养老保险档案信息化管理的难点与对策探析

随着社会保险制度改革不断深化，尤其是城镇职工养老保险全国统筹后，社会保险覆盖范围不断扩大，养老保险待遇持续提高，社保档案管理工作发挥着越来越重要的作用，实现了让“死档案”变成“活信息”，将“旧档案”变成“新故事”。秦皇岛市企业养老保险中心作为社保经办机构，遵循社会保险“记录一生、保障一生、服务一生”宗旨，通过落实社保档案管理办法等规章制度，加大资金投入，购置软硬件设施，依托社会保险业务档案管理平台，实现了养老保险业务档案规范化、制度化、信息化管理，确保了档案资料的完整性、安全性和有效利用。

一、养老保险档案信息化管理的必要性

（一）养老保险档案信息化是打通社保便民服务 “最后一公里”的迫切需要

近些年来，随着人工智能、大数据、云存储、区块链、物联网等新一代信息技术的广泛应用，档案工作的环境、对象、内容也随之发生巨大变化，档案载体变革、利用需求日益多样化等现实动因推动着社保经办机构转型升级。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确了档案事业高质量发展的主题主线，其中设立了“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”专章，截至2018年12月底，秦皇岛市、县区社保经办机构共记录保存企业城镇职工养老保险档案已达74758卷，其中业务档案28885卷、企业离退休人员社会化管理档案45873卷。面对如此巨大数量的档案，传统档案管理模式已经不能适应信息时代发展要求，各经办机构多年来一直积极探索实践，拥抱变化，迎接挑战，购置了高清高拍仪、扫描仪等产品，对所有档案扫描存档，将扫描件录入档案管理系统，通过内部档案管理系统，只需输入参保人的有效信息就可以快捷地找到社保档案。

（二）养老保险档案信息化管理推进档案管理规范化进程

养老保险档案信息化管理，是将档案实体以数字化的形式进行存储和提供利用。档案信息化设备的投入、目录数据库、全文数据库的建设以及文档一体化、利用便捷化和网络化的好坏，是衡量档案信息化管理的重要指标。秦皇岛市社保经办机构通过建立市级社保数字档案数据库，实现档案资源信息化、信息资源数字化、数字资源社会化。业务经办全程无纸化，电子材料远程“秒盖章”，电子档案在线实时查询，大力推进社保业务电子档案单套制改革，实行申报材料单位端扫描上传、办理业务在线审核签章、电子材料办结自动归档、电子档案安全存储保管的模式，实现社保经办“不见面”服务，不断提升群众满意度和获得感。通过开展养老保险档案信息化管理，推动了档案规范化管理工作更上一层楼。

（三）养老保险档案信息化管理提高档案利用率

养老保险档案是一种重要的民生档案，涉及千万人民群众的切身利益[1]。秦皇岛市企业养老保险中心通过大数据技术和软硬件平台，开发研制了社保档案管理系统。通过档案管理系统，可以快速地查询、检索和利用档案信息，增强了信息的查准率和查全率，档案查询实现“即时服务”，参保人员只需出示身份证，当场获取查询结果，实现了“立等可取”。截至目前，秦皇岛市企业养老保险中心向各级各类单位提供档案查询借阅服务821人次，向服务对象个人提供档案查询借阅服务利用4732人次，依据档案记载提供参保缴费证明、个人权益记录单打印等相关养老保险证明查询服务1809人次。

