行政综合执法档案规范化管理策略探析

[摘 要]行政综合执法档案管理工作的有效推进与落实是保证行政执法工作高效完成的重要手段之一，不仅可以规范执法工作行为，而且能为其提供关键的信息参考。为有效提升行政综合执法档案的规范化管理效果与质量，相关工作人员要对其予以高度重视，积极革新档案管理理念与模式，根据行政综合执法工作的特性制定档案管理方案，保证该方案的高效实施，加大行政综合执法档案的规范化管理力度。文章针对行政综合执法档案规范化管理展开研究，详细分析和阐述行政综合执法档案的特性，提出合理有效的规范化管理策略，以期为相关工作人员提供价值参考。

[关键词]行政综合执法；档案管理；规范化管理

中图分类号：D92 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）17-0030-03

行政综合执法档案管理是指整理具备初始记录价值的数据信息内容，在具体的行政执法工作中发挥其合法性及规范性的应用价值，使行政执法工作更具强制性与时效性。行政综合执法档案与普通档案存在一定差异性，其不仅具有普通档案的文化价值及信息化的特点，而且兼备格式化的特点与法律特征。由此可见，行政综合执法档案的实际应用能够充分体现出管理价值，可助力行政执法工作的有序开展。基于此，高效完善行政综合执法档案管理工作、提升和保证其规范便至关重要且势在必行。

一、行政综合执法档案的特性

（一）专业性

行政综合执法档案是相关工作人员在日常行政执法工作期间产生的特殊信息内容，是执法活动的真实写照及呈现。在差异性的专业行政执法工作中，无论是执法工作内容，还是涉及的人物、地点，均存在一定的区别，这也使行政综合执法工作具备独特的性质，属于特定的法律法规范围。因此，行政综合执法档案的编制、整理等管理工作也存在一定的差异性，使得行政综合执法档案管理具备极强的专业性特点[ 1 ]。

（二）成套性

在非群体且专项的行政综合执法工作期间，自执法案件的发生立案，到最后的实施惩罚，该过程中涉及的全部信息内容均是编制行政综合执法档案的目标，更是后续相关工作的参考。因行政综合执法档案包含的数据信息均属于一个整体，具有高度的一致性及完整性，无法拆分处理，该档案绝不可与其他执法案件相混淆，加之在提交行政综合执法档案时应将其相关信息内容一并交出，一旦拆分，便会严重影响其准确性，所以行政综合执法档案具有成套性的特点[ 2 ]。

（三）存储性

行政综合执法档案的信息内容也是相关专业执法工作成果的呈现，能够对相应的专业执法活动实现全过程记录，例如案件相关人员和违法行为分别触犯的法律法规条例类别，以及依照怎样的标准实施惩罚，如何调查取证等，均属于行政综合执法档案的核心信息。对行政综合执法档案进行科学、全面、安全的存储，可以在日后的行政执法工作期间发挥其应用价值，准确呈现执法案件的相关工作流程。

二、行政综合执法档案规范化管理策略

（一）统一档案管理标准，规范档案管理制度

在开展行政综合执法档案管理的工作中，应积极与其他相关部门建立良好的协作交流关系，共同建立一致性的档案管理制度，将联席会议制度科学运用到行政综合执法档案管理中，清楚划分各个服务部门及相关岗位的职能责任，对全部工作内容实施精细化管理，科学配置人力、物力、资金等各种资源，科学引进先进技术。

具体来讲，应根据实际情况，建立资源整合、资源共享等行政综合执法档案管理体系，强化行政综合执法档案的格式填写、数据分类整合、卷宗编制等相关工作，加大项目的规范化及标准化建设管理力度，确保行政综合执法档案的归档、储存、鉴定、应用、保密、销毁与移交等多个工作项目的一致性管控，助力行政综合执法档案管理规范化目标的实现。

