新时代下公立医院人事档案数字化的意义与路径探索

在数字化时代背景下，公立医院人事档案管理工作有了新的要求和标准，传统的档案信息管理模式已经不能满足医院对数据分析的需求，公立医院需要积极主动跟随时代的发展潮流和趋势，明确人事档案数字化管理的重点和内涵，加强人事档案数字化建设，提升档案管理的质量和效率。本文基于河北省中医院人事档案管理数字化转型实践，分析数字化改革背景之下，推进人事档案数字化的现实意义及面临的挑战，探索公立医院人事档案数字化方面的实践经验、路径和创新思路。

一、新时代人事档案数字化的重要意义

（一）人事档案数字化的定义

《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）释义：干部人事档案数字化是指采用扫描仪等设备对干部人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能够被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程[1]。简单来说，就是把数字化技术运用到干部人事档案管理工作中，将传统的纸质形式档案转变为数字化信息。

（二）公立医院人事档案数字化的重要意义

在数字化时代，人们与大数据密不可分，各行各业都会依靠大数据查找、分析、提取相关的行业信息，传统的管理模式已不能满足现代医院对档案数据的需求。公立医院人事档案管理中积极引入数字化，提高人事档案管理的质量和效率，从而构建科学、合理、规范的医院人事档案管理制度，可促进医院领域内人才的合理利用和优化，促进医院的可持续发展。提升以数字化为核心标准的档案管理现代化能力，建立健全新型档案数字化管理方式，全面推进档案数字化信息存储，是未来医院档案管理进行变革的主要方向。档案数字化管理依托于电脑和网络，把纸质档案通过电子照片、扫描件等形式将信息储存到数据库中，具有搜索快速、更新及时、节省存储空间、维护方便安全等优点。数字化档案有利于档案信息资源的利用开发，有利于档案信息资源的快速分析，是对传统纸质档案管理模式的改革，也是医院人事档案管理发展的必然方向。人事档案管理作为人才队伍建设中至关重要的一个环节，对于公立医院可持续发展具有重大意义。因此，必须充分认识人事档案数字化的重要性，顺应数字化时代发展的趋势，不断探索和创新人事档案管理的模式，提升人事档案管理的水平。

二、档案数字化管理的现状

管理模式决定管理质量和服务速度。人事档案数字化具有方便管理、检索迅速、多方位服务等优点，但当前医院实现数字化管理，存在以下问题：

（一）管理模式观念落后

在《中华人民共和国档案法》明确了电子档案的法律效力之前，多数人只认同纸质档案，认可白纸黑字的档案材料，认为只有经特定人员签字或权威机构审批盖章的纸质材料，才能视作具有法律效力的凭证。因此，人们对数字化档案信息的真伪持怀疑态度，特别是具有机密和封闭属性的干部人事档案，数字化的档案信息更难被认可。此外，一些档案管理人员在学习档案数字化管理方式上，缺少积极性和主动性，观念陈旧，不善创新，缺乏改革精神。另外，部分公立医院对档案数字化建设重视度不够，没有系统的规划，数字化建设只是停留在日程上，做一些面子工程和形式工作，没有实际重视起来，各种软件和硬件设施的配置也相对匮乏。

（二）数字化建设存在滞后性

尽管大部分公立医院的档案室都配备有计算机、高拍仪、扫描仪、数码相机等数字化转换设备，但由于没有进行软件系统开发和利用，使这些先进设备几乎无用武之地，无法发挥其应有的作用，影响了档案管理的数字化转型。目前，在我国公立医院中，人事档案数字化建设还处于起步阶段，大部分医院并没有配置相应的软件系统。造成这种情况的原因有两个方面，首先是资金问题，建立数字档案数据库需要一定的资金投入，而目前医院的人事档案管理资金相对不足，无法支撑起系统建设。其次，档案管理人员的计算机操作水平不高。人事档案管理员的计算机能力水平普遍较低，无法胜任档案数字化管理系统的操作，从而导致落后于现代化管理的要求。然而，档案的数字化管理对计算机系统操作有一定要求，档案管理员必须具备数据存储、信息处理、数据统计、简单的网络操作和网络维护等方面的能力和水平。