二、养老保险档案信息化管理面临的难点

（一）档案信息化管理队伍素质难以满足新时代需要

目前，秦皇岛市企业养老保险中心已经初步实现了档案管理系统的应用，该系统基于先进的云计算技术，实现了档案信息的数字化存储、检索和利用，档案信息化管理取得了一定成效。档案管理系统的运行，也对档案管理人员的计算机应用能力、数据库管理能力、档案信息开发利用等方面的能力提出了更高的要求。因当前档案管理人员相关能力不足，造成档案管理系统运行达不到预期的效果，虽引进了养老保险档案管理系统，搭建了信息平台，但基层人员不会用、用不好的情况时有发生。原因有以下两个方面：一是对档案管理人员的培训不到位。对档案管理人员相关能力的培养缺乏系统性、长期性的谋划，培训方式以临时突击性的短期培训为主；培训内容局限于尽快学会档案系统操作使用，缺乏对于计算机信息系统基础知识、数据库原理与应用、网络安全、档案开发利用等方面的培训；政策规章讲得多，技术层面讲得少；培训形式单一，缺少学术交流与进修机会；有些县、区级经办部门的档案管理人员因为缺乏专业的培训，造成部分经办业务的收集、整理、立卷的质量不高，系统操作不熟，遇到问题不会解决，降低了档案管理系统的使用效果。二是对档案专职队伍培养不到位。有些县、区级经办机构没有设置专门的养老保险档案管理部门，社会保险档案管理人员以兼职人员居多，仅仅将档案工作划归各级单位的行政办公室或业务经办部门的日常综合管理工作之中，未落实专岗专责制度。由于人员流动性大，被临时分配从事档案管理的人员，对于占用自己大量时间、精力参与档案信息化管理方面的学习培训有抵触和畏难情绪，在遇到档案管理系统运行方面的问题时，往往不愿深入钻研解决，容易相互推诿。以上这些情况，影响了养老保险档案管理系统的运行效果，阻碍了养老保险信息化管理工作深入发展。

（二）档案信息化管理流程不规范，开发利用率低

秦皇岛市养老保险中心在推进档案信息化管理达标验收“回头看”工作中发现，尽管过去开展的档案信息化工作取得一定成效，但档案业务工作流程规范性方面的问题仍然比较突出。在检查中发现，业务科室涉及的档案收集、审核、立卷、整理、归档工作环节，档案错漏率较高，历年纸质档案电子转化工作滞后，影响了档案管理系统的使用效果，档案部门也存在二次审核、验收、归档、转化录入与档案管理系统查询服务利用环节质量不高的问题，纸质档案和电子档案的安全管理存在漏洞等等。

社会保险档案的信息开发利用，就是对档案中蕴藏的有价值的信息进行开采和发掘，为参保人员提供优质服务，为领导决策提供有力的佐证。这些真实记录了各级社会保险经办机构从事社会保险管理工作的过程以及庞大参保人员各种基础信息的社会保险档案，本可以为当前社会保险制度改革提供大量参保缴费等信息和统计数据，但由于社会保险档案管理方式目前仍停留在“初级”阶段，只能简单应付一些查询，不能有效地综合开发社会保险档案的信息资源，档案信息利用率低，没有起到社会保险档案的信息开发对推动社会保险改革所应发挥的重要作用。

（三）档案信息平台功能亟待完善

信息平台是养老保险档案管理信息化的重要支撑[2]，目前，秦皇岛市养老保险档案信息平台已经在养老保险管理工作中全面推广使用，平台可以实现查看并提取养老保险信息、业务办理部门线上办理业务、档案管理部门线上管理档案。在档案信息平台推广使用过程中，受多种因素的影响，信息平台有些功能版块效果不佳，甚至有些功能版块无法运行。由于部分功能版块操作较烦琐、操作界面对非专业人员不友好，导致用户对信息平台的利用率不高，仅限于查询和业务表格下载，平台的总体服务水平无法满足社保一体化建设的要求。群众想要查询自己的历年缴费记录、申请办理业务时，不了解流程、不会操作的现象比较普遍。一些涉及跨主管局、跨单位部门的信息共享的功能版块，由于访问权限和各单位数据对接不到位的原因，仍然需要业务办理人、经办人多次持原始纸质材料奔波办理，既不符合全省正在推进的“一件事一次办”的要求，也给前台业务经办部门增加了工作负担。

