《企业档案管理规定》解读

摘 要：新修订的《企业档案管理规定》于2023年10月1日正式实施。新修订的《规定》章节条数均较旧《规定》有了较大幅度的增加，内容及体系更加完备、科学。本文以新修订的《企业档案管理规定》为研究对象，对新修订《规定》的背景、原则和主要结构内容进行详细分析，并就贯彻落实提出对策建议，为全面把握新修订《企业档案管理规定》的核心要义、主要特点及具体要求提供更为全面的指导，具有积极的现实意义。

关键词：《企业档案管理规定》；档案管理；解读

概述

根据工信部、市场监管总局在第十八届中国国际中小企业博览会上公布的数据显示，截至2022年底，我国中小微企业数量超过5200万户，平均每天新设企业2.38万户，新设中小微企业保持较快速度增长，有力推动经济社会发展，保障了就业。在企业研发、建设、生产、经营和服务等活动以及企业新设、变更、撤销、合并等过程中产生大量对国家、社会和企业具有保存价值的历史记录。这些历史记录成为企业发展的重要见证，也是十分宝贵的档案资料。为进一步加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业和中国特色社会主义事业。2023年4月7日，国家档案局颁布新修订的《企业档案管理规定》（以下简称《规定》），并于当年10月1日起正式施行，对企业档案管理工作起到提纲挈领的作用[1]。同时宣告2002年7月发布的《企业档案管理规定》废止。

1 修订背景及意义

新时代，档案工作要始终围绕“把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众”[2]，并将其作为进一步做好档案工作、推动档案事业高质量发展的根本遵循和行动指南。1996年、2016年和2020年，我国先后对《档案法》进行三次修订和完善。新修订的《档案法》于2021年1月1日正式实施。此次实施的第三次修订的《档案法》突出“党对档案工作的领导”的工作导向，并高度重视档案信息化工作，设立“档案信息化建设”独立章节，详细规定了档案信息化建设涉及的主体、要求、内容等，还以法律形式明确规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力”。《“十四五”全国档案事业发展规划》就“十四五”时期档案工作做了顶层擘画设计，明确把“坚持依法治档”作为重要原则，并提出要“做好新修订档案法配套法规、规章、行政规范性文件的立改废释工作”。综上，为认真落实“四好”“两服务”要求，贯彻好“十四五”时期档案事业发展的顶层规划设计，切实增强企业档案法治化、规范化水平，在征求社会各界意见建议后，国家档案局完成对《企业档案管理规定》第三次修订。

《规定》的修订实施，对完善企业档案管理制度，提升企业档案管理质量，发挥企业档案在服务中国特色社会主义事业中的应有价值，均具有积极的现实意义。一是有利于完善企业档案工作机制。较2002年旧《规定》相比，新修订的《规定》详细规定了企业档案管理的机构设置、人员配备要求，还专门规定监督管理、奖励与处罚等，使企业档案管理体制运行、机制保障更加完善，也为新时代企业档案管理工作提供了良好的法规保障。二是有利于提高企业档案工作水平。新修订的《规定》与《档案法》一脉相承，体现了《档案法》的立法实质和精神要求，涵盖企业文件材料的形成、收集、整理与归档要求，也包括了企业档案的保管、保护、鉴定与处置以及利用、开发、统计与移交等，尤其是专门制定“档案信息化建设”这一章节。这些修订都能够为企业档案管理提供有力支持和保障，规范企业档案管理的细节和流程，对提高企业档案工作水平具有积极意义。三是有利于发挥企业档案工作价值。新修订的《规定》第一条就明确提出本次修订的宗旨和目标，即“服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业”，并把“档案开发利用、宣传、教育取得突出效果”作为六种企业档案工作表彰奖励情形之一，树立了良好的价值导向，引导企业立足自身实际，积极融入经济社会发展大局，发挥企业档案价值，积极做好为党、国家和人民群众服务。

2 修订的原则及特点

本次《规定》修订遵循了如下基本原则：一是依法修订的原则。《规定》第一条就明确提出本次修订是“根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。”第二十七条就企业的文件材料归档范围的确定应依据“《档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和国家及行业人相关规定”。二是一体管理的原则。本次新修订的《规定》共由十章77条组成，较2002年的21条有了大幅度的增长。从修订的内容来看，体现了企业档案管理与利用一体推动的修订要义。包括企业档案形成、收集至统计、移交等，涵盖企业档案管理的各个环节、流程。三是相互衔接的原则。《规定》修订时，除了《档案法》外，还相继参考一系列档案国家、行业标准以及法律法规、部门规章和规范性文件，突出体现了本次修订与其他正在实施的文件保持一致。如企业档案库房档案装具参照《档案装具》《直列式档案密集架》等；企业归档文件材料整理参照《文书档案案卷格式》《归档文件整理规则》《会计档案案卷格式》等。

