档案收集过程中的沟通与协作

[摘 要]档案资源收集沟通协作理论的产生，可以追溯到20世纪80年代档案创新项目实践得出的结论。新时代，档案管理理论的进步、信息技术的普及和细化促使档案资源的收集实践开始兴盛，再加上人工智能等新技术的飞速发展，使档案资源收集沟通协作机制的优化实践有了强大的技术基础与市场基础。档案管理机构要想向公众提供良好服务、促进文化传播功能的全面发挥和实现档案管理的进一步发展，则应当做好新时代档案收集流程的优化升级，强化档案沟通与协作的效能，在促进档案资源应用于工作实践普遍化，以及大众对档案资源更便捷获取和接收的基础上，促进相关档案管理单位更好地利用和发挥档案资源的价值。

[关键词]档案收集；沟通协作；档案管理

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）17-0064-03

一、档案收集与沟通协作的意义

档案的收集与沟通协作，能够为相关档案管理单位更好地反映档案记录时期的历史事件、物品、人物经历及进行档案内容教育和精神文明教育提供素材，能够全面提升单位藏品的储量，为单位开展更多展览及档案应用活动提供物质基础，并充分发挥单位对党的思想理论进行宣传的功能，发挥单位对重要档案进行储存、收藏、研究、展览、宣传与活化的重要作用，可为新时代人们学习和感悟不同时期历史的前辈英雄的精神境界提供更多契机，为社会主义精神文明建设提供强大动力[ 1 ]。档案的收集和利用，还能够将抽象的民族精神具象化为具体的档案事件活动，为弘扬我国民族精神和传统文化提供助力，对于文化遗产保护和历史研究鉴证工作也大有裨益。

二、档案收集与沟通协作中存在的问题

（一）档案收集工作刻不容缓

随着时间的流逝，很多历史年代的前辈、参战老兵、见证者及其近亲逐渐去世或年迈，要从这些历史时期当事人或知情人口中获取历史有效信息及档案资源下落的概率将越来越低，很多与档案所载历史相关的第一手物证、材料出现大量流失的情况，相关地点和场所也伴随着城市建设而发生巨大变化，因此，相关档案管理单位的档案收集工作迫在眉睫，档案收集工作者被要求在短时间内在收集和利用档案方面取得重大进展，档案收集工作刻不容缓。

（二）档案持有者的寻找和动员存在困难

由于多年来社会政治、经济状况的巨大变化，相关档案管理单位需要寻找的档案很可能辗转多人之手而下落不明，社会状况的改变、人口的迁徙、档案持有者个人的思想觉悟程度等因素，都给档案的收集和利用带来了挑战[ 2 ]。重要档案的持有者目前遍布于全国各地，对于很多持有者来说，历史档案是其精神信仰的外化表现，对其有重大收藏价值，档案持有者或许存在将档案保留于家族内传承给后人的想法，有时动员他们将档案交予档案管理单位会有一定的困难。

（三tcD0HS6wnq4rql5YpbF2E49YQCzRjtunMckhsTx/3Xc=）对档案收集利用专项经费及资源投入不足

当前，很多档案管理单位对于文化遗产的保护与收集重点倾向于历史旧址、遗址、历史类建筑物等不可移动档案的保护、收集与修缮上，而对于可移动档案的重视程度则稍显不足，对于档案收集利用方面专项经费的设置及其他资源的投入有所限制。单位还需要开展展览、宣传、教育、维护、数字化运营、自身运作管理等各项工作，都需要人力、物力与财力的支持，因此分配在档案收集利用方面的资源就会显得不够，这是档案收集与沟通协作工作开展的瓶颈之一。

（四）档案收集利用专业人才队伍建设滞后

部分档案管理单位重视宣传教育和档案展览工作，但对于档案方面专业人才的招聘、培养和引进则重视程度不足，或是对于档案人才的考核评价与团队协作建设方面力度不够，这将导致档案收集利用专业人才队伍建设滞后，势必会给档案收集利用工作带来阻碍。

此外，相关档案管理单位在实施档案收集利用时，还需要聘请擅长发掘、保护、鉴定与研究档案的专家，使其与本单位工作人员互相配合与协作，才能共同做好档案收集各项明细工作，这也需要单位各级部门在人才建设过程中予以重视[ 3 ]。

