基于业财融合的信息化建设为出版企业带来突破性改变

业财融合的提出为市场化的出版企业推进财务前端管理提供了有效支撑。本文以出版行业的A公司作为案例对象，在深入剖析A公司财务管理存在的主要问题的基础上，系统研究了其实施基于业财融合的信息化建设的具体过程。

基于业财融合的信息化建设的基本原理

业财融合的含义财务与业务的有机融合已经成为传统会计从财务核算向价值创造转型的关键，能够推动企业实现价值最大化。业财融合是指企业的业务与财务部门通过信息化等技术、工具和手段，以实现业务流、资金流、信息流等数据源的及时共享，并基于企业的价值目标共同作出规划、决策、控制和评价等管理活动，以保证企业价值创造过程的实现。业财融合是企业业务部门基于企业发展对财务部门提出的要求和希望，也是财务触角延伸至业务前端的价值链的重构与优化。业财融合包括财务前向融合与业务后向融合两个方面。

业财融合与信息化建设之间的关系信息化建设是实现业财融合的基本手段，能够切实有效地推动企业快速发展。首先，通过加强信息化建设，可以对企业内部组织架构重新界定，进一步明确企业各部门的职责分工，促进各个部门之间形成紧密联系，共同为客户创造价值。其次，通过信息化建设可以实现数据与信息在财务部门和业务部门之间的实时共享，从而保障企业管理层决策的可靠性和科学性。最后，通过信息化建设可以推动企业有限资源的优化配置，从而达到实现最佳管理效果的目标。

A公司基于业财融合的信息化建设案例分析

A公司的基本情况A公司是一家国家级出版社，主要出版各类少年儿童读物，为发展少年儿童文化教育事业、陪伴少年儿童健康成长作出了积极贡献。进入新时代后，A公司制定了新的发展目标，将在“全民阅读、书香社会”的背景下，顺应新形势、新趋势、新要求，运用新媒介、新技术、新工艺，不断做大、做强、做好儿童读物出版，唱响A公司品牌。

A公司财务管理存在的主要问题首先，采购环节与付款环节脱节。A公司的采购业务包含从制订图书出版计划到资金支付结算的整个过程，主要存在以下问题：一是各单据之间未形成前后关联，容易出现漏单、重复支付的情况。二是生成会计凭证的内部业务单据大部分由财务人员手工完成，容易发生人为差错。

其次，销售环节和收款环节脱节。A公司从图书发货到收回欠款流程之间没有形成上下链的关系。发行部的业务信息系统仅有进销存等简单查询功能，财务系统不能及时获取发货和开票等数据，数据之间缺乏钩稽关系，未形成数据链条。上述现象造成了两个严重问题：图书发货与销售开票之间数据不一致，销售开票与销售收款之间数据不一致。

第三，存货管理与成本核算脱节。A公司存货管理与成本核算未形成紧密关联，日常存货管理与财务成本核算严重脱节。图书加工完成后运送至库房入库，入库单流转到财务部门需要一定的周期，加上图书日常收发频繁，易产生漏单风险，导致财务存货数据与库房存货数据存在一定差异，且无法找到差异原因。

第四，信息化程度低，信息孤岛情况严重。A公司仅有发行部和财务部实现基本的信息化管理，但两个系统仅能满足各自部门的数据需求，发行系统侧重图书的进销存管理，财务系统最终的目的是出具财务报表，侧重账务处理，且系统之间没有实现对接，缺乏数据联动，各自为政。其他业务部门信息化程度较低，仅仅依靠人工来实现数据生成和传输。

鉴于财务管理存在的上述问题，A公司决定进一步推动信息化建设，并以信息化建设推动业财融合的实现。

A公司推动基于业财融合而采取的信息化建设措施A公司在经过梳理内外部业务流程、识别关键财务风险点的基础上，主要是从组织结构、业务流程、数据管理等三个维度来推进信息化建设，其中，组织结构维度为实现业财融合提供框架基础，业务流程维度是实现业财融合的核心，信息系统融合是实现业财融合的关键手段。

一是优化组织架构，重新设计授权体系。A公司以前的组织架构特点是层级较多，公司决策权集中于少数领导人员，基层员工缺乏决策自主权，决策流程长，效率比较低下。各部门各自为政，相互之间缺乏正常联络渠道，信息传递的时效性差。为了实现扁平化管理，充分提升决策信息的传递效率，A公司优化了其组织架构，压缩了管理的中间层级，由职能型的组织架构向流程型的组织架构转变。另外，A公司重新设计了内部授权体系，按照业务事项的重要性原则下放管理权限，加快了日常事务的处理节奏，公司整体运行效率得到充分提高。

