人工智能在高校档案管理中的应用研究

摘要：随着人工智能技术的快速发展，其在高校档案管理中的应用日益受到重视。本文从智慧化档案管理的内涵出发，分析了人工智能在档案收集立卷、检索查阅、服务便利性和库房管理等方面的应用价值。在此基础上，提出了加强人工智能在高校智慧化档案管理中应用的具体建议，包括引进人工智能配套设备、重构档案管理模式、完善制度、加强队伍建设和建设数据库等方面。

关键词：人工智能；高校档案管理；智慧化；应用价值

高校档案是高校发展历程的重要记录，是高校文化传承的重要载体，也是高校科学研究的重要资源。随着高校信息化建设的不断推进，高校档案管理也面临着新的挑战和机遇。人工智能技术的快速发展为高校档案管理带来了新的发展方向，为高校档案管理的智慧化转型提供了有力支撑。

一、智慧化档案管理的内涵

智慧化档案管理是指利用人工智能、大数据、云计算等新技术，对高校档案管理的各个环节进行智能化改造，实现档案管理的自动化、智能化、高效化和便捷化。它不再局限于传统的纸质档案管理模式，而是将档案信息数字化，并通过智能技术实现档案的自动识别、分类、整理、检索、利用和安全管理。智慧化档案管理的核心在于将档案管理与信息技术深度融合，构建一个以数据为驱动、以智能为核心、以服务为导向的全新档案管理体系。它不仅能够提高档案管理效率，降低管理成本，还能够提升档案利用价值，为高校的教学、科研和管理工作提供更加便捷、高效、智能的服务。

二、人工智能在高校档案管理中的应用价值

（一）在档案收集立卷中发挥前瞻性

人工智能技术能够有效提升档案收集立卷的效率和准确性，为高校档案管理工作带来前瞻性改变。首先，人工智能可以利用图像识别、自然语言处理等技术对档案进行自动识别和分类，高校可以识别档案类型、提取关键信息、自动生成目录等，从而减少人工干预，提高档案收集效率；其次，人工智能可以利用机器学习技术自动生成档案目录，并根据档案内容进行智能化分类和整理，减少人工编制目录的工作量，提高目录的准确性和一致性；最后，人工智能还可以利用数据分析技术对档案收集过程进行实时监控，及时发现问题并进行预警，如识别重复档案、缺失信息等，确保档案收集的完整性和准确性。人工智能在档案收集立卷中的应用，不仅能够减轻档案管理人员的工作负担，还有助于提高档案管理的规范性和效率，为后续的档案利用奠定坚实基础。

（二）为用户提供智慧化的检索和查阅服务

人工智能技术能够为用户提供更加便捷、高效、智能的档案检索和查阅服务，满足用户的多元化需求。首先，人工智能可以利用自然语言处理技术，实现用户用自然语言进行检索，摆脱传统关键词检索的局限性，提高检索的效率和准确性；其次，人工智能可以利用用户行为分析技术，为用户推荐相关档案信息，如根据用户的检索历史、浏览记录等，推荐用户可能感兴趣的档案，提高档案利用率；最后，人工智能还可以利用虚拟现实、增强现实等技术，实现档案的多媒体展示，如将纸质档案数字化，并通过虚拟现实技术进行三维展示，提高档案的趣味性和可读性。人工智能在档案检索和查阅服务中的应用，能够为用户提供更加个性化、智能化的服务体验，促进档案资源的深度挖掘和利用。

（三）提升档案服务的便利性

首先，人工智能可以利用移动互联网技术，实现用户在线预约档案查阅服务，用户可以通过手机、电脑等设备随时随地预约查阅档案，无须到现场排队，提高服务效率；[1]其次，人工智能可以利用云计算技术，实现用户远程查阅档案，用户可以通过网络访问档案库，打破时间和空间的限制，随时随地查阅档案，提高服务便利性；最后，人工智能还可以利用人工智能技术，提供智能客服，解答用户关于档案管理的常见问题，如档案查询、借阅流程等，提高服务效率和用户满意度。人工智能在档案服务中的应用，能够为用户提供更加便捷、高效、智能的服务体验，提升档案管理的服务水平。

（四）实现档案库房管理智能化

人工智能技术能够有效提升档案库房安全和高效管理。首先，人工智能可以利用物联网技术，对档案库房进行实时监控，高校可以监控库房的温湿度、光照、人员进出等，及时发现问题并进行预警，确保档案安全；其次，人工智能可以利用高新技术，对档案库房的温湿度进行智能控制，如根据档案类型和环境变化，自动调节温湿度，延长档案保存时间；最后，人工智能还可以利用机器人技术，实现档案库房的智能巡检，如利用机器人进行库房巡检，识别安全隐患，提高巡检效率。人工智能在档案库房管理中的应用，能够有效提升档案库房管理的智能化水平，确保档案安全和高效管理，为高校档案管理提供更加可靠的保障。