（三）数据安全保护有待加强和完善

人事档案数字化作为公立医院信息化建设的一个重要组成部分，在建设过程中面临诸多信息安全问题，主要集中在初始信息、管理过程、保存周期三个方面。第一，人事档案初始信息的准确性。准确的信息数据是档案管理的基础，数字化档案建设初期人员档案信息需要通过人工录入，大量人员信息在人工录入过程中难免会出现误差，从而影响人事档案的准确性。第二，数字化档案管理过程中的保密性。档案数字化意味着它时刻面临来自单位内部局域网或外部互联网的潜在威胁。在档案信息管理过程中，随时可能遭遇非法访问、病毒入侵等行为，存在档案信息被篡改、泄漏，甚至丢失等安全隐患。第三，数字化档案保存过程中的安全性。相较于传统纸质人事档案的管理保存，数字化档案数据保存过程中同样也存在安全隐患。数字化的档案信息通过云平台或移动硬盘进行储存，其服务器安全、数据备份安全等都会影响数字化档案的安全性。

（四）缺乏长远发展规划

从长远发展角度来看，公立医院人事档案数字化建设需要建立长效机制。医院人事档案数字化若无法在短期内实现全方位建设，就需要在最初阶段明确发展方向，制定可持续性目标和阶段性目标，合理分配院内人力资源，实现社会经济效益最大化。没有长远发展目标支持，医院人事档案数字化建设将与社会需求匹配度无法契合。对于大型公立医院而言，在发展过程中具有的优势相对明显，人事档案管理数字化建设可以规模性进行。但是，很多医院没有明确的档案管理数字化建设目标，档案数字化管理仍然处于较低水平，档案管理效率无法满足发展需求。

三、数字化信息在河北省中医院人事档案管理中的应用

河北省中医院（河北中医药大学第一附属医院）创建于20世纪70年代，是一座集医疗、教学、科研、预防、急救、康复等功能为一体的综合性三级甲等中医院。医院占地面积5.2万平方米，医疗区建筑面积15万平方米，现有临床、医技科室75个，设置病区44个，编制床位1800张，在职员工2000余人。

2016年为改革和创新公立医院人员编制管理，深化人事制度和选人用人机制改革，河北省机构编制委员会印发了《关于创新公立医院人员编制试点的意见》，公立医院可根据规模、编制床位数、门诊量以及医疗特色等因素，核定人员使用控制数，主要用于综合管理和专业技术岗位聘用。实行控制数管理的人员岗位聘任、职称评定、考核奖惩、社会保险、人事档案、人员流动、收入分配、工资核定、退休待遇等按事业单位人事管理政策执行。河北省中医院、河北医科大学第一医院等13所公立医院确定为试点单位，在全省先行先试，待取得试点经验后，逐步在省内推开。

近年来，随着机构编制改革深入推进，河北省中医院率先完成了编外人员控制数管理工作，原有的人事代理员工已全部纳入控制数管理，人事档案保有量相较之前激增了近三倍，目前档案室现存档案1900余卷。同时，在日常人事工作中对干部人事档案数字化的需求也日益提升，医院员工数量众多、用工层次相对复杂多样，实现人事档案数字化，是医院人事工作数字化改革的重要一环，同样也面临艰巨的挑战。因此，省中医院积极探索管理模式，从以下几方面推进档案数字化改革：

