信息化环境下事业单位档案管理改革的路径与高质量发展策略

摘 要：信息技术的发展为传统的档案模式带来挑战与变革。本文从价值维、结构维、形态维和安全维四个方面探讨了事业单位档案管理改革的路径，认为其存在着制度规划尚未形成、要素供给匹配不足、档案服务质量不高、安全建设存在隐患、数据管理能力欠缺等问题，需要在观念转变、制度赋能、服务升级、数据治理和安全建设等方面建议改进，推动现代化档案管理模式落实落地，推动事业单位档案工作再上新台阶。

关键词：事业单位；档案管理；高质量发展

信息技术的广泛应用，深刻改变了档案管理模式，档案工作面临着新的发展机遇与挑战。对于事业单位来说，档案管理工作应逐步适应和满足“十四五”时期新一代信息技术迅速发展的新形势和人民群众对档案利用日益增长的新需求，探索新的工作方式和运转模式，进一步提高服务大局的意识和能力水平。本文着重分析事业单位档案管理改革的路径、存在的问题和高质量发展的路径，以期提供一定的经验参考。

1 信息化环境下事业单位档案管理改革的路径

1.1 价值维：档案管理的核心在于发挥资政育人功能

档案资政育人是贯彻落实国家对档案工作重要批示的应有之义，是事业单位档案管理改革和提质增效的重要体现。从资政方面来看，通过对档案史料的阐释与研究，客观地总结经验和教训，从中启发治理思维，以史为鉴，为党委政府决策提供治理支持，对推动经济高质量发展有着重要的现实和借鉴意义。从育人方面来看，档案中蕴含着丰富的教育内容，特别是鲜活生动的历史文化资源、厚植家国情怀的光荣传统和追求科学真理的人物故事，是新时代立德树人的宝贵资源和文化资本。从效果来看，事业单位具有资源和人才的优势，做好资政育人工作有助于为档案管理开拓空间、营造机遇，对于提升档案工作影响力具有事半功倍的效果。因此，事业单位需要将资政育人作为中心任务，把档案工作融入国家经济与社会发展全局去谋划，找准档案工作服务大局、服务人民群众的切入点和着力点。

1.2 结构维：档案管理的逻辑在于“四个体系”建设

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，“全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设”，为推动档案事业高质量发展明确了基本动力和重要保障。“四个体系”是有机联系的密切整体，不可分割、缺一不可。治理体系是档案事业发展的全新命题，侧重于档案工作的顶层设计，包括制度建设、组织领导和有效监管等；资源体系是档案事业发展的基础，主要是加强档案收集与质量管控，形成门类齐全、结构合理的馆藏结构；利用体系是事业单位档案工作的根本目的，要求加快档案开发和共享进程，进一步满足人民群众和党委政府的需求；安全体系建设是档案工作的生命线，事业单位必须压实工作责任，确保档案数据绝对安全。“四个体系”构成事业单位档案创新管理的基本路径，明确了新时代做好档案工作的基本遵循。

1.3 形态维：档案管理的对象在于电子档案与数据

伴随大数据时代的来临，档案数据成为重要的战略资源和生产要素，在社会治理中发挥着重要作用。当前，各类档案数据急剧增长，成为事业单位档案管理的新业态。档案数据是指数据化的档案信息及具备档案性质的数据记录，除具有档案原始记录性、凭证性、历史性等固有特性外，还具有广源性、累计性、扩展性等新特征，管理对象的变化引发事业单位管理方式、手段的系统性重构。面对新的变化，事业单位需要加强数据治理能力建设，对数据资源应收尽收、应归尽归，强化对数据的智能化管理、语义分析和深度挖掘，实现数据的知识创造、价值共生和实践应用。

1.4 安全维：档案管理的保障在于共享与安全的平衡

《档案法》《实施条例》对安全建设给予重点论述，这也是事业单位档案管理的底线任务。随着数字中国战略的深入推进，数据共享与开放成为发展趋势，事业单位要找好共享与安全的平衡点，在确保档案安全前提下，建立统一的档案数据交换协议和信息共享准则，打造安全可靠的数据传输通道，实现跨部门高效、安全共享数据，助力政府建设，更精准满足人民群众的需求，更及时回应人民群众的呼声。探索将大数据、人工智能与数据要素相结合，建设档案数据要素赋能体系，夯实数字中国建设的底座。

