水产科研院所档案建设中的问题与对策研究

李亚男 阮晓红 李泽明 刘丽萍 范锡湘

摘 要：文章分析了水产科研院所档案建设发展中存在的问题，结合水产科研院所档案发展现状，从建立健全档案管理机制、完善硬件条件建设、加强档案人才队伍建设、定期开展档案宣传及加快档案信息化进程等五个方面提出发展对策。

关键词：水产科研院所 档案 存在问题 发展对策

中图分类号：F061.3;G271

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）06-231-02

党的二十大报告提出要“加快建设农业强国，扎实推动乡村产业、人才、文化、生态、组织振兴”。[1]这为全面推进乡村振兴，加快农业农村现代化，在新时代新征程上指明了根本遵循[2]。乡村文化振兴是乡村振兴的重要组成部分，而渔业文化振兴是乡村文化振兴的重要内容和有力支撑。水产科研院所作为渔业文化的战略科技力量，在学科发展、平台建设、项目组织管理、成果培育和转化、科技支撑、乡村振兴以及院所建设等渔业文化传承和发展的过程中直接形成了大量原始材料，是渔业文化资源的有效物质载体。加强水产科研院所档案建设，对渔文化的传承、发展和弘扬意义深远。本文立足于水产科研院所档案建设中面临的问题提出发展建议，以期为水产科研院所档案建设提供思路。

一、现阶段水产科研院所档案建设中面临的主要问题

（一）档案规章制度不健全，缺乏档案工作机制

目前受实际条件的限制，大部分水产科研院所档案均由档案归口部门进行管理，管理水平参差不齐。档案归档材料不够及时，材料流失严重。文书档案方面，目前整理归档的文书档案以办公室收办的相关文件为主，其他部门自办文件流失严重，归档材料不齐全。近些年，部分科研项目研究或重大活动过程中形成的档案未得到及时整理归档，基本上放在相关参与人自己手中，随着时间推移，收集过程较为困难。水产科技成果转化方面的档案缺乏规范性指导文件，归档材料数量及种类较多，成果转化归档材料未统一编号，存在部门间分散存档、重复存档现象，且排列不规范、组件不全、查档复杂。总的来看，在制度建设方面，规章制度与管理程序不健全，缺乏档案统筹管理的工作机制。

（二）档案库房配置不规范，硬件建设有待完善

目前存在的共性问题是缺少综合档案室，档案未得到集中统一管理。现有档案室整体布局未能实现档案库房、档案阅览室以及档案人员办公室等三室分离，档案材料均存放在具体档案管理人员的办公室中。库房选址不科学，档案库房位置偏僻，有的旁边是冷库，室内环境较潮湿，不符合防潮的楼层要求。库房设计不合理，受水产科研院所经费条件限制以及档案安全意识不足等因素的影响，库房面积、温湿度、消防等不达标。库房设施不完善，档案柜容量将近饱和，不具备档案存放的基本要求。有些档案库房没有防火、防盗报警系统;有的未配置灭火器，或存在灭火器过期的情况，硬件设施有待完善。

（三）档案人员配备待加强，管理水平有待提高

在档案工作人员配备方面，水产科研院所缺乏专职从事档案工作的管理人员，一般情况下，公文收发印制、文件传阅、保密工作、印章使用、文书档案管理等工作皆由一人承担;或有单位设置了“综合档案管理员”岗位，但工作安排上却以承担其他工作为主，档案工作为辅。现今少量水产科研院所招聘有档案专业硕士研究生毕业的档案管理人员，但由于工作人手不足，均被安排在办公室或其他综合性业务工作岗位上且兼职档案工作。大部分科研院所的各类档案管理人员均为非档案专业人员，缺乏掌握档案管理和现代化信息技术的复合型人才，档案管理水平有待进一步提升。