（一）加强对数字化信息的安全防范

在医院人事档案的管理过程中，数字化信息的应用需要管理人员增强安全防范意识。河北省中医院针对档案管理人员进行专业化培训，让管理人员具有安全意识和档案数字化建设意识，所有参与档案管理的人员都了解网络安全知识。通过安装杀毒软件、设置高等级防火墙等有效手段，防范病毒入侵、IP地址泄露、云端信息数据泄露等网络安全隐患，尽可能地杜绝人力资源信息的损毁泄漏。同时，医院积极对数字化信息进行加密，严格落实分级分层授权管理规范，对不同级别管理人员的操作权限和数据访问范围进行严格控制，根据电子签名、指纹、面部识别等方式进行资料的搜索。

（二）完善数字化档案软硬件保障

数字化信息的保存需要大容量的储存设备或安全系数较高的平台作为承载信息的载体，硬件和软件设施是实现人事档案数字化的基础。为此省中医院组建专门的电子档案室，配备专门的计算机、扫描仪、高拍仪、建立档案管理信息系统，并利用大容量的存储设备定期做好备份工作，防止数字化档案信息因系统故障等因素损坏或丢失，员工档案能够根据实际情况进行时效性的更新，将档案中关键材料进行扫描储存，纸质版材料以电子图片或文档形式存放在电脑中，信息保存的时间更长久、覆盖的人事档案信息也更全面，档案管理工作效率进一步提高。

（三）构建数字化信息的人事档案管理长效机制

医院在管理人事档案时，积极引进数字化信息的新技术，探究构建数字化信息的人事档案管理机制。首先，省中医院为提高档案管理人员的信息录入安全度和准确度，设置AB岗工作机制，由医院人力资源部工作人员A完成初始信息录入，打印信息确认表，再由档案当事人签字确认后，交由人力资源部工作人员B复核，信息无误后方可进行存储。从录入到审核层层把关，大大提高医院人事档案数字化信息的可信度，在信息使用过程中减少错误率。其次，医院积极引进数据化信息的管理人才，对人事档案管理人员进行专业化的技术培训，多方面培养人事档案管理人员的数字化信息分析能力和处理能力，不断提高人事档案的管理效率和水平。再次，医院根据国家相关的法律法规，参照传统档案管理条例和档案数字化建设成功经验，并结合本医院信息化水平的实际情况，因地制宜地出台一系列人事档案数字化管理制度，确保医院档案数字化管理有章可循，最终实现构建完善的数字化人事档案管理机制目标，推进人事档案数字化在公立医院中的全面改革创新。

四、人事档案数字化建设的进一步构想

中共中央办公厅、国务院办公厅2021年印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出，到2025年，档案信息化发展保障机制进一步完善，档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型[2]，这为医院人事档案数字化建设提供了指导思想和改革方向。接下来，公立医院人事档案数字化建设将从以下四个方面重点突破。首先，在管理理念和管理方式上，不断加强数字化的管理意识，探索创新数字化的管理手段，用现代化的管理体系不断优化完善人事档案数字化管理模式。其次，在专业队伍建设方面，提高公立医院档案管理人员素质，聘请懂档案、懂技术、懂管理的专业型、复合型人才，充实到档案管理队伍中。同时，积极组织院内档案管理人员外出参加相关业务培训，邀请院外专家来院讲座，为医院全体员工培训，普及档案数字化知识，更新思维观念。再次，在平台建设方面，不断优化升级人事档案数字化系统，完善档案数据库建设，加快实现医院人事档案数字化系统与主管部门的互联互通，通过分级开放查阅权限，努力实现数据共享，提高工作质量和效能。最后，实现档案数据库动态管理，通过数字化手段和传统管理方式相结合，对人事档案动态管理，确保信息准确完整与时效性。在人事档案数字化工作实践中不断总结经验，优化完善制度。同时，不断强化相关人员的保密意识，严格做好保密管理。

参考文献：

[1]干部人事档案数字化技术规范[S].GB/T33870-2017.

[2] 中华人民共和国国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-08）[2024-01-05].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

基金项目：2023年河北省人力资源社会保障研究课题 “公立医院人事档案数字化建设的现状及对策研究——以河北省中医院为例”（JRSHZ-2023-02229）

作者单位：河北省中医院