三、养老保险档案信息化管理的优化策略

（一）打造专业的档案信息化管理队伍

随着社会的发展和人口老龄化的加剧，养老保险成为人们关注的焦点[3]。企业养老保险档案信息化建设对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员在具备专业知识和专业技能的基础上，还要对信息技术进行了解和掌握，在实际工作中熟练应用。一要加强对档案管理人员的培训，为档案管理人员提供更多的深造和晋升机会，努力提高档案管理人员的综合素质，提高档案信息化管理的水平。强化全体工作人员的业务档案培训，通过定期举办培训班，对工作人员的业务档案整理的知识空白、经验盲区开展精准化理论培训、系统模块培训，提高从业人员信息化素养。二要鼓励档案管理人员参加学术交流和进修深造，了解最新的档案信息化管理理念和技术动态。三要建立和完善养老保险档案管理工作标准，规范各项管理制度，明确养老保险档案工作全流程、各环节人员的责任归属，增强其责任心。做好退休离职档案工作人员的新老交接与人才培养，并制定相应的管理规范与细则。

（二）规范档案信息化管理流程

健全的档案管理制度是提高档案管理质量的基础[4]。档案管理系统的稳定运行，有赖于档案管理工作流程的规范合理、严格执行。首先，必须从科学严谨的工作流程分析入手，可以通过“5W1H提问”诊断发现问题，通过“ECRS四技巧”改善现有流程不合理环节，优化业务流程，制定和完善从业务经办部门到档案管理部门全流程的工作标准、管理规范与细则。其次，完善从原始档案的收集、整理、立卷、检查、移交、电子化、上架保管、查询、利用等全环节的管理规章制度，并加强档案信息化管理的达标验收工作。加强对档案管理流程的监督和评估，对本单位和县区单位的档案信息化管理工作进行督导，承担起监管指导的责任，及时发现和解决存在的问题，推动档案信息化管理的不断完善和发展。最后，健全的档案管理制度，还应保证档案信息安全，加强网络安全防护。除采取有效的技术手段和管理措施防止黑客攻击和病毒侵害以外，还需要制定档案安全管理相关的制度规定。定期对电子档案进行备份和异地存储，确保档案信息的安全可靠。工作人员严格落实网络安全等级保密制度，加强网络和系统综合防护，确保电子档案数据在安全可靠的环境下规范使用。统筹做好社保电子档案的在线、离线及异地、异质备份工作，完善备份机制，定期做好安全检测。各级人社部门要会同档案主管部门，每年开展一次社保电子档案安全专项检查，对发现的问题隐患建立台账，逐项整改。

（三）提升信息平台智能化水平

养老保险档案信息化管理工作是一项长期的系统工程，制定科学的信息平台发展方案，明确信息平台建设的目标、任务、实施步骤和保障措施等，才能确保信息平台建设有序推进。一是实行纸质和数字化副本双套制并行。引入单机版档案电子管理系统，在系统中通过检索关键信息即可直接定位所查找纸质业务档案位置，节约成本，提高档案利用率。二是研发以业务经办为核心，实现档案管理与应用无（下转64页）（上接54页）缝衔接的电子档案管理系统，该系统应能高效实现业务经办过程的事前、事中、事后三种模式相结合的档案电子化，业务环节经办与档案管理环环相扣，确保档案完整、准确，真正实现无纸化办公，减少纸质档案存档量，减轻档案库房存档压力。三是进一步推进电子档案单套制。在省人社一体化平台上线后，积极推进电子档案单套制管理，实现应用人社一体化平台办理的社保业务自动生成电子档案归档。四是搭建信息平台，实现档案信息资源共享。进一步丰富完善信息平台功能，实现操作界面友好、信息数据安全、跨部门业务信息共享。在信息系统平台运行与功能拓展方面，协调对接县、区级档案服务网络平台[5]，在保证档案安全的前提下，加强信息资源同步共享功能，实现档案管理系统与市、县、区的档案管理系统之间的紧密连接，建立高效便捷、覆盖城镇职工基本养老保险的档案管理系统与信息平台，实现城乡居民、企业职工销户、退休或转移其他城市等业务跨区域通办。