农业科技成果档案管理的优化策略

[摘 要]农业科技作为推动现代农业转型升级和乡村振兴战略实施的关键力量，其重要性不言而喻。农业科技成果档案作为记录再现科技创新历程、保存科研智慧结晶的重要载体，在促进知识传承、支撑后续研究、指导农业生产实践以及衡量科技贡献等方面发挥着不可替代的作用。文章对农业科技成果档案管理的优化策略展开研究，希望为农业科研管理机构、涉农高校、农业企业等提供实践指导，共同推动农业科技进步与档案管理事业的协同发展。

[关键词]农业科技成果档案；档案管理；档案信息安全

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）19-0024-03

一、农业科技成果档案管理优化的重要价值

（一）提升农业科技成果转化效率

科技成果档案是连接农业科研创新与实际应用的桥梁，翔实记录了科研活动的整个过程，包括研究背景、实验数据、技术路线、成果评价、应用前景等关键信息。通过精细化管理和高效检索机制，科研人员、技术转移机构和农业生产者可以快速准确地获取科技信息，减少了信息不对称，缩短了从实验室到田间地头的成果转化周期。

此外，良好的档案管理还有助于识别成果的市场潜力，促进产学研合作，吸引更多社会资本投入农业科技领域，加速创新链与产业链的深度融合[ 1 ]。

（二）满足现代农业发展的需求

现代农业强调精准农业、智慧农业的发展，这离不开大量的科研数据和创新技术的支持。优化的档案管理能够更好地整合与分析这些数据，为智能农业系统的构建提供数据基础，如通过分析历年气象数据、土壤状况档案，可指导精准施肥、灌溉等，提高农业生产效率和资源利用效率。

随着气候变化、资源环境约束加剧，农业面临前所未有的挑战，需要依靠科技创新寻找解决方案。完善的科技成果档案体系，能够促进跨学科、跨地域的科研合作，借鉴档案中的历史案例和成功经验，为应对极端气候条件下的农作物种植、病虫害防控等难题提供科学依据，推动农业朝更加绿色、环保与可持续的方向发展。

二、农业科技成果档案管理的现状

（一）信息化程度不足

当前，尽管信息技术在各个领域得到了广泛应用，但在农业科技成果档案管理中，信息化程度仍然相对较低。部分农业科研机构和涉农单位的档案管理仍停留在传统模式阶段，一些珍贵的科研资料和成果信息以纸质形式存储，缺乏有效的数字化管理和利用。这种情况下，档案查询困难，信息共享受限，科研人员难以快速获取到所需的历史数据和研究成果，影响了科研工作的连续性和创新效率[ 2 ]。

同时，纸质档案的保存也面临着物理损坏、丢失等风险，长期下来可能导致重要科研成果的遗失。

（二）管理制度不完善

一方面，缺乏统一的档案分类、编码和归档标准，不同机构之间档案管理的格式、流程不统一，导致档案资料的整理和交流存在障碍，增加了管理难度和资源浪费。

另一方面，权责不明晰，档案收集、整理、保管和利用等各个环节的责任人和职责界定不够明确，影响了档案管理的系统性和规范性。

此外，部分农业科技成果档案管理部门的知识产权保护意识淡薄，对于科研成果的版权、专利等知识产权管理缺乏有效的机制，可能导致科技成果的权益受损，影响科研人员的创新积极性。

（三）档案管理人员素质参差不齐

目前，一些农业科研机构的档案管理人员专业知识背景单一，缺乏系统的档案管理、信息技术及农业专业知识的综合训练，难以适应现代农业科技档案管理的复杂要求。他们可能不了解最新的档案管理理念和技术，无法有效运用现代信息技术手段提升档案管理的效率和水平；对于农业科研过程的不熟悉，使他们在档案的收集、整理过程中难以准确判断哪些资料具有保存价值，容易造成重要信息的遗漏。

三、农业科技成果档案管理的优化策略

（一）引入先进的信息化技术，升级档案管理系统

信息技术作为现代科技发展的重要分支，主要基于通信技术、计算机技术等现代信息技术，以网络技术和数据库技术为核心。它通过将物理世界的信息和数据转换为计算机可处理的二进制代码，实现信息的电子化、自动化和智能化[ 3 ]。因此，农业科技成果档案管理单位有必要推动档案数字化转型。

