行政单位成本管理与控制相关问题思考

［摘 要］近年来，随着行政单位改革的不断深入，国家对财政资金使用也提出了新要求，这就需要行政单位积极顺应新形势，将预算管理与成本管理相结合，进一步加强成本控制，合理压缩“三公”经费，强调财政资金使用效益最大化，有助于单位实现降本增效，从而达到合理配置公共资源的目的。文章结合笔者自身工作经验，在简要阐述行政单位成本管理与控制重要性的基础上，重点分析行政单位成本管理与控制的具体问题，并从完善制度体系建设、规范科技支撑下的成本运行体系、加强成本绩效考核管理、构建多方监督机制以及加强成本控制人员培训管理等方面提出建议，以期有助于行政单位探索有效的成本管理方法，促进行政管理水平和行政效率的提高。

［关键词］行政单位；成本管理；成本控制

［中图分类号］F20 文献标志码：A

当前行政单位务必高度注重自身成本管控作业，融入现代信息技术手段，提升自身成本管理体系建设水平，制定整套切实可行的成本核算管理方法，进而有效减少行政单位运营成本，提升财政资金利用效率，保证成本信息的真实性与精确性，确保行政单位领导层科学制定决策，继而为行政单位未来发展夯实基础。

1 行政单位成本管理与控制的重要性

1.1 有利于行政单位更好适应时代发展

为使行政单位尽快适应现代化建设发展环境，单位管理层应率先着手于成本及风险理念意识培养，针对单位成本效益与风险危机不断增强相关意识，打破固有想法及观点，充分认识优化成本管控在单位发展中的重要性与必要性，以此促进资金科学高效运用。行政单位成本管理的优化落实，主要是通过费用投入比的最小化，创造最大化的效益，进一步优化行政单位社会服务质量，保证有限资源得以优化合理调配，促进行政单位与市场经济建设发展趋势的契合度，助力行政单位稳健发展。

1.2 有利于财政资金高效使用

行政单位的资金来源多为国家财政拨款，只有切实加大单位自身成本管控力度，确保财政资金信息的时效性，才能科学缩减单位成本消耗，避免资金浪费现象，让财政资金得到有效利用。财政资金往往是有限的，要想满足各项工作开展的需要，行政单位就必须通过加强成本管理与控制，促进资源的优化配置、整合，将资源合理分配至更有需求的项目，有助于财政资金使用效率的稳步提升。

1.3 有利于为单位决策提供高质量信息

一方面，行政单位要严格控制财务支出范围和标准，确保支出合规合法，这就对单位成本管理与控制提出了更高的要求。行政单位上下人员需要不断增强成本意识，做好成本管控工作，强化财政支出绩效理念，监管成本形成过程，为单位决策提供更为真实有效和有价值的成本参考信息。另一方面，行政单位应当充分发挥成本管理对单位业务流程的积极作用，助力单位财政绩效评价等工作顺利开展。

2 行政单位成本管理与控制存在的问题

2.1 成本管理与控制制度不完善

当前，我国行政单位成本管理与控制工作虽然取得了一定成效，但是部分行政单位仍然没有建立完善的成本管理与控制体系，导致成本管理主体不清晰、范围不明确、覆盖面小、部门科室协调性差等问题，只对部分业务进行成本管理与控制。同时，行政单位现行制度制约刚性不足，既会影响所得成本核算结果的精准性，也会影响部分关键成本信息的真实性，最终对行政单位重大决策制定造成负面影响［1］。

2.2 成本管理与控制意识缺乏

一是管理层不够重视。我国行政单位资金主要源于财政拨款，内部资金来源稳定，对外筹措资金及竞争压力小，因此部分行政单位管理层成本管理与控制的意识淡薄，不重视成本管理与控制［2］。二是内部引导不够到位。由于内部宣传引导缺失，许多业务科室人员认为成本管理与控制工作仅是财务人员的工作，与自身没有关联，在工作中没有形成成本管控意识，也不主动执行成本指标，单位难以形成节约成本的工作氛围，可能会导致资金、资源的浪费，加重财政资金的负担，不利于行政单位适应新形势下的市场经济发展现状以及竞争日益激烈的社会环境。

2.3 成本预算管理与执行存在不足

一是预算编制不够准确。要想控制成本的产生，就必须做好成本预算管理，结合实际设定相应的预算管理目标，为单位开展成本管理与控制工作创造基础条件。然而一些行政单位在编制预算时仅仅依据以前年度历史数据，编制粗糙，未充分考虑到未来资金实际需求，未做到精打细算，导致预算成本与实际情况存在显著差异，影响预算价值的发挥。不仅容易形成无预算支出、超预算支出的情况，还会造成资金闲置、资源浪费。二是预算执行不够严格［3］。部分行政单位在预算执行过程中未严格按照预算支出范围来进行资金使用，出现决算信息真实性不强、账实不符以及成本失控等情况。例如，根据规定，行政单位出差业务环节必须进行出差审批，严格按照差旅费用既定标准执行。但实务中主要采取出差业务事后申请形式，这种不合规的内部管理很可能引发超支等问题，导致行政单位成本控制有效性缺失。

