新时代高校辅导员兼职学生档案管理工作的困境与对策

2023年3月10日印发的《河南省大中专毕业生档案管理办法》中明确指出“学生档案是毕业生档案的重要基础，也是人事档案形成的前提。学生档案是学生在校期间形成的，反映学生政治思想、品德作风、学习经历、学业表现、综合素质以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是学校教育培养、管理监督、考察评鉴学生的重要信息资源，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据[1]”。由此可知，学生档案是个体成长和发展的重要见证，有助于学生形成清晰的自我认知，制定科学的个人规划，为未来继续教育深造或求职就业提供有力支持。因此，高校学生档案管理工作的质量，事关学生未来的成长和发展，我们应当重视大学生档案的管理和完善。

一、新时代高校学生档案管理工作精专化程度提高

档案管理作为一种专业化的管理工作，对从业人员的综合素质和专业化能力要求是十分高的。随着新时代各项事业的蓬勃发展，对档案管理工作人员的标准也日臻完备。《河南省大中专毕业生档案管理办法》第二章第六条规定“学校学生档案工作人员应政治坚定、坚持原则、忠于职守、爱岗敬业，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能[1]”。显而易见，一名合格的大学生档案管理工作人员必须具备全面且卓越的素质与能力。

首先，他们应具备高度的政治素养和职业道德。秉持高度的责任心，树立坚定的工作信念，对待每一份学生档案都认真负责，确保档案的真实性和完整性。同时，他们还应具备高度的组织纪律性和法律观念，严格遵守档案管理规定和流程，严格遵守档案保密制度。其次，还需要有过硬的业务素质，具备扎实的专业知识和技能。包括档案管理的基本理论、基本技能和基本方法，熟练掌握档案的分类、整理、保管、利用，以确保对学生档案管理工作有全面深入地了解。再次，要有与时俱进学习掌握现代化档案管理手段的能力，需要有较强的学习能力和创新思维，能够将档案管理工作与学校的发展和学生的需求相结合，运用新技术、新方法创造档案管理新范式，以便能提高学生档案管理工作的效率和质量。最后，基于高校的工作环境和学生档案管理工作的特点，档案管理人员还需要展现出卓越的沟通能力和服务意识。教师们应与各地人社局档案部门、学校各部门、学生、家长以及其他相关人员建立起高效的沟通渠道，以保持紧密联系，并能及时准确地协调各方的工作。

然而，从2015年至2020年，各种形式的高等教育在学总规模从3647万人增长到4183万人[2]，2022年更是达到了4655万人，比2021年增加225万人[3]。学生人数的急剧增加也就意味着学生档案工作日渐繁重，这对大学生档案管理提出了新的挑战。但事实上，高校专职档案员人数明显不足。基于此，众多直接从事学生管理工作且与学生联系紧密的辅导员老师，则不可避免地成了兼职学生档案管理工作的重要群体。高校辅导员兼职档案管理可以减轻高校专职档案员的压力，同时也便于对学生在校期间的奖惩情况有更全面地了解，对于日常学生工作的开展也是大有裨益的。但是，面对庞大的学生档案管理工作和新时代高校学生档案管理工作不断精细化的要求，辅导员老师们亦面临着一些亟待解决的困境。

二、新时代高校辅导员兼职学生档案管理工作的困境分析

（一）缺乏档案学相关学科背景，专业的档案管理知识和技能不足

高校学生档案工作的复杂性势必需要有一支精专化的档案管理队伍，然而辅导员老师们学科背景复杂，档案学相关专业人员较少。基于大学辅导员的工作性质，大多数教师是思政或教育学等人文社科专业出身。近年来，随着国家要求“高等学校应当按总体上师生比不低于1：200的比例设置专职辅导员岗位”[4]，许多高校在招聘辅导员岗位时在公告上甚至直接标注“不限专业”，这就使得他们学科背景更加多样，档案学相关专业背景的更是少之又少。再加上有些学校包括岗位培训在内针对辅导员举办的相关培训班，很少有涉及档案培训的，这就使得因为高校档案管理人手不足和自身从事学生工作的缘故而必须走上学生档案管理工作岗位的辅导员们，不可避免地陷入缺乏专业的档案管理知识和技能的困境，对于在新时代建设高校精专化学生档案管理人员队伍是不利的。

（二）学生工作和教学任务繁重，难以全方位兼顾档案管理工作

辅导员老师们的工作内容极为繁杂，由于可以“双线”晋升，他们的工作任务包括学生工作和教学科研两个方面。首先，学生工作内容大致包括但不限于大学生的思想政治教育、心理健康教育、学业指导和学风建设、党团和班级建设、学生职业规划和就业指导、校园危机和学生突发性事件的处理，以及学生日常的各项事务如入学教育、军训、奖助贷工作、请销假等。这些学生工作无一不需要辅导员们倾注心血、亲力亲为，方能扛下这千斤重担，通过细致入微的工作为党和国家培育优秀人才。其次，辅导员们大多还承担着教学科研工作，需要在学生工作之余，继续勤勉学习，认真备课，学习相关理论知识，不断提高教学水平和科研能力。再次，高校学生档案的整理和转接工作集中在新生报到和学生毕业两个时间节点，辅导员老师们一般只在新生报到时负责审核整理档案，在毕业生离校时将学生四年来形成的相关资料进行集中归档。除此之外，他们很少会根据实际情况实时更新学生档案，再考虑到日常工作的繁冗和个人精力所限，很难面面俱到。

