学校档案管理信息化建设迈上新台阶

学校管理工作中，档案管理的信息化和科学化是必须认真对待的问题。学校档案管理的信息化非常重要，它涉及会计、教学资源、学生电子档案以及日常的信息管理，关系学校的教育水平以及学生的学习环境。学校档案管理工作的信息化、科学化、专业化，对学校的进步具有不可替代的重要意义。随着网络时代的到来，学校必须根据新时代的发展特征，制订切实可行的措施，实现档案工作的信息化、科学化，为学校的全面发展奠定牢固的基础。基于此，现对学校档案管理信息化建设进行分析，并提出措施以供参考。

在大数据背景下，学校档案工作的信息化程度越来越高，大数据具有快速处理信息的特性，能够极大地提高学校档案管理的效率，大数据的海量数据存储、分类和统计等功能，有助于实现档案管理的智能化。学校档案管理信息化建设，能够对各种数据信息进行有效管理，最大程度地将各种数据信息进行集成，利用信息管理系统进行管理，利用网络技术实现资源共享。学校是培养人才的重要场所，一定要与时俱进，紧跟新时期步伐，做好信息化规划，要在管理方式、核心思想方面进行改革和自主创新。在现代计算机技术和网络平台的支持下，利用大数据加强学校档案管理，学校要根据大数据的巨大优势，对文字和非文字的档案进行适当的调整，从而实现学校档案szXvygQEr5u+ZArB4rnoc/bj1Cp2ebz81WiuH6nK4zk=工作的信息化和科学化，提高办学质量，优化人才培养。

学校档案管理信息化建设的重要性

学校档案是从建校至今，所有重大事项的数据和信息存储，还涉及一些学科类的科研成果、师生的学习和生活等。在档案收集过程中，因为档案要由多个单位进行审阅、批改和传递。所以，档案管理工作的成效与质量都不高，并且所牵涉的单位较多，在操作中会发生一些失误，档案的质量无法获得切实保证。教师与学生在进行相关查阅时，除了要履行相应的手续外，还需要多次检索、对比，才能查到自己想要的资料，过程烦琐且耗时。学校档案是一种非常有价值的资源，为了适应新时期科学信息技术的进步和发展，给师生提供更方便快捷的查询阅览环境，学校档案管理信息化建设势在必行。

信息技术在学校档案管理工作中的有效运用，能使档案信息的交流与共享得到提高，只有这样，才能在教育教学方式和教学管理上，更好地发挥档案的功能，提高档案的处理和使用效率。数字背景下，大数据技术不仅能充实学校的档案资源，而且能保障档案的安全。在大数据时代，档案不仅是对资料进行整理，更要从电子文档中查找最有价值的信息。管理员可以通过电脑连接云端科技中心，存取相关档案资料的内容，并能查询档案存放的时间和地点，便于备份重要资料。大数据对于档案管理具有不可替代的重要作用，运用信息化和现代化管理方法，能够有助于档案工作者对信息资源进行二次开发，并且针对不同类型的文件，设计结构化的文件模板，为档案管理创造更大的操作空间。这需要及时更新信息设备，也要对管理软件进行适时更新。通过大数据的分类与开发，能够将各类材料进行汇总，确保档案管理工作的有序进行。学校的档案管理信息化可以增强档案平台的安全，也可以利用相关软件对档案进行管理，定期对档案进行审核和监管，并根据需要传送或公布档案。

学校档案管理信息化建设中存在的问题

虽然，部分学校积极开展了档案信息化的工作，但还有部分学校的档案信息化工作进展较慢，缺乏长期计划，仅对必要的计算机、打印机等硬件设备进行了补充和升级，并将最新的档案管理软件和信息系统进行了升级，却没有对档案管理的长期可持续发展进行有效规划，没有形成一个完整体系，这导致部分学校档案管理工作出现断层。另外，纸质文件的数字化程度相对落后，将纸质文件转换为数字文件是一个重要且基本的工作。学校里，很多有重大历史价值的档案，因为年代久远，所以部分是纸质档案。因此，要想更好地保存它们，就必须把它们转换成数字文件。然而，由于工作繁重、档案管理员稀缺、人才队伍不够专业等因素，导致由传统纸质文件向数字文件转换极为缓慢。与此同时，由于对档案信息化的重视程度不够，部分学校的档案信息化建设流于形式，且在管理上存在一定的滞后性，没有得到及时更新和改进。档案管理体系的不健全导致出现文档数据的搜集、归档范围不统一等问题。此外，部分学校缺少专业化的人才培养，档案管理方法落后，无法适应信息化时代下的改革和创新。

