从机关单位档案移交进馆到贯彻《档案法实施条例》引发的思考

吴其彦 王浩宇 张卫国

《中华人民共和国档案法实施条例》（下简称《档案法实施条例》）实施以来，各地各级档案部门已開始组织广大档案工作者深入学习和贯彻。通化市档案局结合本地区档案工作实际，全面推进档案治理体系和档案资源、利用、安全体系建设。对于怎样进一步完善档案工作机制，压实档案工作责任，加强档案移交进馆工作，安全保护和丰富馆藏资源，提高档案工作质量，全面贯彻落实《档案法实施条例》，通化市档案局对近年来机关单位档案进馆情况进行调研。调研发现存在个别机关单位档案因等待移交进馆期间而引发档案保管不善；部分单位因档案员更换频繁，交接时不严谨，造成档案责任划分不清；大部分机关单位档案员身兼多职，应付完急事、重点事、关注事之后，再落在文件归档工作上已力不从心；部分单位领导对档案重视力度不够，产生个别单位档案归档不及时、不规范等问题。为进一步把好机关单位档案进馆工作的质量关，需要依据《档案法实施条例》，在今后工作中把握好以下几个环节：

1.做好交接，划分责任。各立档单位档案员调整时必须有交接书。交接书后面附交接档案的具体目录，应有单位领导签字监交。交接后报当地档案主管部门备案。交接后一个月内实行以老带新，老档案员应在传授归档的基本知识后，方可离岗，同时将新档案员拉入接收通知的档案工作群。

2.建档规范、及时完善。档案中必备要件如会议记录、组织沿革、大事记、工作总结和工作要点。各立档单位应对库存档案进行清点，对缺少上述要件的年度档案进行迅速补救，同时应形成当年文件资料下一年必归的工作制度，切实防止因没立卷而造成档案遗失问题。

3.支持工作、营造环境。目前各单位档案员设置基本上是兼职，主要精力在其他工作上，等忙完文秘、文电等工作后，很难有时间和精力进行档案整理。对此，各单位负责档案工作的科室领导要统筹安排，给予档案员专有时间段整理档案，没有特殊情况不得打扰。待档案员整理完年度档案后，再服从科室领导调配其他工作。

4.按期进馆、加强督促。各级档案馆应按照进馆时限及时开展进馆工作，没有特殊原因不能延期，避免因各机关单位保管不善而遗失档案。档案主管部门应加强对立卷归档工作的相关培训，并实地到机关单位进行督促检查指导。对档案工作中发生的案件，应采取督办、通报、违法违纪处理等有力措施及时追缴或处罚。同时加强档案法律法规学习宣传，时刻提醒机关工作人员不能触碰法律底线。

5.高度重视，激励保障。各单位应将档案工作开展情况纳入领导班子和相关领导干部的述职述责报告中，形成单位主要领导和分管领导关心档案、重视档案的良好氛围。在机关的所有工作中，档案工作属于最单调、最枯燥的工作，而且整理装订往往在幕后进行，对默默无闻且档案工作完成较好的工作人员，各部门、单位应在成长进步上优先考虑，切实把档案工作从“没人干、干不好”变成“有人干、能干好”的良好局面。

（作者单位：吴其彦，通化市结核医院；王浩宇、张卫国，通化市档案局）