2 信息化环境下事业单位档案管理改革与高质量发展的难点

2.1 制度规划尚未形成

档案治理制度体系建设是衡量转型升级的重要维度。受传统档案管理模式的影响，档案治理机制在运行过程中缺乏一定的活力，表现较为僵化。一是缺乏信息化转型制度设计。虽然国家将档案信息化建设上升为法律层面，但是事业单位缺乏长远的规划，大多依靠上级推动或“搭顺风车”，未有具体的部署、安排和计划，内生动力不足。二是缺乏统一的部门进行宏观管理。各部门之间缺乏必要的协调机制，导致档案收集、利用环节不够顺畅，不仅降低工作效率，还一定程度上滋长相互推诿的作风。三是档案角色错位。多数事业单位专职档案员缺失，档案管理者身兼多职，难以系统谋划档案业务，应付了事的思维占主流；档案职业培训机制缺失，对前沿技术发展、管理方式了解不深入，档案管理模式较为落后。

2.2 要素供给匹配不足

档案高质量发展面临着观念、技术、资金供给不足等难题。一是观念较为陈旧。以“管”为核心的传统理念根深蒂固，对“用”的重视力度不够，在服务方式、资政育人上创新力度欠缺，无法满足社会对档案价值的需要。二是技术力量薄弱。缺少专业技术人员，管理人员信息技术能力处于较低水平，在档案数据管理、软硬件操作等方面应用不足、实践能力较弱。三是资金投入不足。总体来看，事业单位在基础设施建设上较为缓慢，财政资金支持力度不够，多数靠上级统一规划，自主购买能力欠缺，限制了档案转型升级的进度。

2.3 档案服务质量不高

一是服务方式创新不足。信息技术的发展为档案利用服务开拓了新的渠道。例如，接入政务服务“一网通办”平台，实现百姓就近到社区事务受理中心查档，有效破解就近查档难题；促进人工智能与数字档案深层次感知、挖掘、整合，精准开展信息推送服务。但是，事业单位利用新技术赋能服务方面还存在差距，新型服务手段尚未落地生根。二是资政服务破题不够。在党委政府中心工作上用力不够，尚未做到中心工作在哪里、档案服务就跟进到哪里，对档案资源结构、内容掌握不够精准，提报较高质量的资政专报较为困难。

2.4 安全建设存在隐患

档案安全风险隐患排查整治不到位，对信息化条件下档案资源面临的风险挑战认识不足，风险隐患意识和底线思维缺失，存在侥幸心理和麻痹思想。档案技术防护能力不足，运用云存储、区块链构筑安全网能力欠缺，档案安全体系抵御新技术冲击的能力较弱。

2.5 数据管理能力欠缺

从实践来看，由于缺乏有效的数据分析和挖掘能力，无法将档案数据转化为有价值的资政服务，进而影响档案事业发展创新，主要表现在：一是数据共享难。档案共享平台建设处于起步阶段，档案数据在格式、承压性、安全能力和界面友好性方面各不相同，需要突破“梗阻”，打通“关节”。二是应用场景开发不足。人工智能、区块链、物联网等新技术深化赋能运用不深，激活档案发展新动能的开拓性和创新性的举措不多等问题较为突出。

3 信息化环境下事业单位档案高质量发展策略

要按照现代档案治理理念，加快档案信息化进程，提高档案治理能力现代化，充分释放档案要素价值，推动档案高质量发展走向深入。

3.1 观念转变：以“高质量发展”为根本理念遵循

档案事业高质量发展是满足人民群众对档案服务和文化需要的发展，是体现新发展理念的发展。贯彻好高质量发展理念，一是始终服务好中心大局。事业单位档案管理部门要找准在强国建设、民族复兴伟业中的定位，履行好档案法赋予的职责，提高政治站位，提高履职能力，在服务党和国家中展现新担当和新作为。二是始终跟进档案事业发展前沿。将信息技术深度融入档案事业发展中，探索在开放审核、资源征集、高效利用等方面的作用。加强档案事业改革发展力度，着力在“四个体系”建设方面释放技术、人才和制度等优势，推动档案治理大格局，激发档案工作高质量发展新动能。三是要满足人民群众对档案文化的新需求。优化档案开发模式，充分挖掘蕴含在档案中的优秀文化资源，选出一批高质量、高水平的档案文化精品，赋予档案工作新的内涵和意义，让人民群众从档案中启迪思维、汲取智慧和凝聚力量。

