自纵向管理的体制，建立从综合文书到具体业务等成系统、可操作性强的粮储档案规章制度；二要单列管理。为进一步提升档案管理及利用效率，必须把粮储档案单列管理，搭建与上级粮储部门同架构的基层粮食和物资档案系统，避免与其他业务档案混管；三是要激发活力。做好基层粮储档案工作的关键是要转变思路，在社会发展的新常态下，要进一步健全粮储档案奖惩机制，引导工作重心从管理转向服务，只有转变思路，才能跳出思维定式，在档案工作更广阔的领域发挥出作用，更好地推动粮储服务社会的创新和发展。

逐步完善基层粮储档案基础设施

由于基层粮储档案涉及的类型多、内容繁杂，既有传统纸质文书，也有照片、音像及电子档案，甚至包括实物档案（如粮食入库时的部分样品），粮储档案的管理和应用也应与时俱进，提高档案管理的软硬件要求。因此，对于基层粮食和物资档案的投入要进一步加强、水平要进一步提升。一是要加强基层粮食和物资管理档案库房的硬件建设，建立符合要求的专有库房。在一般性档案库的基础上，对于有特殊保管要求的如粮食样品等实物档案，要配置专用设备，如保存样品的单体恒温箱等。二是加快档案数字化平台的建设，通过后台“一套表”，实现档案数字化有利于粮食和物资档案的长期保存，推动粮食、物资收储各项工作的资源共享，全面提高粮储工作的效率。同时通过档案数字化，开辟粮储档案应用的新赛道、开发档案应用的新功能，让粮储档案工作能够促进社会发展。

逐步提升基层粮储档案工作人员的素养

与一般的档案工作相比，粮储档案工作有其特殊性，对档案从业人员的要求相对较高，业务人员不仅要有常规的档案专业知识，还需要掌握粮食领域的专业知识。如粮食产品质量、安全追溯、仓储物流等。同时，粮储工作涉及国家安全，对档案工作人员有更高要求。这就需要逐步建立和完善一套完整的档案人才培养和再教育机制，要重点提升档案管理人员四个方面的素养，一是要提升政治素养，由于粮储档案涉及的数据较敏感，所以要强化档案管理人员的党性教育，时时提醒、处处留意，增强职业道德意识，杜绝泄密、失密情况的发生。二是要提升常规档案业务管理素养，由于有办公人员兼职基层档案管理工作人员的情况，常规档案业务的培训更需要一以贯之，兼职人员既要学习档案管理理论，也要熟悉常规档案管理的操作流程，确保档案管理工作的规范性和科学性。三是要提升粮储专业素养，粮储是一项专业、系统的工作，缺乏相关专业知识，容易造成粮储档案的归整流于表面、缺乏专业条目梳理等情况，不利于粮储档案的管理及利用。四是要提升档案数字化管理素养，由于信息共享和数字档案的普及，管理人员要学会应用新技术、新设备，进一步掌握计算机信息采集、录入、整合等技能，要善于应用网络传媒、自媒体等平台进行宣传，发挥粮储档案工作的新成效，拓展储量工作的新领域，以适应新时期基层粮食和物资档案趋势。

基层粮储档案作为一段时间内粮储安全保障工作的真实写照，既能反映基层粮储工作，也能为地方领导的决策提供重要依据。基层要高度重视粮储档案工作，才能够更好地确保粮食安全，促进地方经济社会的长远发展。

（作者单位：长汀县政策研究中心）