校对外包的利弊探索

摘要：校对工作是文本与读者见面之前的重要环节，在很大程度上决定着文本的质量。从传统校对的“校异同”到现代校对的“校是非”，校对工作随着时代的发展不断进步。当前校对管理模式分为内部校对和校对外包。文章主要运用比较分析法和探索性研究法，从四个方面分析校对外包的利与弊，寻找校对外包管理模式下趋利避害的合理做法，以实现企业社会效益和经济效益的最大化。文章认为，校对外包的市场前景十分广阔，在当前全球化、数字化和信息化环境中发挥着积极作用，但在实践中仍然存在很多问题。企业规模有大小，核心业务不同，内部管理人员架构和业务人员配比各异，既然有利弊，就需要人力资源部门和编校部门研讨、协商甚至妥协。是否选择校对外包是企业管理问题，涉及问题众多。但从技术角度讲，文章倾向于有实力的企业将校对工作外包，因为外包单位专业性更强，对提升文本质量更有裨益。

关键词：校对；外包；利弊；文本；质量

中图分类号：G232.2 文献标志码：A 文章编号：1674-8883（2024）11-0215-04

在当今数字化、全球化的环境下，文本是学习、沟通的重要工具。无论是出版行业的图书、教育行业的教材还是法律领域的文书等等，文字的准确性都至关重要。以图书出版为例，《图书质量保障体系》规定，“坚持责任校对制度和‘三校一读’制度”，这是我国校对工作的基本制度，是任何书刊的校对都必须坚持的制度[1]。随着互联网的崛起，社交媒体、自媒体、在线新闻、数字出版物等传媒兴起，再加上文字的准确性是确保文本质量和专业性的关键步骤，文本校对的需求量急剧增加，许多企业面临着如何有效校对的挑战[2]。其中，校对外包作为一种常见的解决方案，在成本效益、专业技能、灵活性和效率等方面优势明显。尽管校对外包有很多优势，但也存在一些劣势，如存在安全和隐私风险、质量控制面临挑战、沟通难度增加等。

一、校对外包市场需求不断增加的原因

校对外包呈现出一系列特征和发展趋势，最显著的特征便是市场需求不断增加，这主要有以下几个方面的原因。

（一）文本的数量和种类不断增加

文本数量和种类的增加反映了数字时代信息生产和传播的活跃状态[3]，这为读者提供了更多选择，也为作者和出版商提供了更广泛的传播平台，这一趋势预计会继续随着技术和社会的发展而强化。互联网的普及和数字媒体的兴起推动了大量在线内容的产生，包括博客、社交媒体、新闻网站等，数字媒体迎来爆炸性增长。电子商务和在线零售增加，商家需要在网络上提供详细的产品信息和服务描述，对文本市场作出积极贡献。全球化业务需要针对不同语言和文化背景传达信息，对多语言文本的需求增长，增加了翻译和校对的任务。

（二）对文本质量和专业性的要求越来越高

对文本质量和专业性的要求不断提高是行业发展的重要趋势。读者期望在不断提高，他们更倾向于寻找信息准确、内容翔实、语言流畅的作品，高质量的文本能够满足读者对知识和娱乐的更高需求。因此，企业需要确保其文本在质量上具有竞争力。此外，出版行业的法规也对出版物质量提出了硬性要求。出版物需要符合一系列法规，如著作权法、广告法等[4]，这意味着出版物需要提高质量和专业性。

（三）校对工作的专业性增强

随着出版物内容的专业化和领域特异性的增强，校对人员需要掌握更多的专业领域知识[5]。对科技、医学、法律等专业领域术语和规范的熟悉度成为提高校对工作专业性的重要因素。随着全球化趋势加深，许多出版物涉及多语言内容，校对人员需要具备对不同语言的理解和校对能力，确保翻译的准确性和文本的流畅性，提高校对工作的专业性。

