基层档案管理人员业务素质提升与心理调适

刘莹

基层单位的档案管理工作是整个档案工作的重要组成部分，是记录和再现基层工作原貌的重要载体，基层档案管理人员业务素质的提升与心理调适对于高效完成档案工作至关重要。基层档案管理是指对一个地区或单位内的档案进行管理和利用的工作。基层档案管理人员是指负责基层档案管理工作的人员，他们的素质和心理状态直接影响基层档案管理工作的质量和效益。因此，提升基层档案管理人员的业务素质和调适他们的心理状态对于推动档案事业的发展具有重要意义。

一、基层档案管理人员业务素质的提升

1.基层档案管理人员业务素质的提升需要通过知识、技能和态度等多个方面进行。首先，基层档案管理人员要具备扎实的专业知识，了解和学习《档案法》知识，以便正确地处理档案管理工作中的问题；还需要掌握档案管理理论知识，了解档案管理的原则、方法和标准，以便能够制定合理的档案管理计划和操作流程。其次，基层档案管理人员需要具备较高的档案管理能力，掌握档案收集整理的方法和技巧，能够对不同类型的档案进行分类、整理和编目；还应掌握档案数字化处理的技术，将纸质档案转换为电子档案，提高档案的管理效率和便利性。再其次，还需要具备档案保管和利用方面的能力，能够妥善保管档案，防止损毁和丢失，同时能够根据需要提供档案信息和服务。最后，基层档案管理人员还需要具备良好的沟通和协作能力，能够与其他相关部门和人员进行有效沟通，明确工作需求，协调资源和合作，建立良好氛围的工作团队，共同完成各项工作任务。

2.在基层档案管理人员业务素质提升的过程中，可以采取多种方法和策略。首先，可以通过开展培训和学习活动，提供专业知识和技能的培养。可以邀请专业人士进行讲座和培训，也可以组织学习小组进行共同学习和讨论。其次，可以加强岗位轮岗和实践锻炼，提高实际操作能力。基层档案管理人员可以通过轮岗的方式了解不同类型的档案管理工作，加深对工作的理解和熟悉度。再其次，还可以鼓励他们参加实践活动，如参与档案数字化处理项目、参观学习其他单位的档案管理经验等。最后，可以组织交流和经验分享，促进不同地区和单位之间的学习和合作，提升整体水平。可以组织档案管理人员参加学术研讨会、行业交流会等活动，共同探讨档案管理中的问题和解决方法，分享成功经验和案例。

二、基层档案管理人员心理调适

基层档案管理工作的复杂性和压力性使得基层档案管理人员需要具备良好的心理素质和调适能力。由于基层档案管理人员的工作任务繁重，工作内容涉及到多个方面，包括档案收集、整理、归档、鉴定、销毁、保管、统计、提供利用、信息化工作及沟通协调等工作。这些工作的特殊性决定了档案管理人员需要具备较强的应变能力和适应能力，能够灵活应对各种变化和挑战。

1.作为基层档案管理人员，需要具备较强的应变能力。工作中可能会面临各种突发情况和问题，如档案文件丢失、损坏时，需要他们及时调整工作计划、采取应对措施，避免事态扩大化或对工作产生负面影响。此外，不同部门之间的合作和沟通也需要他们具备灵活应变的能力，尤其是在跨部门合作、信息共享等方面，需要他们能够适应各种情况，保持灵活的沟通方式和合作方式。

2.基层档案管理人员需要具备良好的压力管理能力。由于档案管理工作的特殊性和敏感性，工作中的压力不可避免。例如，面临大量档案整理和归档任务的时候，时间紧迫、工作量大、任务复杂等因素都会给他们带来较大的压力。此外，档案管理人员还可能面临一些较为特殊的情况，如涉密档案的管理和保护等，对于他们来说更加关键和敏感，也会增加工作压力。因此，他们需要具备较强的压力管理能力，通过积极的心态、合理的工作安排和自我调节，有效应对工作压力，保持身心健康。

3.基层档案管理人员需要具备良好的情绪管理能力。工作中可能会遇到各种困难和挫折，如档案资料的缺失、档案整理的纠结等，这些问题都可能影响到他们的情绪。在面对这些困难和挫折时，他们需要保持积极向上的心态，采取正向处理方式，不让负面情绪影响到工作质量。情绪管理能力的培养，可以通过一些方法和策略来实现，如寻找适合自己的释放压力的方式，如健身、阅读、音乐、旅行等，也可以通过与同事、朋友的交流来得到情感支持，让负面情绪得到释放，从而保持良好的工作状态。

4.在基层档案管理人员心理调适的过程中，可以采取多种方法和策略。一是可以通过提供心理咨询和辅导服务，帮助他们解决心理问题和困扰。心理咨询师可以通过面对面、电话等方式与档案管理人员进行交流和对话，帮助他们分析问题、寻找解决方法，增强心理应对能力。二是可以加强团队建设和支持网络，提供良好的工作环境和人际支持。团队成员之间的合作和支持可以帮助档案管理人员减轻工作压力，共同面对工作中的各种挑战。此外，还可以定期组织文体活动和健康管理，促进身心健康，缓解工作压力。例如，定期组织一些丰富多彩的文体活动，让档案管理人员在工作之余得到放松和释放。三是定期进行健康管理，如进行身体检查、健身、推广健康饮食等，有助于提升他们的身体素质和心理素质。另外，基层档案管理人员也可以通过培养个人兴趣爱好，参与社会活动，放松身心，增强心理调适能力。个人兴趣爱好的培养可以提供档案管理人员在工作之外的另一个情感输出和放松方式。例如，档案管理人员可以通过参加音乐、美术、摄影等各种社团活动，丰富自己的生活，让自己得到心理愉悦和满足感。此外，参与社会活动也是一种良好的心理调适方式，通过服务社区、帮助他人等方式，档案管理人员可以充分感受到自己的价值和影响力，有利于增强自信心和心理素质。此外，基层档案管理人员还可以通过学习心理调适的方法和技巧，提升自己的心理素质，更好地应对工作中的压力和挑战。心理学相关的知识和技巧对于解决和应对心理问题是非常宝贵的。例如，可以学习一些心理自助技巧，如自我放松训练、认知重构等，在遇到困难和挫折时可以自己进行调整和处理。还可以提升自己的情商和沟通能力，通过有效的沟通、理解和支持他人，不仅能够满足自身的心理需要，同时也能够增强团队协作能力，提升工作效率。