三、加强人工智能在高校智慧化档案管理中应用的具体建议

（一）引进人工智能配套设备

为了有效推动人工智能在智慧化档案管理中的应用，高校应积极引进人工智能配套设备，为人工智能技术的应用提供硬件基础。首先，高校应引进图像识别设备，利用高分辨率扫描仪、图像识别软件等，对纸质档案进行数字化处理，并自动识别和分类，提高档案数字化效率；其次，高校应引进自然语言处理设备，如语音识别软件、文本分析软件等，对档案文本进行自动识别、提取关键信息、生成索引等，提高档案检索效率；最后，高校还应引进数据分析设备，如大数据平台、数据挖掘软件等，用于对档案数据进行分析，发现规律和趋势，为档案管理决策提供数据支撑。总之，高校应根据自身需求和实际情况，选择合适的设备，并制订合理的设备采购计划，确保人工智能配套设备的完善和高效利用，为人工智能在高校档案管理中的应用提供坚实的硬件基础。

（二）基于人工智能重构档案管理模式

1.依托人工智能技术实现档案智能收集

人工智能技术能够有效提升档案收集的效率和准确性，为高校档案管理工作带来革命性改变。首先，高校可以利用图像识别技术对档案进行自动识别和分类，识别档案类型、提取关键信息、自动生成目录等，从而减少人工干预，提高档案收集效率；其次，高校可以利用自然语言处理技术对档案文本进行自动识别和提取，如识别档案内容、提取关键信息、自动生成摘要等，从而提高档案信息的提取效率和准确性；[2]最后，高校还可以利用机器学习技术对档案进行自动分类和整理，如根据档案内容、时间、作者等信息进行自动分类，并生成相应的目录和索引，从而提高档案整理效率和规范性。人工智能在档案智能收集中的应用，能够有效减轻档案管理人员的工作负担，提高档案收集的效率和准确性，为后续的档案整理和利用奠定坚实基础。

2.依托人工智能技术实现智能管理

人工智能技术能够有效提升档案管理的效率和安全性，为高校档案管理工作带来更加智能化的管理模式。首先，高校可以利用数据分析技术对档案数据进行分析，确定档案数量、类型、利用率等，从而了解档案管理现状，发现问题和不足，并制定相应的改进措施；其次，高校可以利用机器学习技术对档案进行自动备份和安全监控，如识别档案安全风险，及时进行预警和处理，确保档案安全；最后，高校还可以利用人工智能技术对档案库房进行智能管理，如监控库房的温湿度、光照、人员进出等，及时发现问题并进行预警，确保档案安全。人工智能在档案智能管理中的应用，能够有效提升档案管理的效率和安全性，为高校档案提供更加智能化的管理模式，确保档案安全和高效利用。[3]

3.依托人工智能技术实现档案智能利用

人工智能技术能够为高校的教学、科研和管理工作提供更加便捷、高效的服务。首先，高校可以利用自然语言处理技术对档案进行智能检索，如根据用户输入的关键词或自然语言进行检索，提高检索效率和准确性；其次，高校可以利用机器学习技术对档案进行个性化推荐，如根据用户的检索历史、浏览记录等，推荐可能感兴趣的档案，提高档案利用率；最后，高校还可以利用虚拟现实、增强现实等技术对档案进行多媒体展示，如将纸质档案数字化，并通过虚拟现实技术进行三维展示，提高档案的趣味性和可读性。人工智能在档案智能利用中的应用，能够有效提升档案利用的效率和价值，为高校的教学、科研和管理工作提供更加便捷、高效的服务，促进档案资源的深度挖掘和利用。