（四）小型企业和独立创作者崛起

数字化媒体的崛起使小型企业和独立创作者有了更多的写作机会[6]，这些企业和个人通常没有内部的校对团队，因此更倾向于寻求外部校对服务，以确保其作品的质量。他们通常对成本非常敏感，并且可能难以负担雇佣全职校对人员的开销。通过校对外包，他们可以灵活地作出选择，根据需要支付校对服务费用，从而实现更高的成本效益。

总体而言，这些因素共同推动了校对外包市场需求的增长。校对外包行业的发展呈现出多层次、多维度的趋势，为校对服务提供商和从业人员创造了广泛的商机[7]。

二、校对外包的优势

校对外包是指将校对服务委托给外部的专业机构或个人，而不是由企业内部的员工完成。这种外包模式使企业能够利用外部专业校对人员的知识和技能，以确保其文本、文件或出版物的语法、拼写、标点、格式等方面的准确性和质量。这项服务在出版领域十分常见，优势显著。

（一）降本增效成果显著

校对外包可以有效降低成本，包括人力成本、设备和办公场地成本、培训费用等。第一，人力成本。外包校对服务可以避免企业雇佣全职校对人员所需的人力成本，包括薪资、福利、保险以及其他与员工相关的费用。第二，设备和办公场地成本。外包校对不需要为校对人员提供办公场地、设备和相关基础设施，能有效减少企业的运营成本。第三，培训费用。校对工作专业性较强，需要对从业人员进行长期大量的专业知识培训，包括行业规范、专业工具使用、专业领域学习等[8]。一个小型出版社负担不起校对人员的专业培训，而外包公司培训机会充足，校对专业人员经验丰富，无须企业额外花费时间和资源进行培训。此外，校对外包可以有效转嫁风险[9]。通过购买保险、签署合作协议等方式，可以明确各方的责任，确保合作是有序和可控的。

（二）集中精力开展核心业务

将校对工作外包，企业能够更好地利用自身核心竞争力和资源，实现更高效、专注的经营，加速核心业务发展。将校对工作外包给专业公司可以节省企业内部的人力和时间资源，避免人员管理问题。外包公司负责校对人员的管理、培训和监督，能够减轻企业在人事管理方面的负担，有利于内部团队专注于自己的专业领域。外包可以提供灵活的解决方案，企业可以根据需要调整外包服务的规模，在业务需求波动时能够更好地适应变化，不必担心内部团队的扩张或收缩[10]。

（三）校对外包的专业性更强

外包校对通常具有更强的专业性。外包公司专注于提供校对服务，其团队通常由经验丰富的专业校对人员和编辑组成。外包校对人员通常具备深厚的语言学知识，包括语法、拼写、标点符号等。他们了解语言规范，能够准确识别和纠正文本中的语言错误，这确保了他们在校对时能够遵循行业标准，保持文本的一致性和专业性。外包公司的专业校对人员涉及多个领域，包括科技、医学、法律等，这意味着他们会对特定领域的术语和规范有更深入的了解，从而提供更专业的校对服务。外包公司通常会投资最新的校对工具和技术，包括文本编辑软件、校对标记工具等，校对人员熟练使用这些专业工具，能够提高校对的准确性和效率。此外，外包公司通常建立了完善的质量管理体系，包括内部质量审核、反馈循环等流程，以保证交付的文本达到高标准。外包公司具有灵活性，能够根据客户需求提供定制化的校对服务，这种灵活性使其能够适应不同行业和项目的特殊要求[11]。外包校对的专业性不仅体现在技能方面，还涉及服务的整体质量管理和客户定制。这使企业能够获得高水平的校对服务，无须自行建立专业校对团队。