总之，提升基层档案管理人员的心理素质和调适能力对于保障他们的身心健康和提高工作效率至关重要。基层档案管理人员可以通过多种方法和策略实现心理调适，如提供心理咨询和辅导服务、加强团队建设和支持网络、定期组织文体活动和健康管理、培养个人兴趣爱好、参与社会活动、学习心理调适的方法和技巧等。通过这些方式，基层档案管理人员可以提升自己的应变能力、压力管理能力和情绪管理能力，更好地应对工作中的各种挑战和压力，保持身心健康，提高工作效率。

三、基层档案管理人员业务素质提升与心理调适的现状

1.一些地区基层档案管理人员的专业素质较低，缺乏必要的专业知识和技能。由于基层档案管理工作具有一定的专业性和复杂性，需要掌握文件的整理、分类、归档、利用等基本操作技能，以及信息检索、档案保管和信息化管理等技术知识。然而，部分基层档案管理人员由于培训不足或不重视提升技能，忽视了专业知识的学习和提升，导致工作质量不高，甚至造成档案混乱、遗失和泄密问题。

2.一些基层档案管理人员的心理素质相对较差，面临较大的工作压力和心理困扰。基层档案管理工作需要不断跟进政策法规的变化，积极推动档案工作的发展和创新，而这些任务往往在有限的时间和资源下完成，给基层档案管理人员带来较大的工作压力。同时，档案管理工作涉及到涉密信息和个人隐私，一旦出现档案泄密等问题，不仅会对基层档案管理人员造成心理上的冲击，还可能受到责任追究。因此，一些基层档案管理人员需要更好地进行心理调适，保持良好的心态，更好地应对工作中遇到的困难和挑战。

3.一些地区和单位对基层档案管理人员的培训和关怀力度不够，导致工作人员素质提升和心理调适成效不佳。档案管理是一项专业性较强的工作，需要具备相应的知识和技能。然而，一些地区和单位对基层档案管理人员的培训投入不足，导致他们缺乏必要的专业知识和技能。同时，一些地区和单位对基层档案管理人员的关怀也相对较少，对他们的工作和生活给予较少的支持，不能及时解决他们在工作中遇到的问题和困难。因此，我们应该加强对基层档案管理人员的培训，提升他们的专业素质和技能水平。同时，要加强对基层档案管理人员的心理关怀，提供必要的心理支持和帮助，帮助他们建立积极健康的工作心态。此外，地方政府和有关单位也应该加大对基层档案管理人员的关注力度，提供更好的工作和生活条件，鼓励他们积极投入到基层档案管理工作中，为推动基层档案事业的发展做出更大的贡献。

四、基层档案管理人员业务素质提升与心理调适的方法和策略

1.加大对基层档案管理人员的培训力度。应建立完善的培训制度，为基层档案管理人员提供系统的教育和培训，包括专业知识、技能、政策法规等方面的培训。可以通过举办培训班、研讨会等形式，提供实际案例和经验分享，加强实际操作的训练，提升基层档案管理人员的领域归属感、专业素质和实践能力。

2.建立健全的考核和激励机制。可以通过建立考核评价体系，对基层档案管理人员的工作（下转第56页）（上接第42页）表现进行评估，鼓励他们改进工作方式、提高工作效率，可以设立奖励机制，对优秀的基层档案管理人员进行表彰和奖励，激发他们的积极性和创造性。还可以组织优秀的档案管理人员指导和培养新人，促进人才的流动和培养。

3.加强组织和工作环境建设。要提供良好的工作条件和人际支持，营造积极向上的工作氛围。可以提供现代化的办公设施和技术支持，降低基层档案管理工作的操作难度和负担。同时应加强与其他部门的沟通协作，减少工作冲突和压力。此外，还应建立健全的员工关怀制度，定期关注基层档案管理人员的工作和生活情况，为他们提供必要的心理咨询和支持。

综上所述，针对基层档案管理人员素质提升和心理调适的问题，需要采取多方面的方法和策略。通过加强培训、建立激励机制和优化工作环境，可以提高基层档案管理人员的素质和能力，促进其工作质量和心理健康的提升。这些措施的实施将有助于推动基层档案工作的发展，提升我国档案事业水平。

五、结语

基层档案管理人员业务素质提升与心理调适对于高效完成档案管理工作具有重要意义。通过提高基层档案管理人员的业务素养和调适他们的心理状态，能够提升基层档案管理工作的质量和效益。因此，有必要加大对基层档案管理人员业务素质提升和心理调适的关注和支持，完善相应的方法和策略，有助于提升基层档案管理工作的质量和效益，推动档案管理事业的可持续发展。

（作者单位：深圳北京大学香港科技大学医学中心）