此外，相关单位还应定期组织行政综合执法档案管理人员参与社会实践活动，持续延伸档案信息编制的深度及广度，丰富相关工作人员的研究内容，完善档案规范管理机制，使其在符合行政服务中心基础管理标准的基础上建立网络资源数据库，深度探索行政执法过程中各类信息内容的建档价值，提升档案管理质量与效率[ 3 ]。

（二）制定规范化的档案整编流程

行政综合执法档案管理与普通档案管理存在较大的差别，因其具备极强的真实性及法律性，整编要求及标准也相对较高，相关人员务必严格遵照整编原则及流程标准落实整编工作，保证行政综合执法档案资料的可靠性。在传统的行政综合执法档案管理工作中，采用的档案整编方式存在一定的滞后性，未有效跟上时代的发展脚步，不仅无法满足现代社会对行政综合执法档案的需求，而且会在一定程度上降低档案资料信息的准确性及真实性，对相关执法工作造成不利影响。

基于此，针对行政综合执法档案的整编工作，具体可以从以下几点入手。

1.建档

建档工作的开展主要是基于我国内部的相关执法步骤，以及行政单位事务处理体系的真实情况，执法工作顺利结束完成结案的第六十天左右开展行政综合执法档案的整合编制及归纳工作。在行政综合执法档案的整合编制与存储过程中，应提供相应的卷宗代码信息，保证其真实性与准确性，如果该信息内容属于国家极为重要的文件，便应通过设立副卷的形式，完成将档案存储于多个卷目中的保管工作。

另外，应根据行政综合执法档案的实际编制信息、存储特点，科学划分档案的类别，把划分完成的档案资料全部按照标准归档至档案库。完成档案归置工作后，还应按照时间顺序，整编划分档案，为后续相关调取查阅工作提供便利，保证行政执法的顺利进行[ 4 ]。

2.确定关键词

针对行政综合执法档案封面的编制，应利用具备不可擦特性的笔书写，可以利用计算机打印等手段完成，封面内容应言简意赅，清楚注明和介绍卷宗档案信息，如时间、地点、事件、主要人物姓名等。完成行政综合执法档案封面的编制工作后，便需要根据封面提供的信息内容，合理且针对性地设计档案的关键词索引，制定精准有效的行政综合执法档案管理调取与查阅制度[ 5 ]。

3.借阅

顺利完成行政综合执法档案的编制及归档工作后，便会有相关工作需要档案资源的援助。申请调取和查阅行政综合执法档案资料的工作人员应先填写档案借阅申请书，只有在申请书通过审核后，才可完成资料的借阅。在行政综合执法档案的借阅过程中，相关人员绝不可对档案原件进行肆意更改、涂抹、勾画与标记等，务必保证档案资料的初始性及准确性。如果借阅行为存在于网络层面，便应对借阅人员设置相关权限，只允许其在固定期限内反复审阅电子档案。普遍来讲，电子档案的借阅时间均在两个月左右[ 6 ]。

4.销毁

针对不再具备任何借阅及应用价值的行政综合执法档案资料，为保证档案库的资源储存空间，需要由专门的资料审核部门对此类档案信息的留存价值予以再次审核，通过专业审查步骤对该类资源予以专门处理。同样，行政综合执法档案的销毁也需要先申请，申请通过后可由两名或两名以上专门的工作人员于特定地点，通过公开的方式对行政综合执法档案原件、电子件、备份件等予以统一销毁[ 7 ]。

（三）加强行政综合执法档案的信息化建设，提高档案管理水平

在行政综合执法档案管理的规范化建设期间，应根据实际情况，积极配置信息化专业设施，在数字化技术的基础上科学创设行政综合执法档案管理系统，保证数字化与信息化档案库的规范建设。同时，要加强档案管理人员的专业化培养，提升工作人员的专业水平及职业素养，保证行政综合执法档案管理工作的规范化开展。不仅如此，建设期间还应对行政综合执法档案信息的备份、处理、查验、归档、扫描、传输、储存、登记等管理项目进行规范化革新建设，强化档案管理的安全性、智能性及时效性等特点[ 8 ]。