三、档案收集过程中的沟通与协作策略研究

（一）调整工作方针，明确收集方向

相关档案管理单位在进行档案收集与沟通协作时，应当全面调整工作方针，结合实际收集工作业务特点，做好典型性档案的收集工作，收缩收集范围，便于有针对性地收集各类档案，减少随意收集带来的人力、物力资源浪费，并注重积极挖掘档案精神内涵，使其在具体利用时能够更好地发挥长处。应当在全社会营造一种重视和保护历史档案的良好氛围，使人民大众增强档案保护、档案上交和辅助档案收集利用的意识，使档案收集工作能够获得良好的线索指引和更多的有效情报。应当明确收集方向，以新民主主义历史时期重要人物、事件和文化为辐射范围，全力收集与该范围相关的重要档案、材料、现场遗址和线索，并对收集工作提供重要帮助的人员和组织给予奖励。要提高思想认识，加大对单位历史档案收集利用工作的支持力度，持续投入专项经费，组织工作小组和检查监督小组分别开展档案收集的各项明细工作，并进行专业化的评价反馈，以便于及时提升档案收集工作的效果。相关档案管理单位要不断落实历史档案收集利用相关的规章制度、法律法规和具体举措，建立健全历史档案收集和保护机制，保证档案收集工作有章可循。

（二）深入社会各地主动寻找档案

相关档案管理单位工作人员应当积极转变档案收集态度，从被动等待转变为主动征寻线索，并深入社会各地收集档案。例如，可以深入档案所载历史老区、偏远山区去积极探宝，根据历史文献遗留下来的记录以及知情者提供的路线，收集百姓生产生活留下来的老物件等，在档案老区实地“淘宝”，使档案获取具有更高的溯源性和时效性[ 4 ]。

此外，还可以派遣专业工作人员深入档案市场、旧货市场和废品拣选站点等地区寻找和发掘已被埋没的档案，防止收集的档案只是单一反映战斗历史，使档案类型更加齐全，既能反映改革与政策变更等政治方面的历史状况，又能够反映民众社会生活和文化传播等状况。应积极发掘旧货市场、文玩市场中的优质精品，在经过筛选和鉴定后做好回收和收集等工作，以此为重要线索，找出遗失档案有可能散落的明细地点，为做好专题性、系列性的档案收集和利用工作打下良好的基础。

（三）强化拓展档案收集的广度和深度

要努力拓展收集档案信息的深度和广度，借助新闻媒体和网络传播进行沟通、宣传与合作，广泛发布档案收集信息，寻找有效线索，成立档案保护与收集爱好者社群，发动广大人民群众的力量，依靠广大人民群众的智慧进行档案收集。可以建立相关档案管理单位的自媒体账号，吸引对档案相关内容感兴趣的人群，促使大众出谋划策帮助寻找档案；还可以以档案收集为契机，开展线上线下档案资讯交流活动，使档案的收集和利用拥有更多的机会和渠道。单位要珍惜单位和个人提供的档案实物、线索与相关信息，与档案实物和信息供给人保持长期交流沟通，并从点滴线索中深挖档案存在的各种可能性及档案相关证据、地图、资料等，深入推敲，请教相关专家进行头脑风暴与逻辑推演，改进档案收集计划。要提高单位收集人员的业务能力，对收集工作者进行专业的培训和考核，并要求相关人员写好收集报告对收集的过程进行记录和汇总，从而在收集过程中找出优化工作的方法，也便于领导者对收集过程进行评价反馈，促进档案收集工作者能够获得更多改进工作的有效建议，进一步提高档案收集的效能。

（四）寻求多方合作壮大收集队伍，开展特色专题收集活动

相关档案管理单位应当积极推动档案建设宣传工作，大力寻求多方合作收集档案，不断加强与部队、科研单位、党组织、高校、新闻传媒单位的沟通合作，积极运用项目合作机制和多部门协同互助机制，不断壮大档案收集队伍，提高档案收集的效率和水平。应当通过单位内部提拔、外部招聘、成立合作组、加强收集工作岗位人员考核评价等方式，不断提升档案收集工作者的素质，采用合作方式和外聘模式，使更多相关工作人员加入档案收集与沟通协作工作队伍中。应定期举行历史史料捐赠仪式，开展“听老兵讲故事”活动，主动邀请老红军、参战老兵、烈士家属等相关档案线索人参加丰富多彩的单位主题活动，做好军烈属的接待工作，并向包括他们在内的各界群众提供热情、周到的服务，鼓励和支持储藏有档案、有档案信息消息以及对档案有较高研究水平的人主动参与档案收集工作[ 5 ]。