本次《规定》修订突出体现合法性、延续性、系统性显著特点。首先是合法性。本次《规定》中的正文部分有关文件材料形成、整理、保护、监督管理内容与《档案法》的要求提出的“从事档案收集、整理、保护、利用及其監督管理活动，适用本法”的要求一致，也是保证《规定》标准内容及规定要求依法合规。其次是延续性。此次修订的《规定》中，有大量有关企业档案具体业务的要参照已经出台的法律法规、档案标准继续遵循，在制度、系统及资源建设等方面体现了延续性特点。再次是系统性。《规定》虽然只是关于企业档案的一部专门性文件，但《规定》的内容体现系统性，不仅有关于企业档案具体业务方面的操作性规定，还有机构和人员、设施设备等规定，具有很强的指导性和可操作性。

3 主要结构及内容

《规定》共分10章77条，包括总则，机构和人员，设施设备，文件材料的形成、收集、整理与归档，档案的保管、保护、鉴定与处置，档案的利用、开发、统计与移交，档案信息化建设，监督管理，奖励与处罚，附则。与2002年《规定》相比，新修订的《规定》重新界定了企业档案的基本范围，即企业“研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的”，较旧《规定》的企业在“生产经营和管理活动”更细化到研发、建设以及服务等，而且将“各种形式”具体到“文字、图表、声像等”。而且还进一步明确企业档案机构和人员、设施设备、档案信息化建设、监督管理、奖励与处罚等专门规定，体现了党管档案、问题导向、与时俱进、守正创新等修订价值取向。

3.1 机构人员及设施

《规定》明确指出，央企、地方大型国企在总部设立档案工作职能部门。其他企业类型根据规模、管理模式设置档案部门或有负责档案工作的部门。企业档案部门履行“监督和指导所属单位的档案工作”等8项职责。企业各部门负责本部门档案工作。并设置有“档案办公用房、阅览用房、档案库房”等三房，规定“三房”的面积、位置、安全及信息化要求。按照企业规模配备专职工作人员、分管档案工作负责人、档案部门负责人，档案保管利用人员、档案业务监督指导人员配备数量则分别与档案数量、年度新增档案数确定，部门、所属单位及项目数量确定。档案总监设置则根据企业实际需求确定。

3.2 文件材料收集归档

《规定》明确要求，企业档案部门派员参加产品鉴定、科研成果审定、项目验收等活动，并提供业务指导。落实“四同步”，即企业下达项目计划任务与提出项目文件材料归档要求同时、检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同时、验收鉴定项目成果与验收鉴定项目文件归档同步、项目总结与项目文件材料归档交接同步。确定文件材料归档范围及保管期限，分为永久、定期（分30年和10年），央企国企文件归档范围及保管期限需报同级档案主管部门同意执行。企业撤销部门，应在部门撤销后1个月内归档，人员变动的，由接任者负责归档。多个企业形成的文件材料，原件由主办企业负责归档，其他企业归档副本或复制件。

3.3 档案保管利用

《规定》指出企业应按照“全宗”管理档案，不同载体企业档案选择不同的保管、保护方式。企业制定档案备份方案、档案管理应急预案，定期备份、组织应急演练。档案库房应达到“九防”标准、适宜的温湿度。同时，要做好受损、易损档案修复、复制或其他技术处理，需要备份的，要作出修复说明。保管期限到期的要定期开展鉴定，形成鉴定意见。企业成立档案鉴定委员会或者鉴定小组，负责审批档案鉴定意见。档案销毁应按程序办理：编制销毁清册—销毁报批—签署意见—销毁。企业资产或产权发生变动，应及时报告并做好企业档案处置。对企业档案利用作出相应禁止性要求，即“不得损害国家安全和利益”“不得侵犯他人的合法权益”。企业档案管理部门应编制检索工具，主动推动企业档案信息开发编研工作，发挥企业档案价值。

3.4 档案信息化建设

《规定》第七章单独设立了一个章节，专门规定企业档案信息化建设。要求企业加强档案信息化规划，配备有相应的软硬件条件。企业电子档案管理信息系统建设要具备收集等10项基本功能，并要注意与其他办公自动化等其他系统相衔接，方便及时捕获这些系统中产生的元数据。企业电子文件元数据与电子文件一并归档，并满足“真實、完整、可用、安全”的标准要求。还规定了企业电子文件归档的时间、格式、安全、存储标准要求，做好电子档案备份，并做好“四性”检测。按照规定步骤开展电子档案迁移，并做好迁移过程记录。在落实“增量电子化”的同时，也要按照“存量数字化”要求，做好企业传统载体档案数字化工作。还明确规定电子档案与传统载体档案同等效力，但必须符合“来源可靠、程序规范、要素合规”要求。