（三）相关部门对学生档案管理工作不重视，信息化手段运用不足，管理手段陈旧，平添辅导员兼职档案管理工作的难度

相关法律并没有明确规定学生档案管理部门，不同学校的学生档案管理部门不尽相同，有的是学生处、有的是教务处、有的是人事处。最终造成学校没有专门的机构、档案员来管理学生档案，形成混乱的局面。这一切的根源在于学生档案管理工作相较于学校的全局工作而言是微不足道的，相关部门对这项工作的重视程度低。而辅导员考核也与档案管理工作没有直接的关系，并不能对其职业的发展和薪资的高低具有直接影响，也会出现怠惰的情况。随着网络信息技术的发展，档案的电子化、科学化、信息化成为普遍的趋势，然而高校依旧是应用纸质化、手工等陈旧传统手段来管理学生档案，信息技术的应用还停留在简单的检索查询阶段，没有形成完备的学生电子档案管理体系，这就会造成归档的不科学和查档的不便捷，甚至可能会出现丢档时难补足的情况，平添了工作的难度。

三、解决高校辅导员兼职档案管理所遇困境的对策分析

针对高校辅导员在兼职学生档案管理工作中遇到的一些困境，我们应该采取行之有效的对策不断优化学生档案管理工作，以期在新时代打造一支精专化、科学化、制度化的高校学生档案管理专兼职队伍。

（一）将强化培训与监督评估相结合，提升辅导员队伍的档案管理技能

针对辅导员队伍档案管理知识和技能不足的困境，可以通过强化培训与监督评估来解决。首先，在岗前培训中，增添涉及高校学生档案管理工作相关法规、本单位的学生档案管理规范和流程，包括档案的收集、整理、保管、利用等方面，帮助辅导员老师学习和掌握档案管理的基本知识和技能，并且确保他们在从事档案管理工作时有章可循、有法可依。同时，还可邀请专职档案人员开设一学期两次的专题讲座或聘请校外专家进行学术交流。学校也应积极鼓励辅导员参加档案行政管理机构举办的业务培训，以便及时更新档案管理工作理念和方法。其次，建立由上到下的学校档案管理部门、学生、辅导员三级监督和考核机制，采取学校专项检查、学生意见反馈调查、辅导员队伍定期自查相结合的形式，发现问题及时整改，以确保辅导员档案管理工作的规范有序。

（二）将学生档案管理工作纳入辅导员晋升考核的关键环节，组建以优秀学生为主体的档案管理团队

针对辅导员老师们面临日常工作量大，难以全方位兼及档案管理工作的困境。第一，学校和院系可以设置“档案先进工作者”等荣誉，并且还要增加学生档案管理工作对辅导员在职务职称晋升时的影响，同时还要为老师提供一定的档案工作专项补贴。如此，学生档案管理便成为一项无法忽视的工作。第二，辅导员可以邀请专业档案管理人员、优秀学生共同组建一支专门的档案管理团队。团队成员的职责应该明确，专业档案员发挥指导作用，优秀学生协助进行档案的收集整理及日常维护。此外，还应为团队成员开设一学期至少一次的档案工作专门培训和指导。相信通过组建以优秀学生为主体的档案管理团队，既可减轻辅导员队伍的工作压力，又能使学生在毕业之时不至于因为调档问题而慌不择路、手忙脚乱。

（三）将学生档案管理纳入学校日常工作中，利用现代信息技术手段实现大学生档案的电子化管理

针对学校相关部门不重视，档案管理手段陈旧，平添辅导员工作的难度这一困境。第一，学校层面应制定相关政策和规定，加强对学生档案管理的指导和监督，建立完善的档案管理网络，定期开展档案工作会议，提高档案工作的地位和影响力。第二，学校拨出专项经费用于信息化技术的投入，建立学生档案管理系统，实现学生档案的数字化、信息化和网络化管理。首先，需要建立一个具备安全、可靠、易用等特点的电子档案管理系统。其次，整合学生信息，将学生的个人信息、学籍信息、成绩信息、奖惩信息等整合到一个数据库中，实现对学生档案的全面管理。最后要持续维护和管理电子档案管理系统，确保其正常运行和使用，包括定期备份数据、更新系统、解决用户反馈等。此外，还可以利用云计算、大数据等技术手段，对学生档案进行分析和预测，为学生提供更加精准的服务。这样一来，辅导员只要参与电子档案管理系统的相关学习，掌握使用方法和操作流程，就能摆脱陈旧手段带来的诸多不便，提高工作效率。

总之，学生档案管理工作是时代赋予辅导员队伍的一项艰巨的任务，事关学校的发展和学生的未来。虽然面临需要克服的诸多困境，但是相信随着对学生档案管理工作日渐重视，在档案电子化体系亟待建立的形势下，作为兼职档案员的辅导员群体会在不断提升档案管理技能的过程中，守护好学生们第一份“人生履历”，服务于学校档案管理事业的发展。

参考文献：

[1] 河南省教育厅. 河南省档案局关于印发《河南省大中专毕业生档案管理办法》的通知[EB/OL].（2023-03-10）[2023-12-06].https：//jyt.henan.gov.cn/2023/03-10/2704955.html.

[2] 教育部发展规划司.2020年全国教育事业统计主要结果[EB/OL].（2021-03-01）[2023-12-06].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/gzdt_gzdt/s5987/202103/t20210301_516062.html.

[3] 教育部.2022年全国教育事业发展统计公报[EB/OL].（2023-07-05）[2023-12-06].http：//www.moe.gov.cn/jyb_sjzl/sjzl_fztjgb/202307/t20230705_1067278.html.

[4] 中华人民共和国教育部.普通高等学校辅导员队伍建设规定：中华人民共和国教育部令[2017]43号[EB/OL].（2017-09-29）[2023-12-06].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/201709/t20170929_315781.html.

作者单位：河南科技学院马克思主义学院 河南科技学院经济与管理学院