数据库技术在固定资产设备档案管理中的运用

薛丹　常立新　曹文清　陈卫键　王强　王宇　王勇利

［关键词］数据库技术；固定资产设备档案管理；MySQL数据库

固定资产设备档案管理是企事业单位管理的重要组成部分，涉及固定资产及相关设备的规划、采购及保养维护等多个方面，对于企事业单位来说，有效地管理和维护固定资产设备档案至关重要。目前，多数企事业单位的固定资产设备档案管理仍采用传统的手工方式，存在管理效率低下、查询不便、易出错等问题[1]。随着企事业单位规模的扩大及固定资产设备数量的增加，传统管理方式已经无法满足资产管理需求。因此，需要采用更加高效、便捷的管理方式，以提高固定资产设备档案的管理效率和管理水平。数据库技术作为先进的信息管理技术，可以将大量的信息进行分类、组织、存储和检索，使得信息的查询和管理更加便捷、高效，为固定资产设备档案管理提供强有力的支持[2]。掌握数据库技术的特点与优势，将其运用于固定资产设备档案管理已经成为一种趋势，有着广阔的应用前景。

1 数据库技术在固定资产设备档案管理中的作用

数据库技术是信息科学中的一个分支，它利用计算机硬件和软件，通过设计、编码、存储和维护数据，使数据能够有效地被管理和利用，具有高效性、可扩展性、可共享性和安全性等特点。其在固定资产设备档案管理中的作用如下：

（1）提高档案管理效率

数据库技术可以将固定资产设备的各类信息进行数字化存储和管理，通过建立统一的档案管理平台，实现信息的集中管理和共享。企事业单位各部门可以随时查询和更新设备信息，避免了纸质档案管理中的繁琐流程，大大提高了档案管理效率。

（2）保证档案数据的准确性

数据库技术具有强大的数据存储和处理能力，可以避免纸质档案管理中的数据丢失、损坏或篡改等问题。通过数据库技术的运用，固定资产设备的采购、维修、报废等各类信息都可以及时准确地记录在系统中，保证了档案数据的准确性[3]。

（3）实现数据的动态管理

数据库技术可以实现固定资产设备档案的动态管理。通过建立设备档案信息平台，企事业单位可以随时监控设备的运行状态、维修记录、使用情况等信息，为设备的维护和更新提供有力的支持。同时，通过对设备数据的分析，企事业单位可以优化资产管理策略，提高设备使用效率和降低运营成本。

（4）促进跨部门协作

数据库技术可以促进企事业单位各部门之间的跨部门协作。通过共享设备档案信息，各部门可以更好地了解设备的整体状况和使用需求，从而更好地制定工作计划和采购决策。此外，跨部门的数据共享还可以加强企事业单位内部的沟通与合作，提高整体运营效率[4]。

（5）提升决策支持能力

数据库技术可以为企事业单位的决策提供更加准确、及时的数据支持。通过对设备档案数据的分析，企事业单位可以了解设备的性能、使用寿命、维护需求等信息，为设备的更新、改造或采购提供决策依据。此外，通过对设备使用情况和维修记录的分析，企事业单位还可以优化资产配置、降低运营风险并提高经济效益。

（6）便于数据分析和挖掘

数据库技术使得固定资产设备档案数据的分析和挖掘变得更加容易。通过对设备数据的深入挖掘，企事业单位可以了解设备的性能特点、使用规律和维修需求等信息，从而为设备的优化和管理提供更有针对性的建议[5]。此外，通过对历史数据的分析，企事业单位还可以预测设备的未来使用情况和维护需求，提高资产管理的预见性和有效性。