学校档案管理信息化建设策略

提高学校的重视程度

社会经济飞速发展，学校档案数据必须要保存较长时间，然而，在长时间的保存过程中，学校档案很可能会发生丢失情况，这导致学校的档案管理工作无法正常开展。在此情况下，要保证学校档案管理的稳定发展，就需要建立档案管理信息系统，重视档案信息化工作，从而推动学校的全面发展。一般而言，加强学校档案管理信息化建设的重要认知，主要有两方面。一方面，由教育部门组织各学校领导开会，在会上介绍学校的档案信息化管理工作，使学校领导认识到档案管理信息化的重要意义，为信息化建设打下坚实的基础。另一方面，校方要在资金、设备、人员等方面加大投资力度，引入大批先进的信息设备，为实现档案工作的信息化建设奠定良好基础。

健全信息化管理体系

为了更好地开展学校档案管理工作，就必须从信息化的发展方式出发，探讨并分析目前学校档案管理工作的具体做法。与此同时，与国家出台的有关政策和制度相结合，对其进行有效解读，从而在今后的学校档案管理工作中，提高信息化服务水平。在此情况下，学校必须建立符合实际条件和学校发展背景的信息化档案管理体系。例如，学校要建立健全监督管理系统来改进和优化档案管理工作，并对不遵守规定的工作人员进行处罚。通过运用这一方法，可以给员工设定一条底线，从而使员工更加注重档案工作的开展。在此基础上，建立适合学校发展的电子档案管理工作方式，可以高效地保存和维护有关的电子文件，并促进电子文件管理体系的构建和发展。此外，学校也要持续对档案中的信息资源使用方式进行优化，采用收集编目的方式规范查询信息，从而方便后续工作的开展。

构建信息化档案管控平台

在数字时代的大背景下，网络技术在社会各领域的发展过程中获得广泛应用。学校要充分利用相关数字技术，通过对档案管理工作的分析，构建档案管理信息平台，运用现代科学技术手段构建档案信息系统。首先，对学校档案管理工作现状有一个整体认识，对其工作内容、工作进行中存在的问题与不足进行详细梳理，以及深入分析类别划分等，为建立信息平台奠定基础。其次，学校管理者必须意识到，在学校管理以及未来发展中，建设信息化档案管理平台，将会发挥巨大的功能和价值，学校要在人力、物力和财政资源上给予适当支持，档案管理员还应对平台上的资料信息进行高效整理。例如，文档的种类、数量等，为构建信息化平台给予可靠的数据保障。最后，把档案管理信息化平台与学校校园网相结合，使老师和学生能够更加方便地使用档案资料，并对其进行查询。值得注意的是，必须确保档案平台的安全性和档案管理工作的隐私保护，这样，档案管理信息化工作平台建设的价值才能得到真正体现。

完善电子档案收集

在以往的学校档案管理工作中，纸质档案是重要的途径。在倡导科学、智能化的档案管理工作的大背景下，档案管理工作者需要完善电子档案收集流程。首先，主动建立档案管理信息资源库，根据档案资料的种类和内容等完善和充实数据资源库，在对纸质档案资料进行电子化的同时，也要对相关图片等资源信息进行全面的搜集和整理，完善电子档案的类型。在此基础上，加强纸质文件与电子文件的结合，找出其缺陷与不合理之处，对电子文件进行改进与补缺，确保对电子文件的整体管控。其次，对电子文件的控制要与信息化管理平台相适应，这样才能更好地促进对电子文件的检索和利用。

完善档案数据库建设

一般来说，学校要健全档案数据库的建设，主要有四个步骤。首先，在学校档案管理信息化建设过程中，制订和完善相关制度，以保证高校档案工作的顺利开展。其次，学校要对各部门的系统数据结构进行集成，确保信息资源能够在网络平台上共享，以减轻档案录入人员的负担，节约人力物力，也为学校的工作人员提供便利。再次，学校应增加对基础设施的投入，建立完善的信息化建设基础设施，并为其配置相应的硬件设施，保证学校档案信息化建设的顺利开展。加强基础设施建设，是做好档案信息化管理工作的基础和保障。例如，配备充足的现代计算机、扫描器、打印机等。最后，在学校开展档案管理工作过程中，必须定期维护档案管理的信息化设备，加强网络保护，确保学校档案信息免受侵权，完善保护措施，强化管理，构建完善的管理体系。通过对各类管理手段的综合运用，减少工作中的弊端，提高工作质量。