3.2 制度赋能：健全档案管理标准规范

着眼于档案治理环境和要求的变化，强化制度供给力度。一是建立科学的档案制度体制。按照《档案法》与《实施条例》的规定，在档案开放、服务手段方面适应社会需求，减少自由裁量权的操作空间。要以公共利益和秩序建设为导向，以“四个体系”建设为基准，适应电子档案和数据治理要求，提升制度现代化水平。二是构建资金保障机制。将档案事业发展纳入资金扶持保障范围，重点档案信息化、数据管理、安全设施配备给予资金支持，促进基础设施更新换代。加强资金预算内管理，严格落实资金全过程绩效管理要求，实时开展绩效跟踪，确保档案专项资金用到刀刃上。三是加快人才培养步伐。加强档案专业人员继续教育是做好新时期档案专业人员管理工作的一项重要内容。要以对历史负责，为现实服务的高度荣誉感和责任感，通过常态化培训等形式，系统掌握归档文件的整理规则、归档范围、保管期限及立卷规范以及会计档案、声像、实物等专门档案归档步骤及方法。加强信息技术培训提高对数字档案信息采集、加工、存储、管理的实践锻炼，加快推进馆室一体化管理步伐。

3.3 服务升级：依托新技术赋能档案价值发挥

一是加强档案共享性建设。创新电子文件管理，事业单位可自主打造共享平台或融入政务互联网平台等形式，制定好数据标准和接口，达成数据整合和互联互通协议，降低重复建设的风险，实现档案资源优化分配，更好地为政府决策、科技创新及学术研究提供支持。二是优化服务手段。人工智能技术具有深度学习、个性化分析的优势，能够通过个性化推荐、虚拟助手等服务模式，为人民群众提供更加便捷、高效的服务体验。事业单位要加强人工智能技术应用，提高档案服务的精准度。加强新媒体技术应用，开辟网络服务通道，让数据多跑路、群众不跑腿。三是释放档案价值。扎实做好档案资源开发，从重要时间节点、领导关注焦点、社会关注热点等角度选择选题，从档案视角审视问题，总结经验，提出对策，打造档案资政品牌。始终坚持问题导向，通过档案展览、微视频、专题片等形式，展示档案工作风采和档案价值，通过档案视角见证经济社会日新月异的发展变迁。

3.4 数据治理：促进档案治理体系革新与流程再造

在新技术环境下，档案数据面临着来源广泛、类型多样、质量不一和结构多元的困境。因此，事业单位要以全面提升数字化治理能力为导向，充分应用云计算、大数据、人工智能、物联网等新一代信息技术，打造数据治理新体系。一是明确数据归档范围。打破思想禁锢和惯性，对工作过程中形成和调用的证据性、程序性、结果性材料等应当纳入归档范围，文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》。二是重塑系统平台和基础设施。重构数据“收管存用”的业务环节与方法模式，重组档案数据从形成到销毁或长期保存的生命周期与流程步骤，探索创建专深化的档案数据管理理论体系和精细化的档案数据管理方法体系[[]]。三是发挥档案数据治理作用。加强数据治理与社会治理的联动，发挥数据在社会治理中的重要作用，提升社会治理效能。例如，事业单位建立与政务服务部门常态化联系，促进数据治理与公共服务深度融合，以档案数据治理成果提升公共服务供给效率。

3.5 安全建设：确保档案实体与信息绝对安全

安全是事业单位档案管理的根基和底线。要加强档案安全风险隐患排查整治，严格落实档案安全主体责任，健全制度机制、完善方案预案、明确职责要求，确保档案安全各项措施落实到位。制定好网络信息安全应急预案，对网络安全及档案信息工作进行全面规范，确保网络运行安全与数据安全。加强档案库房安全管理，熟练掌握档案安全防护常识和相关技术操作规范，加强日常安全巡查，提高安全防范意识和应急处理能力。

结语

做好新时代事业单位档案管理工作，要聚焦“三个走向”“四个好”“两个服务”目标任务，增强历史主动性，坚决扛牢“为党管档”的重要职责，加大数字化转型和现代化建设力度，提升档案治理体系和档案资源、利用、安全体系建设水平。突出主责主业，聚焦资政育人根本任务，优化工作机制，细化依法治档，切实提高“为国守史”的能力水平。始终把创新摆在档案事业发展的突出位置，增强发展的内生动力，以档案治理的新成效开创档案事业发展新局面。

参考文献

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[3]黄华阳.档案数据护理赋能的思维意象与行动具象[J].档案学研究，2024（03）：04-09.

作者简介：刘焕伟（1975—）大学学历，山东省日照市五莲县公共就业和人才服务中心副研究馆员，研究方向：档案管理。