2 固定资产设备档案管理系统

固定资产设备档案管理系统采用先进的信息技术，对设备的采购、使用、维修、报废等全生命周期进行跟踪管理。通过自动化、智能化的处理流程，降低人力成本，提高管理效率。通常后台数据库支持多采用的是MySQL数据库，具有强大的数据处理、分析和查询功能，功能包含设备档案管理、维修保养管理、采购管理、库存管理以及数据分析与报表生成等多个模块。这些模块相互协作，实现了对固定资产设备的全生命周期管理。系统模块的功能如下：（1）综合管理档案模块。涉及到关于固定资产及设备管理的各项政策、文件、管理规定、规章制度等，另外设备的年度计划如购置、工作等、经费分配、调拨等也隶属于该模块，所有与固定资产、设备相关的统计材料均需要在综合管理档案模块录入[6]。（2）设备原始档案模块。包括设备申购期间各项基础资料，如申购计划、评审意见等；到货验收形成的各类资料，如到货通知单、发票等；设备的安装与调试记录。（3）设备信息档案模块。覆盖设备的各项出厂信息、型号、厂家、编号等，另外还需要登记设备的价格、房间及相关的备注事项。（4）设备运行档案模块。通常设备在正式投入使用后，需要做好登记，形成文字材料，内容包括设备的使用流程、维修记录、校验登记等。（5）系统维护模块。主要管理的是设备的基本信息如使用情况、外调情况、负责人信息等。（6）数据输出模块。能够显示数据视图，并完成打印。固定资产档案管理系统流程如图1所示。

3 MySQL 数据库技术在固定资产设备档案管理中的运用

3.1 MySQL 数据库技术在固定资产设备档案管理中实现策略

3.1.1 MySQL数据库与编程语言的连接

使用MySQL数据库技术进行固定资产设备档案管理的连接操作，可以提高数据管理的效率和安全性，为管理决策提供有力支持[7]。在连接MySQL数据库技术与语言时，可以使用各种编程语言，如Python、Java、C#等。这些语言提供了丰富的库和框架，可以方便地与MySQL数据库进行连接和操作。例如，使用Python 的MySQL Connector 库，可以轻松地建立与MySQL 数据库的连接，执行查询和插入操作。使用MySQL 的SELECT 语句，可以查询数据库中的数据。可以根据需要使用WHERE 子句来筛选数据，使用ORDER BY子句来排序数据，使用LIMIT子句来限制结果集的大小。

3.1.2 系统数据库需求分析

系统数据库需要考虑数据库、扫描、超文本及程序四项文件，固定资产设备的档案信息主要采用手工录入、磁盘扫描、电子文件下载等方式，设备档案以多种形式存放于数据库。在设备系统功能需求方面，MySQL数据库提供了强大的数据分析功能，可以帮助企事业单位从海量的设备档案数据中挖掘有价值的信息。通过数据挖掘算法，可以发现设备的运行规律、维护需求、维修趋势等，为企事业单位优化运营提供支持。数据库结构包括设备信息表（如设备ID、名称、型号、制造商、购买日期等）、使用情况表（如使用状态、使用地点、维护记录等）以及可能的其他相关表。每个表应包含适当的索引和约束，以提高查询性能和数据完整性。

3.2 数据库技术在固定资产设备档案管理中的具体运用

3.2.1 数据库系统的选择与设计

在选择数据库系统时，需要考虑以下几个关键因素：（1）性能。数据库需要能够处理大量的数据，包括资产记录、维护历史、折旧信息等。因此，需要选择一个能够提供高性能处理的数据库系统。（2）灵活性。数据库系统需要能够适应不断变化的业务需求，需要一个能够支持多种数据类型、字段和查询的数据库系统。（3）安全性。数据库需要保护敏感信息，如资产价值、所有者信息等[8]。因此，要选择一个提供高级安全功能的数据库系统，如数据加密。（4）可维护性。系统需要易于维护，包括备份、恢复和升级等操作。因此，要选择一个提供易于使用的管理工具和文档的数据库系统。关系型数据库如MySQL和PostgreSQL，已经经过了多年的开发和优化，能够提供高性能、灵活性和安全性等特性。此外，它们还提供了丰富的工具和文档来支持数据库管理需求。在设计数据库系统时，我们需要定义以下表结构：（1）资产表：包含资产的基本信息，如资产类型、名称、购买日期等。（2）维护表：包含资产的维护记录，如维护日期、维护内容、维护人员等。（3）折旧表：包含资产的折旧信息，如折旧率、折旧金额等。（4）所有者表：包含资产的所有者信息，如部门、人员姓名等。

通过以上表结构，可以实现固定资产档案的全面管理，包括资产的采购、维护、折旧和所有者信息等方面。同时，我们还可以通过查询和报表功能来快速了解和监控资产情况，提高管理效率。