（四）职工档案意识较薄弱，档案重视程度不够

水产科研院所肩负着我国渔业科技创新、自立自强的职责使命，着力开展渔业领域的应用基础研究和应用研究，以全面推进乡村振兴，推动渔业高质高效发展提供坚实的科技支撑为工作重心，而在档案管理中存在一些不足，首先是由于专业领域的不同，职工对档案的法律法规不了解，档案意识不强，对档案管理工作的理解较为模糊，或存在狭隘的理解。其次，有些干部职工对档案工作不够重视，归档意识不够强，档案得不到及时的整理归档和妥善保管[3]。

（五）档案利用方式较落后，档案信息化待加强

档案利用方面，大部分水产科研院所档案材料的整理、检索、统计工作基本还是采用传统人工方式，还处于半手工管理或手工管理阶段，属于相对较落后的管理方式。工作人员在档案收集整理时费时费力，且传统档案管理方式的信息量存储小，档案利用检索时效率更低，不利于档案的开发利用。因此，档案管理在功能上由收藏型向利用型转变，迫切需要统一的档案信息化标准，推动数字档案、智慧档案、数据档案建设，在保障档案安全的基础上，探索把“死档案”变成“活信息”“活资源”。

二、水产科研院所档案建设对策研究

（一）健全档案管理机制，强化档案工作责任

水产科研院所档案涉及面广，内容涵盖渔业学科建设、创新团队建设、科技项目立项、创新平台建设、科技成果产出、成果转化、产业支撑管理以及院所建设等多个方面，情况复杂，档案工作必须纳入院所党委统筹管理、单位整体工作部署，融入院所现代化治理体系大格局。

建立促进档案管理更加规范化的档案管理制度。完善档案管理的各项规章制度（包括档案“三合一”制度、档案工作人员管理制度、保密制度、档案借阅、利用制度、档案鉴定、销毁制度等），进一步明确职能和岗位责任，使档案工作有章可循，提高档案管理水平。对各类档案管理规章与制度进行汇编。做好档案材料定期归档，形成良好工作机制。由各部门针对各自档案管理情况，做好相关档案材料整理的工作计划，在规定时间内安排人员完成未归档材料的整理等。将档案材料收集、移交情况纳入部门年度绩效考核，其中科研课题相关档案的归档情况与课题申报、科研经费等挂钩，大力加强科技档案原始记录材料的收集。

（二）改进硬件条件建设，夯实工作基础条件

档案库房是保管档案的重要基地，档案室的硬件基础设施配备是决定档案能否长期安全保存的重要因素。档案是不可再生的宝贵资源，一旦遭到破坏将会造成不可挽回的损失，档案的开发利用都将无从谈起。因此档案的硬件条件建设关系到档案的生死存亡，应予以充分重视。

为切实解决档案库房的存储压力，档案库房建设应提前纳入院所中心工作，提前谋划，制定方案。积极争取单位领导对档案库房安全管理的高度重视，获得资金支持，通过新建或调整办公用房等方式，设立综合档案室，有针对性地缓解单位的储存压力。严格执行有关档案馆室建设标准、安全风险评估指标体系、应急管理规范、空气质量检测技术规范等国家标准规范，逐步改善我所各类档案管理的硬件条件，为院所的档案管理提供坚实保障。不断完善档案库房软硬件配备，通过系统化建设，落实防潮，防高/低温，防水，防火，防盗，防强光，防鼠，防尘，防有害气体，防霉等要求，确保档案绝对安全。建立健全档案库房安全管理制度建设，并将执行情况纳入考核体系，加强监督落实。

（三）加强人才队伍建设，提高档案管理水平

“功以才成，业由才广。”档案事业是党和国家事业的重要组成部分，《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案人才队伍建设提出明确要求：“加快推进档案人才培养，提升档案智力支撑能力”“建立梯队合理的档案人才队伍”……[4]同时，档案工作的性质特点要求档案人才队伍必须具有相对稳定性和工作连续性。