2.4 成本绩效评价有待加强

绩效管理是指运用科学的方法、程序以及指标等，对单位的整体状况、运行成果和实际工作开展评估。但在我国行政单位绩效管理推进过程中，大部分单位绩效管理的覆盖范围还停留在预算绩效以及业务绩效层面，缺乏成本绩效评价，绩效管理覆盖范围窄。绩效目标是绩效评价工作开展的主要参考，一旦成本管控与绩效管理脱节，那么就不利于对行政单位成本支出进行精准评价，无法明确检验成本管理效果［4］。即使有的单位在预算绩效评价中设置了成本指标，但占比权重较低，有的公共服务类项目用“服务成本节约率”等模糊指标替代投入产出比直观成本指标；有的单位即使开展了成本绩效评价，但其对评价结果运用不够，没有利用绩效评价结果进行成本差异分析或优化单位成本结构，使得成本绩效评价流于形式，成本绩效评价作用不明显。

2.5 成本信息化发展速度缓慢

在大数据时代，行政单位的成本信息同样具备高度分散、共享效率低、整合难度大等特征。借助信息技术实现成本信息化管理，是行政单位提高成本管理与控制的有效措施。但在实践中，受技术落后、观念滞后、资金限制、数据整合和共享难题等因素的影响，我国行政单位中普遍存在成本信息化发展速度缓慢的问题，这给单位财务管理质效提升带来了一些负面影响。一些行政单位可能存在保守的组织文化和官僚化的管理模式，对变革和创新持保守态度。同时，成本信息化需要投入大量的资金和资源，包括软件开发、硬件设备、培训等方面的支出。一些行政单位面临财政预算限制，无法满足成本信息化所需的投入，导致发展速度缓慢。此外，行政单位通常存在不同的部门和系统，数据分散存储、格式不统一，数据整合和共享存在困难。成本信息化需要整合各个部门的数据并建立统一的数据平台，但这往往面临技术和组织上的挑战。

3 行政单位成本管理与控制优化措施

3.1 完善成本控制管理制度

行政单位应当根据实际情况，提高对成本管理的重视程度，结合业务工作需求，构建完整化且立体化的成本管理与控制制度体系，重塑单位成本管控具体工作运作流程，提高成本管理精细度，确认成本管理中心点，明确履行自身成本管理职责。所谓完整化，就是需要将成本管理与控制纳入单位管理全业务、全过程，特别是单位预决算、支出管理以及绩效评价等工作环节，以促使单位成本管控工作有据可依、有章可循；所谓立体化，就是需要利用单位宣传栏等形式宣传节约理念，形成全员参与的成本管理机制，充分协调单位各科室、各业务，调动各职工在成本管理环节的主观能动性。同时，行政单位在发展中需同时“算小账”和“算大账”，不仅要强调管理细节内容，还需培养长效发展眼光，保证有限资源发挥最大化效益，推进行政单位良性稳定发展。

3.2 规范成本运行体系

一是行政单位在正式编制预算前，应认真开展前期调研工作。调研工作既要基于历史成本支出数据开展成本分析，又要充分考虑未来实际需求，以防实践环节脱离于成本预算，切实保证单位预算编制的精确性。二是在实际编制成本预算环节，行政单位应当精准识别成本要素，预估各项业务成本，并且结合成本变化情况及规律，筛选更具科学合理性的编制方法，全方位把控成本，进而提高成本预算编制质量。三是在成本预算执行中，行政单位要采取全流程控制措施，要求所有支出遵守预算管理制度，加强成本支出统筹，从而将成本控制在预算计划范围内。确需追加预算的，必须经行政单位预算管理委员会提交书面申请，说明追加预算原因以及对成本的影响。

3.3 加强成本绩效考评管理

一方面，行政单位应进一步优化预算管理绩效评价体系，设定科学合理、量化细化的成本绩效评价指标［5］，做好成本绩效评价工作。同时，将评价结果作为下一年度成本预算安排的依据，使绩效评价与成本管理有机结合，进而提升成本预算方案的科学性、合理性和准确性；另一方面，行政单位需结合自身业务特征，建立契合自身特征的绩效考核机制，将成本管理与职工绩效考核相结合，以此充分激发单位内部全员的积极性，保证单位成本管理工作顺利开展，构建一种事前有预测、事中有控制、事后有考核的成本管理模式，从本质上提升行政单位成本管理水平。