（四）校对技术不能代替人工

尽管自动化工具的发展为校对工作提供了辅助，但在处理复杂语境、语法结构和文本细节方面，人工智能仍然不及人工校对[12]。人类具有较强的语境理解能力，能够理解文本中的隐含含义、修辞手法和上下文关系。这种语境理解对准确判断错误和不一致性非常重要，而校对工具在这方面尚不能达到人类水平。校对工作有时需要进行大范围的编辑，如对结构、逻辑和内容进行调整。这样复杂的校对任务通常需要人工干预，因为其涉及更高层次的判断和创造性的思考。虽然校对工具在识别拼写错误和一些常见语法问题上表现出色，但在处理更复杂的语言问题和文本修辞方面，人工校对仍然无法被替代。因此，在很多情况下，人工校对与技术结合可能是更有效的方法，其能充分发挥各自的优势。

三、校对外包的劣势

在当今全球化和数字化的商业环境中，外包被广泛认为是提高效率、削减成本的有效途径。然而，就像任何商业决策一样，外包也并非一种适用于所有情况的灵丹妙药。随着企业越来越多地将非核心业务功能交由外部合作伙伴来执行，一些不足之处和潜在挑战也逐渐浮现。

（一）存在安全和隐私风险

外包公司通常需要访问企业的敏感数据，如客户信息、财务数据等。如果外包公司的安全措施不到位，存在数据泄露的风险，将可能导致严重的法律后果。不同地区有不同的法规和合规性要求，可能涉及对数据处理和存储的特定规定，外包公司未必总是能够完全符合企业所在地区和行业的法规要求，可能导致合规性风险出现[13]。此外，外包公司可能成为黑客的攻击目标，特别是存储了大量敏感数据的外包公司。如果外包公司的安全措施不到位，可能导致整个供应链受到威胁。

（二）质量控制面临挑战

由于地理和文化差异，校对外包过程中存在着语言和沟通障碍。清晰传达期望和标准可能变得困难，导致外包校对对内容的理解存在偏差，从而影响到最终的质量。有时企业文化和价值观的不同也可能导致外包校对无法理解企业的质量标准，这种文化差异可能直接影响到工作质量和最终交付的产品或服务。质量监督上，外包公司可能缺乏完善的质量控制机制，工作极易不符合企业的质量标准。由于地理位置、时间或文化存在差异，对外包校对的实际工作进度和质量的监督可能受到限制。而监督的不足可能导致项目朝着不符合标准的方向发展，导致潜在的问题无法及时被发现和解决。校对工作通常涉及特定领域的专业术语，外包团队可能由于不熟悉特定行业或领域而难以正确理解文本的含义。例如在一个法律文件的校对项目中，外包团队可能会遇到法律术语的理解问题。不同文化背景的人对语言风格和表达方式有不同的偏好，这可能导致在校对工作中引发误解[14]。以关于少数民族地区旅游的稿件为例，外包公司可能因为不了解特定地区的文化而对某些表达方式产生误解，导致修改错误，不符合企业期望。

（三）沟通难度增加

如果外包团队和企业在不同的时区，实时沟通和及时解决问题可能受到限制。企业需要在紧急情况下进行修改或澄清，但由于时差，外包团队可能无法及时响应，从而延误校对工作的进度。此外，办公沟通软件、校对工具和文件阅读器种类众多，如果企业和外包使用不同的沟通软件，可能会导致信息传递分散，难以集中管理校对项目[15]。如果企业使用电子邮件进行校对反馈，而外包公司使用企业微信，则会导致信息不同步，提高沟通的难度。不同的校对工具或文档编辑工具可能导致版本不一致，使得文件修改和校对反馈工作变得混乱。这些实例凸显了校对外包中可能出现的沟通困难，而要解决这些问题需要建立明确的沟通规范，提供专业术语和文化培训，制定合理的工作时间安排，并选择适合双方的协作工具。