根据水产科研院所档案发展情况精准设岗用人，明确档案岗位职责。档案主管部门设立专职档案管理员，各职能部门设立兼职档案管理员，围绕档案及水产等不同专业人才特点和工作所需，尽最大可能把不同专业的人员安排到档案收集、整理、保管、信息化、编研利用等与档案相关的岗位开展工作，力争做到用人成效最大化，统筹抓好专、兼职档案人才队伍建设，充分发挥人才引领档案发展作用。强化档案业务培训，围绕水产科研院所渔业科技创新及产业发展等中心工作，制定档案年度培训计划，积极开展档案业务培训、交流分享等活动，提升基层档案人才队伍整体素质，着力培养一批为水产事业、乡村振兴、档案事业发展贡献智力保障的高水平人才队伍。由于兼职档案管理员及返聘人员非档案专业毕业，多渠道创造条件进行档案专业知识培训和实操培训，全方位、多层面提高档案人员知识及管理水平。

（四）定期开展档案宣传，增强档案管理意识

档案宣传工作是档案工作中一项极其重要的工作，是水产科研院所档案工作围绕“以研为本、以创为先”中心工作的重要阵地和窗口。站在新的历史起点上，水产科研院所要以档案高质量发展推动水产科技创新工作向前发展，必须把已有的基本经验学习好、总结好，把过去成功的有效经验传承好、发扬好。

通过水产科研院所各类会议、调研、培训、学习，积极宣传档案法等法律法规;结合水产科研院所工作特点，积极挖掘馆藏中的红色档案资源、水产特色文化资源，及时宣传档案工作中关于乡村振兴的特色产业、典型人物和科研动态，向社会传播正能量，推动档案文化建设，提升档案工作的影响力。做好年度档案宣传规划，围绕档案宣传工作确定的目标和方向，增强档案宣传工作的主动性和积极性，做好宣传策划，加大经费投入，提升档案宣传工作的影响力、传播力。通过开展科学家精神讲座、渔业科技专题展览、媒体宣传等活动，赓续老科学家精神，弘扬严谨治学的学术态度和实事求是的学术作风，助力新时代海洋渔业振兴，全力提升职工对档案工作重要性的认识。

（五）加快档案信息化进程，提高档案管理水平

习近平总书记提出档案工作要“走向依法治理、走向开放、走向现代化”。[5]信息化是档案工作实现现代化发展的动力引擎和必由之路，以信息化带来的档案服务方式现代化、档案治理能力现代化已取得明显成效。档案部门和档案工作者要加快推进信息化与档案工作的深度融合，以信息化驱动档案工作走向现代化。

当前，我国经济社会加速向数字化转型推进，信息化技术已深入融入经济社会发展的各个方面，按照党的二十大要求，迫切需要以更大的力度和更务实的举措推进档案工作向信息化和数字化转型升级。水产科研院所在将信息化纳入现代科研院所治理的同时，也要聚焦档案信息化发展需求，准确把握信息技术发展趋势以及信息化在档案工作中的战略导向作用，形成“一盘棋”的整体战略思维，建立与档案现代化发展规律相符合的工作机制。扎实有序地推进档案信息化基础设施建设、档案数字资源建设、数字档案室建设、档案信息共享平台建设、档案数字资源安全管理等，坚持档案信息化与档案安全统筹发展的原则，筑牢安全防护体系，提高抵御安全风险的能力，切实通过档案信息化推进档案工作迈向现代化。

参考文献：

[1] 党的二十大报告全文[EB/OL].（2022-10-25）[2023-08-08].https：//mp.weixin.qq.com/s/GLpmrIfzr5IFqdBFMNOr1w.

[2] 推动乡村文化振兴[EB/OL].（2023-02-21）[2023-08-09].https：//m.gmw.cn/baijia/2023-02/21/36380695.html.

[3] 李亚男，王骞，刘丽萍等.农业科研院所档案信息化策略研究[J].经济师，2018（01）：262-264.

[4] 中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-08）[2023-08-19].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[5] 全面贯彻落实党的二十大精神奋力书写档案事业现代化和高质量发展新篇章——在全国档案局长馆长会议上的报告[EB/OL].（2023-02-27）[2023-08-16].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202302/edef53f544bb4eea8bfacd87fd8a223e.shtml.

[基金项目：中国水产科学研究院黄海水产研究所中央级公益性科研院所基本科研业务费资助（项目编号：20603022023004）]

（责编：若佳）