相关档案管理单位应当根据自身的特色定位，定期开展历史红色档案、工农武装发展史、优质历史文化宣传等相关专题收集活动，依靠活动的宣传效应和文化传播机制吸引更多掌握档案实物与线索的相关人士主动联系单位，推进档案收集与沟通协作，形成良性循环。要抓住有利时机，利用多种途径，把单位相对于其他单位所具有的独特价值和号召力发挥出来，利用自身特点开展各项档案收集主题活动，与此同时将档案收集与档案巡展、档案宣传片制作及文创产品开发结合起来，扩展档案收集和利用的广度，使单位的档案收集有更多的途径和渠道。应当用真诚赢得信任，用勤奋务实利他的行为来获取更多的资源与合作机会，减少档案收集过程的障碍，实现收集工作与其他工作的多方面成功，形成集成化优势，让其他项目、资源和单位都能够在各种合作模式下向档案资源专项工作靠拢。

（五）创新档案收集方式，开展档案抢救性收集保护工作

由于历史原因和社会各方面变化原因，档案散落于民间老百姓、档案爱好者、档案收藏纪念家等群体手中，只有将其完好地收集于相关档案管理单位内，才能够更好地对档案进行保护和利用。所以，单位应当具体问题具体分析，不断创新档案收集方式方法，同时结合捐赠、政府采购、非正式沟通等方式进行档案收集，并组织档案专家定期对相关档案收集计划进行评价和改进，增加历史档案收集经费，重视档案收集过程中的拓展研究，在确保有效档案的真实性和价值性后，对与该档案相关的其他物件进行深入研究，挖掘出更多潜在被确认的档案。要深入挖掘历史档案的精神内涵，贯彻落实新时代国家与党关于档案收集保护的相关政策，开展档案抢救性收集保护工作，激发广大干部群众的爱国热情，壮大档案收集利用的可动员人员力量，利用好、发展好档案在党史学习教育、历史文化传承及民族精神弘扬等多方面的不可替代的作用。应当把档案抢救性收集工作与单位自身的业务特点相结合，与档案利用方式方法及作用形式相结合，与党和国家对于档案应用趋势的分析状况相结合，要多结合档案残片实物、档案所有人及亲人供给线索、档案史料、多人集体口述、回忆录研究、档案衍生物等第一手资料对档案进行抢救性收集，并在利用过程中注重对于档案的保护及档案隐藏价值的全面深挖。

（六）通过拍卖途径获取有价值档案，利用多途径强化档案利用效果

相关档案管理单位应当充分利用好拍卖这一途径获取更多有价值的档案，可以加强联系，与民间的档案收藏家取得联系，与他们交流和分析档案市场行情，在这一过程中向他们提出合作建议，通过与收藏家的沟通获取更多在市面上无法直接获取的隐藏档案信息，将这些信息整合推理后，形成对档案进行收集和利用方面的可执行性强的高级计划。并参加拍卖会，加大对于价值性强的历史档案的竞拍力度，并在财力资源允许的前提下，尽量体系化地收集各种历史档案。单位应当不断提高档案鉴定能力，认真查阅相关史料和实地采访调查之后，再对档案的真实性和价值性进行判断，应通过对比核实、细节分析、逻辑推理、倒推分析等方式方法强化档案的甄别和利用，并在确定好档案真实性之后对档案的各方面价值进行深挖，开展档案应用主题活动，将档案展览、档案信息数字化结合起来，应用于文旅结合项目策划与施行、档案历史考古研究、档案类科普专题片拍摄、档案相关广告宣传、档案介绍类自媒体制作、档案元素融入影视剧创作等方方面面项目当中，利用多种途径强化档案的利用效果，与此同时对档案所载事物相关的内涵文化和精神进行泛化宣传，为后续档案的集成利用及下一轮收集工作打下良好的基础。

四、结语

档案收集过程中的沟通与协作是一项系统工程，需要相关档案管理单位全体工作人员的共同努力及国家相关部门的鼎力支持，还需要发动社会各界人士的力量进行档案的寻找和收集。档案管理工作者应当秉持良好的工作态度，重视档案收集利用工作，改进收集方法，扩大收集渠道，通过良好的沟通协作，切实做好档案藏品的调查、走访、收集、筛选、鉴定、收藏和实践应用等工作，为单位研究、展览、宣传和利用更多有价值的档案提供基础助力，为促进社会主义档案事业的不断发展作出贡献。

参考文献：

[1]李佳妍.云南白族档案文献遗产散存问题及其解决方案[J].大理学院学报（综合版），2015（5）：5-12.

[2]陈皎娇，谭光月，刘子辉.巴蜀历史文化名人文献典籍档案收集路径与数字化利用研究[J].华章，2024（02）：33-35.

[3]秦刘威.博物馆革命历史档案的收集和利用研究[J].档案管理，2022（01）：127-128.

[4]柴玉菲.“沟通”是做好档案收集工作的关键[J].兰台世界（上旬），2014（S4）：95-96.

[5]任红彬.论外资合作单位档案的收集工作[J].城建档案，2007（08）：54-55.