3.5 监督管理及奖惩

《规定》还指出企业档案工作既要受档案主管部门的检查监督，也要对所属单位档案工作开展监督、指导。在检查监督、指导过程中发现“档案资源未集中统一管理，面临散失、损毁危险的”等八种安全隐患的，应责令限期整改。《规定》还列出了“档案收集、整理、移交成绩显著的”等六种表彰奖励情形以及一种处罚情形。

4 落实要求及措施

4.1 及时开展《规定》学习宣传

党的十八届四种全会强调：“要坚持把全民普法和守法作为依法治国的长期基础性工作，深入开展法制宣传教育”[3]。《规定》第七十七条规定“本法自2023年10月1日起施行”。从《规定》公布之日至正式实施是学习宣传《企业档案管理规定》的关键期、黄金期。要通过广播、电视、报纸、杂志、网络、微信、微博、新闻客户端等传统媒体和新媒体为平台，进行全方位的宣传、报道，营造全社会学新法、知新法、用新法的浓厚氛围，切实提升广大企业经营者、管理者以及一线员工档案意识。各级政府，尤其是企业、档案行政主管部门要带头学习宣传《规定》，企业主要负责人、车间负责人、部门负责人、业务骨干、档案部门工作人员的要重点做好《规定》的学习宣传工作，档案行政主管部门、企业档案管理部门要积极开展送法进企业、进车间、进一线，把《规定》普法宣传送到生产一线，送到企业员工心坎上。

4.2 认真做好《规定》贯彻落实

此次新修订的《规定》，对央企、大型国企、其他企业以及档案主管部门、企业档案工作部门、企业主要负责人、档案人员等就做好企业档案工作均做出了十分细致的规定，关键在落实。首先是企业，要根据其规模及管理方式设置专门的档案部门或者有具体负责企业档案工作的部门，并配置一定数量的档案人员，认真履职尽责。要安排专门经费用以支持企业档案设施设备的配备和更新，档案库房要满足安全条件和标准要求。要把好企业文件形成源头质量关，要按照全宗管理档案，采用人防、物防、技防等措施，确保企业档案实体和信息安全。要注重企业档案信息开发利用，为企业生产、经营和管理提供文献参考、决策支持。要按照“增量电子化、存量数字化”的方针，加快推进企业档案信息化建设，并做好电子档案安全。

4.3 继续推进《规定》实践完善

法规、政策及制度标准的生命力在于在具体实践中的贯彻和落实。既要落实《规定》中的具体档案业务，也要落实《规定》中的监督管理，并将《规定》作为奖励与惩罚的重要依据，发挥《规定》的监督制约作用。要认真贯彻落实《规定》，重视《规定》中的奖惩情形规定，发挥《规定》的引导作用，把做好企业档案管理工作意识转变为广大企业经营者、管理者以及一线员工贯彻企业档案管理规定的理性行为。既要自觉落实倡导性规定，也要严格执行强制性条款。《规定》作为一部全国范围内有效的部门规章，各地各部门各行业系统，尤其是企业应为新的规章实施积极准备条件。此外，规章制度的实施也是一个从完善到更加完善的发展过程，后期还需要立足经济社会发展进一步细化《规定》，要根据档案及企业档案工作形势的变化、发展实际，及时完善《规定》，就其中的规章精神、原则再进一步的具体化，提升规章实践的可执行性。如要进一步统筹档案信息系统，完善集团型企业档案信息化业务规范标准等[4]。

结语

综上，《企业档案管理规定》的修订进一步丰富了我国档案管理内涵，为新时期企业档案管理提供了专业性指导，对提高企业档案管理工作能力和水平具有积极的现实意义。要认真组织学习，吃透精神实质，抓好贯彻落实，不断推动企业档案管理科学化水平。

参考文献

[1]赵彦昌.聚焦档案文化内涵 承担全新文化使命[J]中国档案，2023（10）：8-9.

[2]张剑.新《企业档案管理规定》视阈下银行档案管理优化研究[J]云南档案，2023（5）：44-48.

[3]刘丹丹.借力新媒体普法 传播法治正能量——广西中烟探索新媒体普法工作的思考[J]广西经济，2015（11）：67-68.

[4]王艳.集团型企业档案信息化建设面临的挑战及应对策略[J]办公自动化，2023（12）：43-45.

作者简介：孙辉（1980.8—），女，硕士学位，山东省郓城县经济开发区管理委员会馆员，主要从事档案管理研究。