在行政综合执法档案管理规范化建设工作具体落实阶段，应利用信息化档案管理理念及模式，将以往纸质版的档案适当转变成数字化电子档案，提升档案管理效率。针对数字化电子档案，要妥善完成其他衔接工作，主动且规范地完成档案备份，做好档案的基础管控，防止档案丢失，为档案后期的调取借阅提供保障。在落实电子档案转化工作期间，要确保纸质版档案与电子版档案的统一，相关数据信息内容绝不可出现任何偏差，保证电子化档案的真实性及溯源性。

（四）完善档案管理考核制度，健全档案监管体系

从组织管理层面分析，应高度重视档案管理考核体系的科学完善及优化工作，保证其推进落实效率和质量，根据实际工作情况，协调资料的获取、登记、核对及借调工作，清楚掌握档案管理人员的职责范围及应承担的义务，有效制定一致性、协调性的档案管理考核机制，这是高效促进行政综合执法档案管理规范化建设的重要途径，可为行政执法工作的顺利开展奠定基础[ 9 ]。

将行政执法单位的内控管理体系总体目标视为行政综合执法档案规范化建设的核心目标之一，加大档案管理监督工作力度，建立相应的实时监督体系及科学合理的内部协调管理通道，加快行政综合执法服务机构的现代化革新进展，助力行政综合执法档案管理的规范化落实。不仅如此，基于行政综合执法档案管理考核结果的审查评估，还能精准找到尚未解决的问题，为档案管理体系的持续建设奠定坚实基础[ 1 0 ]。

因行政综合执法档案具备较强的法律特性及公信力，在其规范化建设期间，务必清楚掌握一切触犯法律法规的行为以及相应需要承担的法律后果，建立健全行政综合执法档案管理责任追究制度，提升档案管理工作的规范化建设质量，保证档案管理部门及岗位的执行效果，创设出权责分明、权责对等、失职问责的全面监督管控体系。

（五）提升档案资源安全性

因行政综合执法档案具备极强的法律性、机密性与严肃性等特点，针对行政综合执法档案管理的规范化建设工作，要严格依照相关原则标准展开，一旦行政综合执法档案管理出现问题，便极易造成机密文件信息的泄露和丢失，这不仅会严重影响行政综合执法档案管理工作的效率和质量，而且会给相关的执法工作开展造成层层阻碍。

行政执法单位的档案管理部门应积极设置针对行政综合执法档案资料的专门档案室，将全部档案资料妥善存储至该档案室内，安装防碰撞、防磁化等相关安全设备。此外，要针对防水、防火、防盗、防虫等现象制定合理有效的保护机制，规避档案室内的纸质档案在长时间储存过程中受到外力破坏及自然损坏，全面提升行政综合执法档案室的保护水平。

针对数字化行政综合执法档案，要妥善开展日常的安全保护工作，积极引进并科学应用适合的安全技术软件，例如安装杀毒App；启用防火墙、密钥技术、生物识别技术及设置相关权限等，保证数字化电子档案资料的安全储存。不仅如此，因行政综合执法档案具备极强的特殊性及法律性，还应采取相应的防黑客手段，一旦检测到存在外部入侵及恶意损坏等风险因素，便应第一时间开启识别和相应的检验查杀；还应对全部档案资料予以备份处理，保证档案资料不流失、不泄露[ 1 1 ]。

三、结语

行政综合执法档案管理工作的有效推进与落实是保证行政执法工作高效完成的重要手段之一，不仅可以规范执法工作行为，而且能在极大程度上为其提供关键的信息参考。基于此，为加强行政综合执法档案管理工作的规范化建设，要从统一档案管理标准、规范建设档案整编流程、落实档案信息化建设、健全档案监管体系、提升档案资源安全性等角度出发，提升行政综合执法档案管理的规范性，提高行政综合执法档案管理工作的落实与推进效率，为行政执法工作的顺利进行奠定基础。

参考文献：

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[10]周颖.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略探析[J].中文信息，2023（01）：94-96.

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