3.2.2 数据录入与存储

（1）资产入库。在固定资产档案中，资产入库是第一步。管理员需要核对资产信息，如名称、型号、数量、价值等，并进行详细记录。同时，还需对资产的存放位置、保管人员、使用部门等信息进行登记，这些信息将作为固定资产档案的基础数据保存。使用MySQL的INSERT语句将新设备数据录入数据库，可以使用GUI工具或直接在命令行中执行SQL语句，确保输入的数据准确无误，并考虑使用适当的校验和验证机制，以防止数据错误。（2）资产领用与归还。在资产领用和归还过程中，管理员需要详细记录领用人、领用时间、归还时间等信息，并核对资产的数量和状况，这些信息对于后续的资产管理非常重要。（3）资产维修与报废。在资产维修和报废过程中，管理员需要详细记录维修和报废的原因、时间、负责人等信息。这些信息不仅可以为后续的维修和报废提供参考，还可以帮助企事业单位更好地管理和利用资产。（4）固定资产档案数据存储。管理员需要采取措施确保数据的安全，如设置密码、备份数据等。同时，还需要对数据进行定期检查和备份，以防止数据丢失或损坏。固定资产档案数据需要具备可追溯性，以便在出现问题时可以迅速找到原因并进行处理。管理员需要记录好每一个操作的时间、人员和内容等信息，以便后续进行查询和审计[9]。

3.2.3 数据查询与检索

企事业单位应设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，对固定资产档案进行分类、编码、登记、维护等规范化管理。同时，建立科学的档案检索系统，以便快速、准确地查询档案信息。MySQL提供了丰富的查询功能，如SELECT语句，可以用来检索数据库中的数据。如可以根据设备ID 查询设备信息，或者根据使用地点查询设备的使用情况。为了提高查询效率，需要使用索引和优化查询语句。此外，针对固定资产档案的特性，可以采取以下几种查询与检索方法：（1）关键字检索：通过输入关键字，如资产名称、型号、编号等，快速定位所需档案信息。（2）条件查询：根据一定的条件进行筛选和过滤，如资产类别、使用部门、购买时间等，以缩小查询范围。（3）关联查询：通过对相关字段的关联分析，如资产与使用部门、维修记录与资产等，以发现潜在的信息关系。使用UPDATE语句可以更新数据库中的数据。如发现某个设备需要维修或更换，可以更新设备的维护记录或设备状态。

3.2.4 数据统计与分析

固定资产档案管理的数据统计需要从多个角度进行。从资产的角度来看，企事业单位需要了解固定资产的数量、种类、价值等信息，以便于进行资产管理和投资决策。从管理的角度来看，企事业单位需要了解资产管理过程中的各项指标，如资产使用效率、资产折旧率、资产维修率等，以便于评估资产管理水平和管理绩效。

企事业单位还需要对这些数据进行深入的分析，例如，通过对固定资产的购买时间、使用时长、维修记录等数据的分析，可以评估出固定资产的质量状况和可用性，为企事业单位实施资产更新和改造计划提供依据。MySQL的强大分析功能可以用来生成各种报表和数据可视化。如根据设备的地理位置、使用频率、维护历史等生成报告，以帮助管理层做出决策。利用数据库的实时更新功能，设备的变动情况能够被及时记录和反映。当设备状态发生变化时，相关人员可以迅速作出响应，保障企事业单位的运营稳定性。此外，通过数据库的同步功能，多部门可以实现设备信息的实时共享，提高协同工作的效率。以某制造企事业单位为例，该企事业单位采用关系型数据库对固定资产设备档案进行管理。管理者可通过该分析报表，从时间、公司、科目等不同维度分析查看固定资产情况。在“固定资产净值”图（图2）中，可任选查看明细科目的期初或期末净值明细、趋势等，从中分析了解一定时期内，企事业单位实际占用在固定资产上的资金数额与固定资产的新旧程度如何；在“机构固定资产占比”中，可任选一家公司或多家公司查看固定资产占比情况等；管理者还可通过数据透视表，分析查看固定资产和累计折旧“期初/期末余额”“借方/贷方余额”等明细情况。通过这个实例可以看出，数据库技术在固定资产设备档案管理中发挥了重要作用。若企事业单位有相关的分析需求，可借助数据统计分析软件对固定资产进行分析，利用分析及时总结经验，充分挖掘现有固定资产价值。

4 结语

综上所述，数据库技术在固定资产设备档案管理中的运用具有显著的优势和重要意义，它提高了管理效率，增强了信息安全性，实现了数据挖掘与分析，并推动了档案管理现代化。在未来的发展中，应进一步加强数据库技术的应用和推广，提高固定资产设备管理的效率和精度，为企事业单位的可持续发展提供更加坚实的技术保障。