3.4 构建多方参与的监督机制

一是加大信息公开力度，积极履行多元主体监督职能。鉴于上文所述，促进行政单位成本管理体系现代化建设，需持续发挥多元主体在成本管理过程中的作用，从而提升行政单位成本治理效能。因此，行政单位应当积极加大信息公开力度，除保密支出以外将其他支出全部公开。二是加强行政单位运行成本治理关键环节的监督。加大对成本管理环节关键节点的监督力度，比如政府采购、绩效评价等环节，以此避免行政单位运行成本不规范等行为发生。三要完善法律监管、行政系统内部监督与社会监督机制，保证具体工作有法可依、有流程遵循［6］。

3.5 加强对成本控制人员的培训管理

行政单位管理过程中需要结合单位实际情况，加大对成本管控员工的培训力度，采取定期组织外聘专家授课等专项培训形式，帮助和指引成本管控人员在大数据时代背景下掌握学习现代技术与理论，实现与时代接轨，灵活掌握更多成本管理工作先进操作技能。同时，行政单位需加强对管理人员的全方位考核工作，建立严格奖惩机制，在执行环节不断完善和调整制度内容，促使成本管理人员树立自主学习意识，将学习的管理理念与方法深入应用到实际工作中，提升自身管理能力，为行政单位成本管理工作的落实奠定基础。

3.6 发挥信息技术在成本管理方面的应用

行政单位的领导人员应及时转变观念，充分认识到信息技术在控制管理成本、提高管理效率方面的作用，积极引进成本管理信息系统，支撑管理各流程与环节。信息技术在行政单位成本管理中的应用具体表现在成本核算、数据集成和共享、自动化数据处理、数据分析和报告、预算管理与控制及在线审批和报销等方面，能够提升成本管理的效率和精确性。具体来说，一是信息技术可以支持行政单位建立成本核算系统，实现对各项成本的准确计算和分析。成本核算系统可以记录和跟踪行政单位的各项支出，包括人员成本、物资采购成本、设备维护成本等，帮助单位实现对成本的透明化和精细化管理。二是信息技术可以整合行政单位不同部门和系统中的数据，实现数据的集成和共享。通过建立统一的数据平台，不同部门可以共享成本相关数据，避免数据重复录入和“信息孤岛”的问题，提高数据的准确性和可靠性。三是信息技术可以提供数据分析和报告的功能，帮助行政单位进行成本分析和决策支持。通过数据分析工具，单位可以对成本数据进行趋势分析、比较分析、成本构成分析等，为管理者提供决策参考。四是信息技术可以实现在线审批和报销功能，简化行政单位内部的审批流程和报销流程。通过电子审批系统和报销系统，行政单位可以实现在线提交、审批和报销，提高工作效率和减少人力成本。五是信息技术可以实现对成本数据的自动化处理，减少人工操作和数据录入错误的可能性。例如，自动化的数据采集和导入功能可以从各个数据源自动提取成本数据，减少手工录入的工作量和降低错误率。六是信息技术可以支持行政单位进行预算管理和控制。预算管理系统可以帮助行政单位编制预算、监控预算执行情况，并提供预算偏差分析和预警功能，帮助行政单位实现对成本的精确控制。

4 结语

综上所述，行政单位优化成本管控，有利于高效利用财政资金，优化资源分配，为行政单位稳健发展注入新动力。行政单位管理层必须不断识别处理成本管理实施过程中的问题，逐步完善现行制度体系、规范成本运行体系、加强成本绩效考核、建立多元监督机制、加强成本管控人员培训管理，为推进行政单位稳定持续发展提供重要保障。

参考文献

［1］张雅南. 行政事业单位成本管控现状与改善建议［J］. 中国产经，2023（6）：132-134.

［2］孔令洋. 解码优化行政事业单位成本管控的法则［J］. 中国商界，2023（2）：150-151.

［3］徐文思. 关于行政事业单位成本管控问题的思考［J］. 行政事业资产与财务，2022（18）：51-53.

［4］艾莉颖. 行政事业单位成本管控存在的问题与对策研究［J］. 会计师，2022（7）：115-117.

［5］闫宝琴. 行政事业单位成本控制［J］. 中小企业管理与科技（下旬刊），2021（12）：43-45.

［6］任婷婷. 行政事业单位成本管控的现状与对策分析［J］. 财富生活，2019（22）：45-46.

［作者简介］吴靖华，女，重庆人，四川省住房和城乡建设厅机关服务中心，中级会计师，硕士，研究方向：全面预算管理、预算绩效管理。