（四）内部员工丧失专业发展机会

将校对业务外包，可以精简校对部门人员，对企业是利好，对员工可能意味着少了一条晋升通道。在外包模式中，一些非核心业务功能可能被外包，导致员工参与的项目减少，职业晋升的机会相应减少。另外，这会使企业内部员工更少接触项目管理和领导层面的工作，减少他们在这些方面获取经验的机会。企业和员工的利益不一致时，企业需要花费金钱和时间帮助员工明确职业发展路径，为员工提供参与其他项目的机会，以丰富他们的经验和技能，增强他们的职业认同感。对那些希望在企业内部发展职业生涯的员工来说，外包可能使他们的职业发展路径变得不明确，使他们无法清晰地看到晋升的机会和发展方向。如果外包导致内部员工晋升通道不畅通，则会引发一系列管理问题，如挫伤员工工作积极性、降低工作满意度、提高员工流失率等。受挫的员工可能对团队合作失去兴趣，不愿意积极参与团队项目，从而导致企业内部的合作关系疏远，影响整个企业的经济效益。

（五）可能带来额外成本

尽管外包可以带来一些经济和运营上的优势，但也可能随之产生一些额外成本。这些额外成本可能对企业的财务状况和整体绩效产生影响。起草、审查和管理外包合同需要专业的法务支持，这会增加法律服务和合同管理的成本。监督外包合作伙伴、管理合同执行以及确保达到预期质量水平需要投入一定的管理资源和时间，包括但不限于对外包公司的日常管理、定期评估和沟通。如果外包涉及敏感的数据或需要特殊技术支持，可能需要在技术基础设施和安全性保障方面进行投资，以确保合规性和数据安全。在外包关系中，还可能面临一些风险，如外包公司倒闭、数据泄露等，对这些风险的管理和应对需要额外的投入。此外，在决定结束外包关系时，可能面临一些退出成本，包括违约成本、将校对功能重新内部化或寻找新的合作伙伴的成本。

四、关于校对外包的探索和思考

如何趋利避害，合理利用校对外包，提高出版物质量，是有外包需求的企业不能回避的问题。校对外包有提高成本效益、便于集中精力于核心业务、专业性更强等优势，也有存在安全和隐私风险、质量控制面临挑战、沟通难度增加和可能带来额外成本等劣势[16]。事物大多有两面性，了解校对外包的两面性有助于更全面地理解校对外包存在的合理性，避免过于极端的观点和做法。在决策和行动时，考虑到校对外包的利弊，能够更全面、客观地权衡各种因素，实现社会效益和经济效益的最大化。

一是趋利。首先，要通过仔细研究和参考其他出版单位的评价，选择信誉良好、专业的校对外包公司，确保其有足够的校对经验和良好的口碑。其次，在与外包公司建立合作关系之前，要明确文稿的校对要求、期望的质量标准、截止日期等，以确保双方的理解一致。再次，要建立有效的沟通渠道，明确沟通方式和频率。与外包公司及时、高效地沟通，以便在需要时能进行及时反馈和调整。最后，要签署合同和保密协议。合作开始之前，要制定清晰的合同，明确双方的权利和责任，并强调保密协议，以保护文稿的隐私。

二是避害。首先，要审慎选择外包地点，考虑到时差、文化差异和语言问题，选择外包公司时要审慎考虑地理位置，以减少沟通和工作协调的困难。其次，要避免过于依赖单一的外包公司，可以考虑与多家外包公司合作，以降低风险，确保即使出现问题也有备选方案。再次，要建立质量控制机制，可以通过文稿测试、定期审核等方式确保外包公司提供的校对质量符合预期。然后，不要过于依赖外包公司，尤其是对一些关键性、高敏感性的文稿，必须保留一定的内部校对能力。最后，要建立定期评估机制，对外包公司的表现进行评估，并提供及时的反馈，以便在合作过程中不断优化和改进。

五、结语

校对外包有利有弊，是否选择校对外包，是企业管理问题，涉及问题众多，这里不做讨论。但从校对专业技术角度讲，笔者倾向于有实力的企业将校对工作外包，因为外包单位专业性更强，对提升文本质量更有裨益。建立良好的合作机制，及时沟通和适当监督，可以在校对外包过程中最大限度地趋利避害，确保校对工作的高效、准确和安全。

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作者简介 姜小莲，编辑，研究方向：编辑出版。