一是对现有纸质档案进行全面扫描、录入和归档，利用OCR（光学字符识别）技术将图像文字转换为可编辑和搜索的电子文本，确保历史数据的完整性和可用性。

二是构建云端数据库，实现档案资料的集中存储与备份，确保数据的安全性和持久性。云端平台应具备强大的搜索引擎和智能标签功能，使科研人员能够快速精准地找到所需信息，提升科研效率。在此基础上，利用大数据分析技术，深度挖掘海量档案数据，揭示科研趋势，预测行业发展方向，为决策提供科学依据。

三是建立集成化的信息管理平台。该平台应集成果申报、审核、存档、查询与统计分析于一体，实现从成果产生到应用的全链条管理。通过API接口与其他科研管理系统（如项目管理、知识产权管理等）无缝对接，实现数据的自动流转和同步更新，减少重复劳动，提高管理效率。平台还需支持移动终端访问，方便科研人员随时随地查阅和提交资料，增强用户体验。

四是建立开放共享机制，打破“信息孤岛”。通过建立跨机构、跨地区的网络化档案资源共享平台，实现成果档案的跨区域流通，促进科研资源的优化配置。利用元数据标准和互操作协议，确保不同来源的档案数据能够兼容互通，形成统一的资源网络。在保障信息安全和个人隐私的前提下，向公众开放部分非敏感档案资源，提升社会公众对农业科技的认知与参与度，促进科普教育和科技成果的社会化应用。

（二）加强网络安全防护，确保档案信息安全

在技术层面，首要任务是构建多层次的网络安全防护体系。农业科技成果档案管理单位可以采用先进的加密技术，对存储和传输的档案数据进行加密处理，确保即使数据被非法截取，也无法解读其内容。应部署防火墙、入侵检测系统（IDS）和入侵防御系统（IPS）等硬件设备，实时监控网络流量，有效阻挡恶意攻击和病毒入侵。应实施访问控制策略，通过身份认证和权限管理机制，确保只有授权用户才能访问特定的档案信息，避免信息泄露。

同时，要建立数据备份与灾难恢复机制，采用异地备份和云备份相结合的方式，确保在遭遇自然灾害、人为误操作或黑客攻击时，档案数据能够迅速恢复，降低损失。某农业科学院采用区块链技术为科研成果档案加时间戳并分布式存储，不仅提高了数据的防篡改能力，而且确保了档案的长期可追溯性和真实性。

管理制度与人员培训同样至关重要。单位应建立健全网络安全管理制度，明确档案信息的分类分级、安全操作规程、数据泄露应急响应流程等，形成一套完整的管理体系。定期对档案管理系统进行安全审计和漏洞扫描，及时修补安全漏洞，确保系统的健壮性。还要加强档案管理人员的网络安全意识与技能培训，定期举办网络安全教育活动，提升他们识别钓鱼邮件、防范社交工程攻击的能力，确保每位员工都能成为维护档案信息安全的第一道防线。

（三）完善档案管理制度，明确管理职责与流程

农业科技成果档案管理单位需要根据国家有关档案管理的法律法规，结合农业科研活动的特点，制定一套科学、系统、可操作性强的农业科技成果档案管理制度。这包括档案的收集、整理、保管、利用、保密与销毁等全生命周期的管理规范，以及档案信息化建设的标准和要求[ 4 ]。例如，明确各类档案的归档范围、归档时间、保管期限，确保档案的完整性和时效性。

在制度框架下，要清晰界定各级管理人员的职责与权限，形成从上到下的责任体系。单位可以设立档案管理委员会，负责制定和监督档案管理政策的执行；指定档案管理部门或专员，具体负责档案的日常管理和维护工作；科研项目负责人和参与者则需承担收集、整理和提交相关科研档案的直接责任。例如，可以建立科研项目结题与档案归档的同步机制，即科研项目完成后，必须经过档案审核无误方可正式结题，保证档案的及时性和完整性。

建立档案借阅、复制、对外提供利用的明确流程和审批机制，确保档案的合法合规利用，保护科研成果的知识产权。单位还可以考虑设置电子阅览室或建立在线服务平台，为科研人员、农业技术人员及社会公众提供便利的档案查询与下载服务，促进科技成果的传播与应用。