重视人才培养

在学校档案工作的信息化进程中，要充分意识到高质量人才对信息化建设的作用和必要性。所以，要积极制订相关福利政策，以吸引具备稳健的信息化能力并掌握相关技术的高质量人才。首先，学校要主动引进优秀的档案管理人才，以实现可持续发展的目标。管理人员不仅要具备过硬的工作技能，还要有很强的信息管控能力，能够熟练掌握和运用相关技术，对相关数据进行有效的分析和处理，更好地适应档案管理信息化建设和科学建设的需求。其次，加强对在职员工的信息技术训练，不同的学校可以根据自身档案管理系统建设的进展情况和完善度，对培训计划进行设计和规划，并对普遍存在的问题，提出有针对性的对策。学校还要经过相关培训，让档案管理人员更好地掌握相关知识，并提高其对相关软件的运用能力。

完善共享平台建设

学校档案管理信息化建设要紧跟时代的步伐，以线上平台为依托，建立专用的共享平台，促进档案管理向信息化和网络化方向发展。同时，充分发掘其内部价值，对其进行合理开发，以更好地发挥其作用。另外，也可以根据学校自身的特点与优势，开发档案微信小程序等，发布档案管理方面的最新资讯，并通过在线查询或网络预约等方式，提高档案信息资源的利用率。不同类型的文件可以配备同一个作为身份标识的二维码，用户只需扫一扫即可在手机上查看该类型文件的内容，节省大量的时间。随着网络信息的迅猛进步，数据安全性也日益受到重视。在构建档案信息共享平台过程中，必须确保数据的保密性。首先，档案管理者可以在电脑上安装防火墙及反病毒软件，这是最基本的保护措施。安装防火墙是一种可以有效阻断外来用户的非法访问、监测和控制的方法，可以有效防范恶意程序的入侵与数据泄露。而反病毒软件能检测、隔离、清除病毒，避免被入侵或盗取机密资料。其次，对数据进行备份是一个重要战略，以避免数据损失。对档案资料进行周期性备份，当资料遭到破坏或出现系统失效时，可快速将档案资料还原至最新备份，以保证档案资料的连续性与完整性，大幅提升档案信息的安全性，确保档案的保密性和完整性。

定期评估与改进

在信息化时代，学校档案管理工作的信息化是一种有效手段。但是，要使信息化建设取得长远平稳的发展，必须对其进行定期的评价与改进。首先，在学校档案管理信息化建设中，必须进行定期评估。通过定期评估，可以对信息化建设的现状有一个整体认识，进而进行改善。评价内容主要有系统的运行状况、系统的功能与性能、数据的安全完整性、用户的满意度等。通过综合评价，可以找出存在的问题与缺点，从而指导下一步的工作。其次，学校要在评估的基础上，有针对性地制订改进方案，并确定改进的目的与措施。这些措施可以是硬件设备的升级、软件功能的优化、数据的备份与恢复以及对使用者的训练。与此同时，构建有效的反馈机制，对用户提出的意见和建议进行及时搜集，并将这些意见融入改进方案，以保证改进工作的针对性和实效性。为保证定期评估及改进工作的顺利进行，可采取下列策略。第一，设立专业的评估及改进小组，负责组织及实施评估，并督导改进措施的落实。第二，构建科学、合理的评估指标，以保证评估的客观、公正。第三，加强与相关部门及人员之间的交流协作，以实现协同效应。第四，融入学校日常管理，使之持续发展。为了满足企业信息化的要求，领导干部要不断学习新的信息技术，掌握先进的管理手段。在持续的评价与改进中，学校信息化建设才能满足发展的需要，更好地为学校的教学、科研与管理工作提供支持与服务。

总之，将信息化发展理念应用于学校档案管理工作，能有效促进档案管理工作的开展，确保各类档案的有效恢复与维护。学校档案管理信息化能有效推动整个学校管理系统的开发和建设，通过重视人才培养，健全信息化管理体系，构建信息化档案管控平台，完善档案管理工作和档案数据库建设，从而更好地推动学校档案管理信息化建设的步伐，有效促进学校教育教学工作的全面发展。

（作者单位：牡丹江医科大学）