二是再造业务流程，促进业财融合。为了实现基于业财融合的信息化建设目标，A公司对其核心流程进行了再造，以实现财务流程与业务流程无缝对接的目标。首先，再造采购与付款流程。针对采购和付款业务中存在的主要问题，A公司在信息化系统中添加项目管理、合同管理、成本核算模块。当年度生产计划确定时，采购需求部门在信息化系统中录入相关信息，系统自动生成采购申请单，采购部门根据采购订单初步筛选供应商、拟定合同发回需求部门确认，合同审批通过后即可在成本核定模块录入对应成本，财务记账后自动在财务信息系统中生成对应凭证，完成图书成本归集，有效避免了漏单及人为差错。只有符合付款条件时，采购部门才可以在已完成成本核定的单据中进行勾选，从而发起付款申请，各部门依次审核后由财务部付款。上述措施既能使各个付款单据之间实现全面关联，又可以使采购业务与财务管理实现有效融合，财务环节的账务可以自动化处理，同时能够生成全业务凭证数据。通过信息化系统，付款计划、入库收货和付款发票三单得到校验，数据完全一致，同时也规避了税务风险。整个流程清晰明了，财务人员可以全程参与业务流程的日常监管，业务数据流最终流向财务端，打造完整统一的数据链。信息系统需要审批的业务单据都受到系统流程规则控制，达到了从财务数据到业务数据的可追溯性要求。其次，再造销售与收款流程。A公司通过信息化建设在销售订单、发货单、销售发票和收款单等各个单据之间实现了全面关联。当接到客户订单时，发行部按照评级程序对客户进行评估，库房按照指令发货。当达到结款条件时，发行部发起对账流程，最终执行开票和回款流程。通过信息化建设，销售业务和财务管理最终完美地实现了有效的对接，财务环节方面的账务可自动化处理可以充分形成全业务凭证数据。通过信息化系统的对接及共享，使收入的确认变得更加准确、及时，销售发票环节避免了之前未发货先开票的情况。信息化系统中其他需要审批的业务也都受到了系统流程规则的管控，从而形成了十分有效的过程控制，满足了从财务到业务的可追溯要求，实现了有效的风险控制和数据高效传递。另外，再造存货管理模块流程。针对前述存货管理存在的问题，A公司在信息化系统中搭建库存管理平台，构建社存商品进销存子表单，同时在存货管理模块中添加库房人员管理权限，通过库房人员对存货日常出入库数据的及时录入，实现存货变动数据的及时传递。A公司通过信息化手段实现了数据的“可视化”，有权限人员可以随时掌握存货信息，及时反馈库存冗余或不足的信息，有效实现了存货数据的轨迹追踪，极大地改善了A公司的存货管理效率，同时实现了资源信息共享，保证了账实相符。

三是加强业务信息系统与财务信息系统之间的衔接与融合。A公司在优化组织架构和再造业务流程的基础上，财务信息系统与业务信息系统之间也实现了无缝连接。为了达到“高度整合，全面关联”的目标，A公司在信息化建设过程中，整合了财务管理、供应链管理及客户管理等各个业务的子信息系统，并且共享了各个子系统之间的业务数据，所有的源数据仅需要在某个业务子信息系统中录入一次，即可自动的关联到其他各个子系统的相应模块，达到保证子系统间数据的一致性和操作的统一性的目的。

财务部门通过参与图书编印发整个生命周期过程，真正实现了对各业务部门的有力监管，从而达到财务向前融合、业务向后融合的双向融合目标。同时，A公司利用ERP管理平台，基于业财融合模型对接业务供应链和财务系统，实现业务系统与财务系统间的互联互通。ERP管理平台中的业务供应链主要采用采购管理、销售管理、存货管理以及其他业务模块，财务系统模块主要使用应收管理、应付管理、发票管理和其他管理模块，按照再造流程模式重新组合业务供应链的模块和财务系统模块，对接业务信息和财务信息，从而实现业财融合的集成管理、信息无缝对接、信息资源共享的目标。财务信息系统与业务信息系统的对接，主要体现为集成数据处理和控制流程，能够实时获取信息，将业务事项自动转化为会计凭证，然后运用会计报告平台自动生成会计账表。

A公司基于业财融合的信息化建设的效果分析

通过实施基于业财融合的信息化建设，给A公司的财务管理带来了突破性的改变，实现了对业务流程的全面重塑，加强了财务与业务的协同效率，全面提高了企业管理效率。第一，组织机构的扁平化和权限的下放加快了信息传递速度，使得管理决策变得更有效率，同时也使业务流程运行效率得以提升。第二，内部控制有效性得到了加强。有效防范了由于操作层面的不规范而导致的安全风险，通过系统模块间各个单据和数据之间的有效关联、核对和互相牵制，有效杜绝了因为操作失误、串通舞弊等造成的安全隐患。第三，借信息化建设契机，A公司将会计核算的标准和流程进行了统一，保证了同类型业务的核算结果相同，切实有效地提高了会计信息质量。第四，通过全面关联各个业务单据，快速地实现了一套业务数据、多维度核算，充分满足了不同管理层级对所需数据的不同使用要求。第五，财务工作人员从易出错的手工记账工作的日常体力劳动中解脱出来，有了更多的时间和精力投入到预算管理、财务分析等重要财务管理工作中，财务职能得到了更好的发挥，财务部的决策支持能力得到了较大提升。

作者单位：中国和平出版社有限责任公司