（四）建立档案分类与编码标准，实现档案规范化管理

农业科技成果档案管理单位应根据农业科技成果的特性，结合档案管理的通用原则，建立多层次、易识别的分类体系。分类应涵盖但不限于科研项目类别（如作物栽培、病虫害防治、农业机械研发等）、成果类型（如论文、专利、软件、实物模型等）、时间序列、成果归属单位或个人等维度，确保每一份档案都能准确归类[ 5 ]。具体而言，可以将档案分为基础研究、应用研究、技术推广三大类别，再依据具体内容细分二级、三级类别，形成树状结构的分类体系，便于按需查找和管理。

编码是档案管理中的一项基础工作，良好的编码规则能有效提升档案检索的准确性和效率。编码设计应遵循唯一性、可扩展性和简洁性原则，通常包括项目代码、年份代码、类别代码、流水号等元素。一个典型的编码结构可能是“项目类型代码-年份-项目编号-成果类型代码-流水号”，这样不仅能够明确反映出档案的基本信息，还能确保每个档案的编码在全球范围内具有唯一性。同时，编码规则应留有足够的扩展空间，以适应未来可能出现的新类型档案或分类调整需要。

标准化实施要将分类与编码体系落地，需要重新整理现有档案，按照新的分类体系和编码规则进行归档和标签，对新增档案则直接按新标准执行。这一过程需要投入足够的人力和时间，可以借助自动化工具进行辅助，如利用条形码或RFID技术，提高归档效率和准确性。

在此基础上，应建立档案标准化管理的长效工作机制，包括定期的档案审核、编码校验，以及对分类体系和编码规则的定期评估与修订，确保档案管理的持续优化。

（五）提升档案管理人员的专业素质，加强专业培训

提高档案管理人员的专业门槛，确保招聘的人员具备一定的农业科学背景或是经过专业档案管理培训。在选拔过程中，除了考察应聘者的档案管理专业技能，还应关注其对农业科研流程的了解程度和持续学习的能力。可以设置专业考核与面试环节，考核内容既包括档案管理的理论知识，也涵盖农业科技成果档案的实际操作案例分析，确保新入职人员能够迅速适应岗位要求，理解农业科研成果的价值与管理的特殊性。

实施分层次、多形式的在职培训。在职培训是提升档案管理人员专业素质的关键途径。单位应根据人员的不同经验和能力水平，设计分层次的培训课程体系，既有面向新手的基础理论与实操技能培训，也有针对资深人员的高级管理策略、信息技术应用等进阶课程培训。培训形式应多样化，包括线上课程、线下工作坊、专家讲座、实地考察学习等，充分利用现代信息技术手段，如网络学习平台、虚拟仿真系统等，提升培训的灵活性和实效性。例如，组织档案管理人员参观先进的农业科研机构，使其了解最新科研动态，学习同行的档案管理经验。

为促进档案管理人员的长期发展，使其保持工作热情，应建立清晰的职业晋升路径和相应的激励机制。这包括为表现优异的人员提供职务晋升、薪酬增长的机会，以及使其参与国内外学术交流、为其提供专业认证考试资助等。同时，鼓励和支持档案管理人员参与科研项目，如担任科研成果管理顾问，加深他们对科研过程的理解，促进档案管理与科研实践的紧密结合。

四、结语

农业科技成果档案管理的优化，不仅直接提高了农业科技成果转化的效率，而且响应了现代农业发展对于科技创新、可持续发展和知识普及的多元化需求，是支撑农业现代化建设不可或缺的一环。因此，要采取一系列措施加强和完善农业科技成果档案管理，推动农业科技进步，提升农业综合生产能力，保障国家粮食安全和促进农业经济发展。

参考文献：

[1]闫立衡.新时代农业科技档案信息化建设的优化策略[J].黑龙江档案，2022（03）：150-152.

[2]郑诗凡.文书档案管理优化策略的研究[J].四川劳动保障，2022（11）：24-25.

[3]任淳.新时期机关文书档案管理中存在的问题及其优化研究[J].华东纸业，2023（10）：36.

[4]张亚伦.高校科研档案管理问题分析与优化策略——基于《科学技术研究档案管理规定》颁布背景下[J].办公室业务，2023（15）：138-140.

[5]温江.浅谈新时期事业单位档案管理工作的优化策略[J].社会科学，2022（01）：87-89.