（三）完善高校档案管理制度

为了更好地推动人工智能在高校档案管理中的应用，高校应制定完善的人工智能应用相关制度，明确人工智能在档案管理中的应用范围、责任主体、安全规范等，为人工智能在高校档案管理中的应用提供制度保障。首先，高校应制定人工智能应用的总体规划，明确人工智能在档案管理中的应用目标、应用范围、实施步骤等，为人工智能在高校档案管理中的应用提供方向指引；其次，高校应制定人工智能应用的管理制度，明确人工智能应用的责任主体、管理流程、安全规范等，确保人工智能应用的规范性和安全性。[4]例如，制定人工智能应用的审批流程，明确人工智能应用的审批权限、审批标准等，确保人工智能应用合法合规；再次，高校应制定人工智能应用的安全保障制度，明确人工智能应用的安全风险、安全措施、应急预案等，确保人工智能应用的安全可靠。例如，制定人工智能应用的数据安全管理制度，明确数据采集、存储、使用、销毁等环节的安全规范，确保数据安全；最后，高校还应制定人工智能应用的伦理规范，明确人工智能应用的伦理原则、伦理风险、伦理责任等，确保人工智能应用的伦理道德。例如，制定人工智能应用的隐私保护制度，明确用户数据的收集、使用、保护等方面的伦理规范，确保用户隐私安全。完善高校档案管理制度，能够为人工智能在高校档案管理中的应用提供制度保障，确保人工智能应用的规范性、安全性、合法性和伦理性，促进人工智能在高校档案管理中的健康发展。[5]

（四）加强智慧化档案管理队伍建设

为有效推动人工智能在高校档案管理中的应用，高校应加强智慧化档案管理队伍建设，培养掌握人工智能技术、熟悉档案管理业务的复合型人才，为人工智能在高校档案管理中的应用提供人才保障。首先，高校应加强档案管理人员培训，提升档案管理人员的数字化素养和人工智能应用能力。例如，组织档案管理人员参加人工智能技术培训，学习人工智能的基本原理、应用场景、技术工具等，提升档案管理人员对人工智能技术的理解和应用能力；其次，高校应引进人工智能专业人才，充实档案管理队伍，为人工智能在高校档案管理中的应用提供专业支撑。例如，招聘人工智能专业人才，担任档案管理部门的技术顾问，负责人工智能技术的应用研究、系统开发、技术支持等工作；最后，高校还应鼓励档案管理人员与人工智能专业人员合作，共同开展人工智能在档案管理中的应用研究，促进档案管理人员与人工智能专业人员的交流学习，提升档案管理人员的人工智能应用能力。总之，高校应加强智慧化档案管理队伍建设，培养掌握人工智能技术、熟悉档案管理业务的复合型人才，为人工智能在高校档案管理中的应用提供人才保障，促进人工智能在高校档案管理中的深度融合和应用推广。

（五）加强高校档案数据库建设

为有效推动人工智能在高校档案管理中的应用，高校应加强档案数据库建设，将档案信息数字化，为人工智能在档案管理中的应用提供数据基础。首先，高校应建立统一的档案数据库，将所有档案信息进行数字化处理，并存储到统一的数据库中，方便人工智能进行数据分析和处理。例如，将纸质档案扫描数字化，并建立相应的数据库，方便人工智能进行识别、分类、检索等操作；其次，高校应建立标准化的数据格式，确保档案数据的规范性和一致性，方便人工智能进行数据分析和处理。例如，制定统一的档案数据格式标准，规范档案数据的采集、存储、使用等环节，确保数据的准确性和完整性；最后，高校还应建立数据安全保障体系，确保档案数据的安全性和可靠性，防止数据泄露和丢失。例如，建立数据备份机制，定期备份数据，防止数据丢失，建立数据加密机制，对敏感数据进行加密，防止数据泄露。高校应加强档案数据库建设，将档案信息数字化，为人工智能在档案管理中的应用提供数据基础，促进人工智能在高校档案管理中的深度融合和应用推广。

四、结束语

人工智能技术的应用为高校档案管理带来了新的发展机遇，能够有效提升档案管理的效率和效益，为高校的教学、科研和管理工作提供更加优质的服务。高校应积极探索人工智能在档案管理中的应用，不断提升高校档案管理的智慧化水平。高校档案管理将更加智能化、便捷化、高效化，为高校发展提供更加强有力的支持。

参考文献：

[1] 刘子琳.《档案法》背景下高校档案管理数字化转型探析[J].兰台内外，2024（21）：38-39+42.

[2] 庞海燕.高校人事档案数字化发展面临的问题及对策研究[J].兰台内外，2024（22）：13-15.

[3] 廉清.高校学生档案智慧化管理问题思考[J].办公室业务， 2024（13）：52-55.

[4] 纪庆晓，朱晓红，贾彪.档案价值认同视域下高校党建档案管理实践研究[J].办公室业务，2024（13）：92-94.

[5] 孙可佳.“互联网+”时代的高校档案管理模式转型优化[J].兰台世界，2024（S1）：38-40.

作者简介： 吴平，女，汉族，上海人，硕士研究生，档案馆员，研究方向：高校档案管理。